Introducción y Acuerdo Vinculante
El presente documento constituye un contrato legal vinculante (en adelante, los Términos) entre ALDAMA SOFTWARE S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 90189399-1(en adelante, EL PROVEEDOR o VERIFTY), y usted, ya sea como persona natural o como representante autorizado de una persona jurídica (en adelante, EL USUARIO o LA EMPRESA).
Al acceder al sitio web https://www.verifty.com/, registrar una cuenta, cargar documentos o utilizar cualquiera de las herramientas del ecosistema Verifty, usted manifiesta haber leído, entendido y aceptado incondicionalmente estos Términos.
Advertencia Legal
Verifty es una herramienta tecnológica de gestión (SaaS). El uso de la plataforma NO sustituye la asesoría profesional de un especialista con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. Aldama Software S.A.S. no presta servicios de consultoría legal ni médica directa a través del software.
Cuentas, Identidad y Firma Electrónica
2.1. Unicidad de la Cuenta Personal
En Verifty, las cuentas son estrictamente personales e intransferibles. Cada cuenta está vinculada criptográficamente a un correo electrónico y a un documento de identidad nacional oficial (Cédula de Ciudadanía, DNI, RUT, etc.). Está terminantemente prohibido el uso de cuentas genéricas (ej: sst@empresa.com) compartidas entre varias personas. Toda acción realizada dentro de la plataforma se atribuye legalmente al titular registrado de la cuenta bajo el principio de no repudio.
2.2. Firma Digital y Aceptación de Actos
De conformidad con la Ley 527 de 1999 (Colombia), el Decreto 2364 de 2012 y normativas homólogas de comercio electrónico en Latinoamérica, EL USUARIO acepta que:
- La autenticación mediante usuario y contraseña constituye un mecanismo de firma electrónica válido.
- La carga de la imagen digitalizada de su firma manuscrita (grafo) tiene efectos vinculantes.
- Cualquier aprobación de documentos, participación en capacitaciones, reporte de actos inseguros o aceptación de políticas realizada desde su sesión autenticada, se considera firmada y aceptada legalmente por usted.
2.3. Vinculación a Espacios de Trabajo (Workspaces)
Las cuentas de tipo Empresa o Workspace son creadas por un usuario administrador (Owner). Cuando una Cuenta Personal acepta una invitación para vincularse a una Empresa, se perfecciona un contrato de mandato digital mediante el cual el usuario autoriza a Verifty a compartir su perfil, documentos de seguridad social, certificados de aptitud y registros de actividad con dicha Empresa. Esta autorización es irrevocable mientras dure la relación laboral o contractual vigente.
Alcance de la Licencia y Herramientas
Verifty otorga una licencia de uso limitada, no exclusiva, revocable y onerosasobre el software alojado en la nube. Esta licencia cubre el uso de las siguientes herramientas especializadas, cuyas funcionalidades específicas se rigen por estos términos:
Gestión de Riesgos
- Matriz IPEVR: Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos. La parametrización de la matriz es responsabilidad de la empresa.
- Autoevaluación Res. 0312: Herramienta de diagnóstico. El usuario debe descargar y radicar oficialmente este reporte ante el Ministerio o ARL si la ley lo exige.
- Planes de Acción: Seguimiento a tareas correctivas y preventivas.
Talento Humano
- Perfil Sociodemográfico: Recolección de datos poblacionales.
- Ausentismo: Registro de incapacidades y análisis epidemiológico básico.
- Conceptos de Aptitud: Carga de conceptos médicos (Apto/No Apto). Verifty NO almacena la Historia Clínica Ocupacional completa, solo el concepto, protegiendo la reserva médica.
Operativo y EPP
- Matriz de EPP: Inventario y registro de entrega de Elementos de Protección Personal. La firma digital en este módulo constituye prueba de entrega legal.
- Seguimiento a Contratistas: Validación documental de terceros.
Documental
- Gestor Documental: Almacenamiento con límites según el plan contratado.
- Seguridad Social: Carga y validación visual de planillas de pago (PILA).
Protección de Datos Personales y Sensibles
En cumplimiento estricto del Régimen General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012 de Colombia, Ley 19.628 de Chile y concordantes), se establece la siguiente estructura de tratamiento de datos:
Rol de la EMPRESA
Actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Es quien decide recolectar los datos y define la finalidad (SG-SST). La Empresa garantiza tener las autorizaciones de sus empleados para subir sus datos a Verifty.
Rol de VERIFTY
Actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Aldama Software S.A.S. se limita a almacenar, custodiar y procesar los datos bajo las instrucciones de la Empresa para la prestación del servicio SaaS.
4.1. Tratamiento de Datos Sensibles
EL USUARIO entiende y acepta explícitamente que Verifty tratará DATOS SENSIBLES tales como: estado de salud, restricciones médicas, biometría (firmas y fotos), información socioeconómica y datos de geolocalización en reportes de campo. Esta información es vital para la gestión de emergencias, la investigación de accidentes y el cumplimiento de la normativa laboral.
