Cómo elegir un software de control de contratistas
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Esta guía es para el responsable de SST, de compras o de seguridad física que tiene que elegir un software de control de contratistas y no quiere terminar con un Excel más caro. Está escrita para decidir, no para vender: los criterios sirven para evaluar a Verifty y a cualquier otro.
Resumen ejecutivo: un software de control de contratistas sirve si hace tres cosas que el Excel no puede: verificar en la fuente (no solo guardar el PDF), bloquear en la portería a quien no cumple, y dejar que el contratista suba lo suyo sin que tu equipo toque un documento. Si una herramienta no hace las tres, es un repositorio, y un repositorio bonito sigue siendo trabajo manual.
Primero, el problema que estás resolviendo
Casi nadie compra este software por la norma. Lo compra porque pasó una de estas cosas:
- Un trabajador de un contratista se accidentó y la ARL no respondió porque la planilla del mes no estaba pagada. La empresa principal terminó respondiendo.
- La auditoría del cliente o de la ARL pidió la evidencia de que cada persona que entró en los últimos seis meses tenía su documentación vigente. Nadie la pudo armar en menos de una semana.
- El área de SST se pasa la mitad del mes revisando PDFs de contratistas y la otra mitad persiguiendo por WhatsApp los que faltan.
El criterio de fondo es este: ¿cuánto trabajo humano queda después de instalar la herramienta? Si la respuesta es "el mismo, pero ahora en una plataforma", no compres.
Los seis criterios
1. Verifica en la fuente, no solo guarda el archivo
Un PDF de planilla se edita en cinco minutos. Un certificado de alturas se compra en internet. Si el software solo recibe el documento y una persona lo aprueba mirándolo, no verificaste nada: guardaste una promesa.
Pregunta qué hace la herramienta con cada documento. Las respuestas posibles, de peor a mejor:
| Nivel | Qué hace | Qué detecta |
|---|---|---|
| Repositorio | Guarda el archivo y la fecha de vencimiento que alguien digita | Nada. Depende de quien digita. |
| Lectura con IA | Lee el documento, extrae fechas, nombres y valores, aplica reglas | Documentos vencidos, nombres que no coinciden, campos vacíos |
| Contraste con la fuente | Consulta la entidad que lo emitió (operador de PILA, ARL, registro de licencias, padrón del gobierno) | Documentos falsos, pagos que no existen, registros cancelados |
Para Colombia, lo que sí se puede contrastar hoy: planilla PILA por cédula, afiliación a ARL en línea en las principales aseguradoras, licencia de conducción en el RUNT, antecedentes en las entidades públicas, identidad en el Registro Nacional. Lo que no tiene fuente pública (certificados de alturas, exámenes médicos) se lee con IA y se cruza con la institución emisora.
2. Decide en la portería, no en un informe
El control de contratistas se gana o se pierde en el momento en que la persona llega a la puerta. Si la herramienta produce un reporte que alguien mira al final del mes, ya entraron treinta personas sin cobertura.
Lo que hay que ver en la demo: la portería o el supervisor escribe la cédula (o la persona pasa por Face ID) y la pantalla dice puede entrar o no puede entrar, y por qué. Con hora, área y registro de quién autorizó una excepción.
3. El contratista sube lo suyo, sin usuario ni contraseña
Cada usuario que tu equipo tiene que crear, capacitar y recuperar la contraseña es un costo que no aparece en la cotización. Los contratistas pequeños, que son la mayoría, no van a entrar a un portal.
Lo que funciona: un enlace por WhatsApp o correo por el que el encargado del contratista sube los documentos desde el celular, ve qué le falta y qué venció, y recibe el recordatorio antes del vencimiento. Tu equipo no toca un PDF.
4. Vigencias por documento, con cascada
Un certificado de alturas dura dieciocho meses; una planilla, un mes; un examen médico, lo que diga el médico. El software tiene que saber la vigencia de cada tipo de documento y, cuando uno vence, quitar la habilitación de la persona ese mismo día, no cuando alguien revise.
Pregunta también qué pasa con el documento que se renueva: si lo aprueba solo, si pide que una persona lo mire, y si el historial queda (para la auditoría, el documento anterior no se borra).
