CAE digital en España: ITA vigente, RGPD firmado, acceso sin papel
Del Informe de Trabajadores en Alta (ITA) al torno — Verifty digitaliza la Coordinación de Actividades Empresariales completa. Verifica RNT/RLC, aptitud médica y EPIs antes del acceso. Alternativa a Dokify, e-coordina y UCAE con biometría y RGPD integrado.
Empresas que ya digitalizaron su PRL con Verifty
La CAE manual es el cuello de botella de la seguridad en obra
¿Todavía revisando la carpeta del contratista en portería antes de que entre?
En España, antes de que un contratista empiece a trabajar en tus instalaciones, alguien tiene que revisar si el ITA está fechado de hoy, si el RNT y RLC están al corriente, si la aptitud médica no ha caducado, si los EPIs fueron entregados y firmados, si la Evaluación de Riesgos cubre exactamente lo que van a hacer en tu centro — y todo eso, antes de que el trabajador toque el torno.
La LPRL y el Real Decreto 171/2004 establecen que si el contratista incumple y ocurre un accidente, tu empresa responde solidariamente. Las sanciones por infracción grave alcanzan los 40.985 euros. En accidentes muy graves, los directivos pueden enfrentar penas de prisión. El problema no es falta de normativa — es que la CAE en papel no escala.
De la carpeta en portería a la CAE digital automatizada
Así funciona la Coordinación de Actividades Empresariales con Verifty en España: OCR del ITA y RNT/RLC, validación de aptitud médica y tornos biométricos en un solo flujo.
Paso 1: OCR lee el ITA, RNT/RLC y el Seguro de RC
El contratista sube digitalmente el Informe de Trabajadores en Alta (ITA) de la Seguridad Social, los recibos RNT y RLC del mes vigente y la póliza de Responsabilidad Civil en vigor. Verifty extrae automáticamente los trabajadores dados de alta, las fechas de cotización y el importe asegurado. Sin digitación manual ni riesgo de documentos falsificados.
Paso 2: Verificación de aptitud médica, formación PRL y EPIs
Verifty valida que cada trabajador cuente con el Certificado de Aptitud Médica ("Apto") emitido por el médico del trabajo, el Certificado de Formación e Información según los Artículos 18 y 19 de la LPRL, y el registro firmado de entrega de EPIs (Equipos de Protección Individual). Sin búsqueda de papeles ni llamadas al SPA del contratista.
Paso 3: Acceso en tornos o garita — semáforo en verde o bloqueado
Los trabajadores con documentación completa y vigente acceden con DNI/NIE o reconocimiento facial biométrico. Si hay un documento vencido o faltante, el semáforo queda en rojo y el acceso se deniega. Todo queda registrado con fecha, hora y motivo para auditorías de la Inspección de Trabajo o del SPA.
Deja el papel atrás. Empieza hoy con una demo en 15 minutos.
Verificación con IA, Face ID en portería, formatos digitales y los 8 módulos integrados. Sin compromiso.
Verifty vs Dokify, e-coordina, UCAE y Twind
Las plataformas CAE tradicionales gestionan documentos, pero no verifican con IA, no integran biometría en tornos y no cubren el RGPD en el acceso de visitantes. Verifty cierra esas brechas.
| Capacidad | Verifty | Dokify | e-coordina | UCAE | Twind |
|---|---|---|---|---|---|
| OCR Informe de Trabajadores en Alta (ITA) Seguridad SocialExtrae trabajadores y fechas de alta automáticamente | ✓ | — | — | — | — |
| Verificación RNT y RLC (cotizaciones Seguridad Social) | ✓ | Parcial | Parcial | Parcial | — |
| Validación Seguro de Responsabilidad Civil en vigor | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Parcial |
| Validación Certificado de Aptitud Médica ("Apto")Solo "Apto / No Apto" — sin datos médicos (RGPD) | ✓ | Parcial | Parcial | Parcial | — |
| Certificado Formación PRL (Art. 18 y 19 LPRL) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registro digital entrega EPIs (Equipos de Protección Individual) | ✓ | Parcial | Parcial | Parcial | — |
| Consentimiento RGPD digital en registro de visitantesFirma electrónica integrada antes de almacenar datos | ✓ | — | — | — | — |
| Face ID biométrico en tornos / garitae-coordina tiene integración con hardware de acceso | ✓ | — | Parcial | — | — |
| Portal propio del contratista para subida de documentación | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Semáforo automático: acceso bloqueado si documentación incompleta | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Parcial |
| Notificaciones WhatsApp / email por vencimiento | ✓ | Parcial | Parcial | — | Parcial |
| IA para detección de documentos caducados o inconsistentesOCR + validación de fechas vs fecha de acceso en tiempo real | ✓ | — | — | — | — |
Análisis basado en funcionalidades públicamente documentadas a abril 2026. "Parcial" indica que la capacidad existe pero requiere módulo adicional, configuración externa o no cubre el flujo completo de acceso en España.
Casos de uso en España
Para centros de trabajo donde la CAE no puede depender del papel
Si tienes contratistas accediendo a tus instalaciones y necesitas cumplir el Artículo 24 LPRL sin burocracia manual, este flujo es para ti.
