12 preguntas para hacer en una demo de software SST

Una demo de software SST está diseñada para verse bien. Estas doce preguntas están diseñadas para ver lo que la demo no muestra. Llévalas impresas, hazlas en orden y anota la respuesta. La que no puedan responder con la pantalla, no la anotes como respondida.

Resumen ejecutivo: pide que trabajen con un documento tuyo, que muestren la portería, que armen un expediente para auditoría y que den el precio total del primer año. Cuatro cosas. Las demás preguntas afinan.

Sobre la verificación

1. Toma esta planilla PILA y muéstrame qué hace el sistema con ella. Lleva una planilla real. La respuesta que buscas: el sistema la lee, saca las cédulas y el periodo, consulta el operador y dice si el pago existe y a quién cubre. La respuesta que no sirve: "aquí la subes y el analista la aprueba".

2. ¿Qué documentos verifican en la fuente y cuáles solo leen? Nadie verifica todo en la fuente porque no toda fuente es pública. Lo que importa es que te lo digan claro: esto se contrasta con la entidad, esto se lee con IA y se cruza con quien lo emitió, esto lo mira una persona. Desconfía de "verificamos todo".

3. ¿Qué pasa cuando el documento es falso? Pide un ejemplo real que hayan detectado. Si nunca han detectado uno, no verifican.

Sobre la operación

4. Muéstrame lo que ve la portería cuando llega alguien. Una pantalla, una cédula, una respuesta: puede entrar o no, y por qué. Con registro de hora y área. Si la portería tiene que buscar en una lista o llamar a SST, la herramienta no llegó a la puerta.

5. ¿Cómo sube sus documentos un contratista de tres personas sin computador? La respuesta que buscas: por un enlace que le llega al celular, sin usuario ni contraseña, y ve qué le falta. Si la respuesta empieza por "le creamos un usuario", calcula cuántos usuarios vas a administrar.

6. ¿Qué pasa el día que vence el certificado de alturas de alguien que está trabajando adentro? Debería quedar bloqueado ese día, con aviso previo al contratista y a tu equipo. Pregunta también quién puede autorizar una excepción y si queda registrada.

7. ¿Qué pasa cuando renuevan un documento? ¿El anterior se borra? No debería. La auditoría pregunta por lo que estaba vigente en una fecha pasada. El historial tiene que quedar.

Sobre la evidencia

8. Ármame el expediente de esta persona como lo pediría la ARL o mi cliente. Cronómetro en mano. Debería ser un clic: cada documento, la fecha en que se verificó, contra qué fuente, quién lo aprobó. Si toman nota para mandártelo después, no existe.

9. ¿Cómo sé quién cambió qué? Bitácora por registro: quién aprobó, quién editó, cuándo. Es lo que te salva cuando alguien pregunta por qué entró una persona sin cobertura.

Sobre el dinero y el contrato

10. ¿Cuál es el precio total del primer año, con todo? Licencia, implementación, capacitación, integraciones, verificaciones que se cobran aparte, usuarios adicionales, soporte. Pídelo por escrito. Después pregunta: si en diciembre tengo la mitad de la gente, ¿pago la mitad?

11. ¿Cuánto tarda hasta el primer contratista verificado, y qué tengo que poner yo? Dos semanas y una persona tuya una o dos horas al día es un plazo razonable para control de contratistas. Si te hablan de meses, pregunta qué se construye a la medida.

12. Si me voy, ¿cómo me llevo mis datos y cuándo los borran? Exportación completa en formato abierto y borrado en un plazo definido, en el contrato. Es una pregunta que incomoda y por eso hay que hacerla.

Cómo leer las respuestas

Una respuesta buena se muestra en la pantalla durante la demo. Una respuesta regular se explica con palabras. Una respuesta mala empieza con "eso lo tenemos en el roadmap". Anota cuántas de cada tipo tuviste; con más de tres malas, sigue buscando.

Si quieres hacerle estas doce a Verifty, agenda la demo y trae una planilla real. Para el resto de criterios, la guía completa está en cómo elegir un software de control de contratistas.