5. Evidencia para la auditoría en un clic
La pregunta de la auditoría es siempre la misma: "demuéstreme que esta persona tenía todo vigente el día que entró". La respuesta tiene que ser un expediente por persona con cada documento, la fecha en que se verificó, contra qué fuente y quién lo aprobó. Si armar eso toma una semana, la herramienta no sirve para la auditoría, sirve para el día a día, y la auditoría es la razón por la que te van a preguntar.
6. Precio que suba y baje con la operación
Los modelos de cobro más comunes:
| Modelo | Cuándo conviene | Cuándo se vuelve caro |
|---|---|---|
| Por usuario administrador | Equipos grandes de SST que revisan a mano | Cuando quieres que muchos supervisores consulten |
| Licencia anual fija | Operaciones estables todo el año | Obras y paradas de planta, donde el volumen cambia |
| Por persona verificada al mes | Cuando la operación sube y baja (obras, temporadas, paradas) | Casi nunca: pagas lo que usas |
Pregunta además por los cobros ocultos: implementación, integraciones, verificaciones que se cobran aparte, soporte.
Cómo pesar los criterios según tu operación
No todos pesan igual. Una guía rápida:
- Planta industrial con contratistas fijos (mantenimiento, aseo, vigilancia): pesa más la vigencia con cascada y la evidencia para la auditoría. La portería importa, pero la gente es la misma cada día.
- Obra o proyecto con contratistas que entran y salen: pesa más la carga por enlace (hay decenas de empresas nuevas cada mes) y el precio por operación.
- Operación con múltiples sedes o clientes que auditan (energía, minería, alimentos): pesa más el contraste con la fuente y el expediente por persona.
Lo que no debería decidir la compra
- El número de módulos. Un software con cuarenta módulos que hace la verificación a mano sigue siendo trabajo manual. Mejor uno que haga bien los tres criterios centrales.
- La integración con el ERP. Ayuda, pero se puede hacer después. Lo primero es que los contratistas suban y que la portería decida.
- Un precio de entrada muy bajo por usuario. Suele significar que el trabajo de verificar lo sigue haciendo tu equipo.
Preguntas para llevar a la demo
- Muéstrame cómo verifica una planilla PILA. ¿La consulta en el operador o solo la lee?
- ¿Qué ve la portería cuando llega una persona sin el examen médico vigente?
- ¿Cómo sube los documentos un contratista de tres personas que no tiene computador?
- ¿Qué pasa el día que vence el certificado de alturas de alguien que está adentro?
- Ármame el expediente de una persona para una auditoría. ¿Cuánto tardas?
- Si en diciembre tengo la mitad de la gente, ¿pago la mitad?
Si quieres ver cómo responde Verifty a estas seis, agenda una demo con tu lista real de documentos. Y si tu operación está en México, Perú o Chile, la verificación en la fuente cambia de entidades, no de criterios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de control de contratistas?+
Es una plataforma que recibe los documentos de cada empresa contratista y de cada trabajador, verifica que sean auténticos y estén vigentes, y decide quién puede entrar a la operación. Reemplaza al Excel, a las carpetas compartidas y a la revisión manual del área de SST.
¿Cuál es la diferencia entre un portal de contratistas y una verificación automática?+
El portal solo cambia dónde se suben los documentos: alguien de tu equipo los sigue revisando uno por uno. La verificación automática consulta la fuente oficial (la planilla de seguridad social, el registro de la licencia, el padrón del gobierno) o lee el documento con IA y aplica la regla, sin que una persona lo abra.
¿Cuánto cuesta un software de control de contratistas?+
Depende de cómo se cobre. Por usuario administrador suele ser barato de entrada y caro cuando crece la operación. Por persona verificada al mes es el modelo que mejor refleja el trabajo real: en Colombia, Verifty parte de 350.000 pesos al mes para 25 personas activas y baja por persona a medida que sube el volumen.
¿Qué documentos debe verificar un software de contratistas en Colombia?+
Como mínimo, la planilla PILA (afiliación y pago de seguridad social), la afiliación a ARL, los certificados de trabajo en alturas y espacios confinados, el examen médico ocupacional, la licencia de conducción si aplica, y los antecedentes. Lo importante no es la lista sino que cada uno se verifique en la fuente y con su vigencia.
¿Cuánto tarda la implementación?+
Si el software exige integraciones y configuraciones a la medida, meses. Si el flujo se arma con tu lista de documentos y el contratista sube por un enlace, dos semanas es un plazo realista para tener el primer contratista verificado.