Todo termina en lo que puedas demostrar.

Esa es la pregunta que separa a Verifty de casi todo lo demás. En un gestor documental o en un Excel, el documento vencido aparece en un listado y espera a que alguien lo mire. Aquí el documento no es un archivo: es un estado con fecha de vencimiento. Cuando caduca, el estado cambia solo y la consecuencia se aplica sola — la persona no entra, el permiso no se firma, el equipo no se entrega.

Porque no le creemos al papel. Ellos guardan el certificado que les subiste; nosotros le preguntamos al registro que lo emitió si es cierto y hasta cuándo vale. La planilla del mes se cruza contra el aporte reportado, el curso de alturas contra el registro nacional que lo expide y los antecedentes contra la fuente oficial. Lo que queda no es un PDF archivado, es un estado verificado.

Lo cubre entero: Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019, con su matriz de peligros GTC-45, sus formatos, sus indicadores y su evidencia lista para una inspección del Ministerio. La diferencia está en el techo: el SG-SST es el primer conjunto de procesos, no el único. Tu contrato y tu cliente exigen otros —pólizas, coberturas, inducción propia— y esos se controlan igual, con el mismo mecanismo. También el PESV y la normativa de otros países.

Poco, y preferimos decirlo antes que después: una persona que conozca el proceso y pueda decidir, tu listado de gente en el Excel que ya tengas y los formatos que usas hoy, aunque estén en papel. El setup lo hacemos nosotros, en días, no en trimestres. En Laboratorios Ecar la operación llegó a 977 trabajadores y 2.920 controles corridos sin que pusieran una sola persona de sistemas.

Se adapta a tu proceso exacto, no al revés. La mayoría de plataformas traen el proceso que traen y el cliente termina cambiando cómo trabaja para cuadrar con el software. Aquí los formularios, las aprobaciones, los roles y los vencimientos quedan con la forma de tu operación. Y no lo configuras tú: te lo dejamos montado.

Un gestor documental hace bien lo que promete —guardar, versionar y encontrar— y ahí termina su trabajo. Verifty sigue dos pasos más: la consecuencia, que es que el estado abra o cierre la portería, y la evidencia, que queda con fecha, firma y autor. Sin esos dos pasos, lo que tienes es un archivo muy bien organizado.

La planilla PILA se paga por mes, así que verificarla una vez al firmar el contrato no sirve de nada: al mes siguiente el dato ya es viejo. Lo que hay que comprobar es que el aporte del mes en curso esté reportado y que cubra a la persona concreta que va a entrar, no solo a la empresa contratista. Verifty lo cruza contra el aporte reportado en lugar de leer el PDF que subió el contratista, y cuando el mes cambia y no hay planilla nueva, la persona pasa a bloqueada sola.

Los mínimos son cuatro: afiliación y pago vigente de ARL, planilla de seguridad social del mes en curso, exámenes médicos ocupacionales dentro de su vigencia y, si va a trabajar en altura, el certificado de trabajo seguro en alturas de la Resolución 4272. A eso se le suma lo que exija tu propio contrato —pólizas, coberturas, inducción de planta— y lo que pida tu cliente. La diferencia entre tener los papeles y estar cubierto es que los papeles caducan: si nadie revisa el vencimiento, el riesgo vuelve el día que expira uno.

Controlar el acceso no es registrar quién entró: eso es una bitácora, y se lee después del problema. Controlarlo es que la portería solo abra si la persona cumple lo que exige el proceso en ese momento — ARL vigente, planilla del mes, curso al día, inducción firmada. Verifty mantiene ese estado vivo y lo consulta en la puerta, con verificación de identidad, de modo que quien no cumple no entra en vez de entrar y aparecer luego en un informe.

Un recordatorio por correo no es automatizar: sigue dependiendo de que alguien lo lea y actúe. Automatizarlo de verdad es que el documento deje de ser un archivo y pase a ser un estado con fecha de vencimiento, de modo que al caducar el estado cambie solo y la consecuencia se aplique sola — la persona no entra, el permiso no se firma, el equipo no se entrega. La prueba de si está automatizado es simple: si nadie mira el sistema durante un mes, ¿alguien entró sin cumplir?