4.2. Retención Documental y Custodia (Regla de los 20 Años)
Conforme al Decreto 1072 de 2015 (Art. 2.2.4.6.13), la Empresa está obligada a conservar los registros del SG-SST por veinte (20) años. Verifty provee la infraestructura tecnológica para este fin. La información permanecerá almacenada en servidores seguros (AWS) durante la vigencia del contrato. En caso de terminación del servicio, Verifty podrá mantener los datos en almacenamiento en frío (Cold Storage) para fines de auditoría legal, pero el acceso a los mismos estará sujeto a costos administrativos de recuperación.
4.3. Compartición con Autoridades
EL USUARIO autoriza a Verifty a liberar la información custodiada cuando sea requerida formalmente por: 1. Ministerio del Trabajo. 2. Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) en procesos de investigación de accidentes graves o mortales. 3. Autoridades judiciales competentes. Esta liberación de información no constituirá violación a la reserva de la información.
Responsabilidades Exclusivas de la Empresa
Investigación de Accidentes e Incidentes
Verifty provee el formato y el flujo de trabajo para registrar investigaciones. Sin embargo, LA EMPRESA es la única responsable de: (a) Conformar el equipo investigador legalmente; (b) Determinar las causas reales; (c) Reportar el accidente a la ARL y EPS dentro de los 2 días hábiles de ley. El registro en Verifty NO reemplaza el reporte oficial ante las entidades de seguridad social.
Gestión de Cuentas Administrativas
La Empresa es responsable por las acciones de sus usuarios Admin u Owner. Si un administrador descarga masivamente información, elimina registros históricos o invita a personas no autorizadas, Verifty no asumirá responsabilidad por la fuga de información resultante. La seguridad interna comienza con la gestión de los accesos de la Empresa.
Inteligencia Artificial y Procesamiento OCR
Verifty incorpora modelos de Inteligencia Artificial y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) provistos por Amazon Web Services (AWS Textract/Rekognition)y modelos propios para la lectura automatizada de documentos (Cédulas, Planillas, Certificados de Alturas, etc.).
Cláusula de Verificación Humana Obligatoria
El OCR es una herramienta de asistencia sujeta a margen de error (dependiendo de la calidad de la imagen, iluminación, arrugas en el papel, etc.).ES OBLIGACIÓN DEL USUARIO VERIFICAR, CORREGIR Y VALIDAR todos los datos extraídos automáticamente antes de guardarlos. Verifty NO se hace responsable por multas, sanciones o errores operativos derivados de información incorrecta ingresada al sistema a través del OCR que no haya sido auditada por el usuario humano.
Infraestructura Tecnológica y SLA
La arquitectura de Verifty está desplegada en servicios de nube de clase mundial para garantizar seguridad y disponibilidad. EL USUARIO reconoce y acepta que los datos serán procesados y almacenados utilizando la siguiente infraestructura de terceros:
- AWSAlmacenamiento S3 & OCR
- CloudflareSeguridad WAF & CDN
- XanoBackend & Base de Datos
Aunque Verifty implementa medidas robustas de seguridad y backups, no garantizamos un tiempo de actividad (Uptime) del 100% ininterrumpido. No seremos responsables por suspensiones del servicio ocasionadas por fallas masivas en estos proveedores (AWS/Cloudflare), eventos de fuerza mayor, o ataques cibernéticos sofisticados que superen los estándares razonables de la industria.
Propiedad Intelectual
Todos los derechos, títulos e intereses sobre la plataforma Verifty, incluyendo su código fuente, algoritmos de IA entrenados, diseño gráfico, interfaces, logotipos y marcas, son propiedad exclusiva de ALDAMA SOFTWARE S.A.S.
Propiedad de los Datos: La información cargada por LA EMPRESA (matrices, documentos PDF, reportes de empleados) es propiedad de LA EMPRESA. Verifty no reclama derechos de propiedad intelectual sobre los datos del cliente, pero se reserva el derecho de utilizar datos anonimizados y agregados para entrenar sus modelos de IA y mejorar el servicio (ej: estadísticas globales de accidentalidad sin identificar empresas ni personas).
Limitación de Responsabilidad
Cláusula de Exoneración Máxima
En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Verifty se proporciona tal cual (As-Is) y según disponibilidad.
ALDAMA SOFTWARE S.A.S. NO SERÁ RESPONSABLE POR:
- Daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes (incluyendo lucro cesante).
- Pérdida de datos resultante de un uso negligente de las credenciales de acceso por parte del usuario.
- Errores en la toma de decisiones gerenciales basadas en los reportes del software.
- Sanciones impuestas por el Ministerio de Trabajo derivadas de una mala gestión del SG-SST por parte de la Empresa, aun usando el software.
Verifty NO garantiza que el software esté libre de errores (bugs) o que su uso garantice el cumplimiento del 100% de los estándares legales de seguridad y salud, lo cual depende de la ejecución en la realidad física y no solo del registro digital.
Ley Aplicable y Resolución de Conflictos
Estos Términos y Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
Cualquier disputa, controversia o reclamo que surja de o se relacione con este acuerdo, o su incumplimiento, terminación o invalidez, se resolverá preferiblemente mediante arreglo directo entre las partes. De no ser posible, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción exclusiva de los jueces y tribunales de la ciudad de Medellín, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de sus domicilios presentes o futuros.
Para usuarios en otros países de Latinoamérica, se aplicarán las leyes locales de protección al consumidor únicamente en aquellos aspectos que sean de orden público e irrenunciables; en lo demás, prevalecerá la ley colombiana.