Construcción
Obras con múltiples empresas subcontratistas bajo la obligación CAE del Artículo 24 LPRL y el Real Decreto 1627/1997 (obras de construcción). Verifty gestiona digitalmente el intercambio de documentación CAE, la apertura de centros de trabajo y el control de acceso diario — sin correos, sin carpetas físicas y con semáforo automático en tornos.
Industria y Manufactura
Plantas con alta rotación de proveedores, mantenimiento y servicios externos. Verifty permite que cada contratista gestione su propia documentación CAE en el portal antes de acceder al centro. El Responsable de PRL aprueba o rechaza desde el dashboard. Cumplimiento LPRL y RGPD documentado para auditorías de la Autoridad Laboral.
Energía y Utilities
Instalaciones del sector energético con actividades de alto riesgo (trabajos eléctricos, espacios confinados, trabajos en altura) donde la CAE es especialmente exigente. Verifty gestiona el intercambio de la Evaluación de Riesgos del Puesto, la aptitud médica específica y los EPIs por tarea — con acceso biométrico por turno y trazabilidad inmutable.
CAE digital adaptada a España — no un formulario genérico de Latinoamérica
Del ITA y el RNT/RLC al Face ID en tornos — todo en un flujo
Verifty no es solo un repositorio de documentos. Es el flujo completo de CAE digital en España:
- OCR del ITA (Informe de Trabajadores en Alta): extrae trabajadores dados de alta y contrasta que el período corresponde a hoy.
- Verificación RNT y RLC: cotizaciones a la Seguridad Social al corriente del período declarado.
- Validación Seguro de Responsabilidad Civil en vigor con importe asegurado y período de cobertura.
- Aptitud médica por trabajador: solo "Apto / No Apto" — sin datos clínicos, cumpliendo RGPD y privacidad de datos de salud.
- Certificado de Formación PRL (Arts. 18 y 19 LPRL) y registro de entrega de EPIs por tarea.
- Portal propio del contratista: suben toda la documentación CAE antes de acceder. El semáforo no se pone en verde hasta que está completa y vigente.
- Tornos con Face ID biométrico o DNI/NIE: el trabajador que llega es validado contra la documentación CAE aprobada.
- Consentimiento RGPD digital en el registro de visitantes — firmado antes de que el dato se almacene, evidencia ante la AEPD.
Lo que cambia cuando digitalizas la CAE con Verifty en España
No es una mejora incremental. Es pasar de la carpeta en portería con riesgo de responsabilidad solidaria a un proceso auditado, sin papel y con evidencia de cumplimiento LPRL y RGPD.
CAE digital: del papel y el correo al portal estructurado
La CAE en España genera un volumen de documentación que hace imposible el control manual a escala. Verifty estructura ese intercambio en un portal donde el contratista sube todo antes de acceder al centro de trabajo. El semáforo no se pone en verde hasta que la documentación está completa, vigente y aprobada — igual que Dokify o e-coordina, pero con biometría y verificación IA integrada.
ITA en tiempo real: el trabajador que figura en el papel, ¿está dado de alta hoy?
El ITA (Informe de Trabajadores en Alta) de la Seguridad Social certifica que un trabajador está dado de alta en el momento de la consulta. Verifty valida las fechas del ITA presentado y alerta cuando el período de referencia no coincide con la fecha de acceso — eliminando el riesgo de documentos válidos hace tres meses pero caducados hoy.
RGPD en el acceso de visitantes: firma digital integrada en el flujo
En España, si registras el DNI de una visita, la fotografías o la grabas con cámaras, estás tratando datos personales y el RGPD exige consentimiento explícito. Verifty gestiona la firma digital del consentimiento RGPD en el mismo momento del registro del visitante — antes de que el dato se almacene. Evidencia de cumplimiento ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
Portal propio del contratista: sin correos, sin llamadas
Cada empresa contratista tiene su propio acceso al portal Verifty. Ellos suben el ITA, el RNT/RLC, la RC, la aptitud médica y los EPIs de sus trabajadores. Tú revisas y apruebas desde el dashboard. Sin WhatsApp, sin carpetas físicas, sin emails para pedir el "TC del mes pasado". El semáforo lo gestiona el sistema.
CAE digital en España:
todo lo que necesitas saber
¿Qué es la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) y por qué es obligatoria en España?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es la obligación legal establecida por el Artículo 24 de la LPRL (Ley de Prevención de Riesgos Laborales) y desarrollada por el Real Decreto 171/2004. Obliga a todas las empresas que concurren en un mismo centro de trabajo a intercambiar información sobre los riesgos de sus actividades y a coordinarse para prevenir accidentes. La empresa titular del centro (la que contrata) es responsable solidaria si el contratista incumple la normativa PRL y ocurre un accidente. Las sanciones por infracción grave de la LPRL alcanzan los 40.985 euros, y en caso de accidentes muy graves los directivos pueden enfrentar penas de prisión.
¿Qué documentos debe aportar un contratista para trabajar en mis instalaciones en España?
Bajo la normativa CAE, los contratistas deben aportar: (1) ITA (Informe de Trabajadores en Alta) de la Seguridad Social — acredita que el trabajador está dado de alta en la fecha actual. (2) RNT y RLC — los recibos de liquidación de cotizaciones sociales del período vigente. (3) Certificado de Contratistas de Hacienda y Seguridad Social — sin deudas con el Estado. (4) Seguro de Responsabilidad Civil (RC) en vigor con recibo de pago. (5) Certificado de Aptitud Médica ("Apto") por médico del trabajo. (6) Evaluación de Riesgos del Puesto de Trabajo. (7) Certificado de Formación e Información PRL (Arts. 18 y 19 LPRL). (8) Registro de entrega de EPIs. (9) DNI o NIE. Verifty gestiona la solicitud y verificación de toda esta documentación antes del acceso.
¿Qué es el ITA y cómo lo valida Verifty?
El ITA (Informe de Trabajadores en Alta) es el documento oficial de la Seguridad Social española que certifica que un trabajador concreto está dado de alta por su empresa en el momento de la consulta. Es el equivalente al ITA de la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social). Verifty valida el ITA presentado con OCR: extrae los trabajadores declarados, las fechas de alta y contrasta que el período de referencia corresponde a la fecha de acceso — detectando automáticamente ITAs de períodos anteriores que ya no son válidos. Si el ITA está vencido o el trabajador no figura, el acceso queda bloqueado.
¿Verifty es una alternativa a Dokify, e-coordina o UCAE?
Sí, con diferencias relevantes. Dokify destaca por su facilidad de uso para los contratistas; e-coordina por su integración con hardware de control de accesos; UCAE es muy utilizada en el sector industrial y logístico. Las tres son plataformas CAE sólidas para el intercambio documental, pero comparten una limitación: el contratista sube los documentos y la empresa los valida manualmente o con alertas de vencimiento. Verifty añade tres capacidades que esas plataformas no tienen de forma nativa: (1) OCR con IA para extraer y validar datos de documentos automáticamente — sin revisión manual. (2) Face ID biométrico en tornos o garita para el control de acceso físico en tiempo real. (3) Consentimiento RGPD digital integrado en el registro de visitantes antes de almacenar cualquier dato personal. Si ya tienes e-coordina o Dokify para el intercambio documental, Verifty puede actuar como capa de verificación IA y acceso biométrico sobre ellas.
¿Qué ocurre con el RGPD al registrar visitantes en una planta en España?
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos de la UE) y la LOPDGDD española obligan a que cualquier recogida de datos personales — incluido el DNI, la imagen de las cámaras o una tarjeta de acceso — cuente con base legal y, en muchos casos, consentimiento explícito del interesado. Si no obtienes ese consentimiento antes de registrar al visitante, estás incurriendo en una infracción ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Verifty integra la firma digital del consentimiento RGPD en el momento del registro del visitante: antes de que el dato se almacene, la persona acepta explícitamente el tratamiento. Todo queda fechado y firmado como evidencia ante la AEPD.
¿Qué diferencia hay entre CAE y el control de acceso físico en España?
Son dos capas complementarias. La CAE es el proceso documental previo: el intercambio de información sobre riesgos, la acreditación de que el contratista cumple sus obligaciones laborales y de PRL antes de que sus trabajadores pongan un pie en el centro. El control de acceso físico es la verificación en tiempo real en el torno o garita: que la persona que llega es la que figura en la documentación CAE, y que esa documentación sigue vigente hoy. La mayoría de las plataformas CAE tradicionales cubren solo la primera capa. Verifty integra ambas: gestión documental CAE y control de acceso físico con biometría, en un solo flujo.
¿Qué se exige para el ingreso de visitantes (no contratistas) en España?
Para visitantes (clientes, auditores, candidatos, proveedores comerciales): (1) DNI o NIE registrado en recepción — habitualmente a cambio de una credencial de visita. (2) Firma de consentimiento RGPD: la ley europea exige que el visitante acepte explícitamente el tratamiento de sus datos antes de que se registren. (3) Folleto o charla de prevención firmada: normas del centro, qué hacer en caso de emergencia, restricciones de zona, prohibición de fumar. (4) Acompañamiento permanente por un empleado de la empresa. (5) EPIs obligatorios si la visita accede a zonas industriales — aunque no trabaje, debe llevar los EPIs de esa área. Verifty gestiona el registro digital del visitante y el consentimiento RGPD en el mismo flujo de recepción.
¿Cuánto tiempo toma implementar la CAE digital con Verifty en España?
La mayoría de las empresas tienen el flujo CAE operativo en 1 a 2 semanas. El proceso incluye: configuración del flujo documental según las actividades y normativa aplicable (LPRL, Real Decreto 171/2004, normativa sectorial), carga de la estructura organizacional, activación de accesos para operadores contratistas y prueba piloto en tornos o garita. Si ya usas e-coordina o CTAIMA para la gestión documental, Verifty puede integrarse como capa de control de acceso físico sin reemplazar la plataforma existente. El equipo de Verifty acompaña el onboarding con casos reales del sector construcción, industria o energía en España.
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