El riesgo oculto de no verificar en tiempo real la documentación (ARL, EPS, Contratos, entre otros) de los empleados propios o de contratistas, antes de ingresar a obra
El riesgo oculto de no verificar en tiempo real la documentación (ARL, EPS, Contratos, entre otros) de los empleados propios o de contratistas, antes de ingresar a obra
En el dinámico mundo de la construcción, donde la rotación de personal es moneda corriente y los plazos de entrega son implacables, existe una "trampa" administrativa que está costando miles de millones de pesos a las empresas constructoras. Se trata de una práctica desleal y peligrosa ejecutada por algunos contratistas inescrupulosos: el "juego" de la afiliación temporal.
Imagina este escenario: Un contratista llega a tu obra con 20 trabajadores. Te entrega una carpeta impecable con las planillas de pago de seguridad social (ARL, EPS, Pensión) vigentes para el mes en curso. Tu equipo de SST revisa los papeles, todo parece estar en orden y autoriza el ingreso a obra. Lo que tu equipo no sabe es que, apenas dos días después de haber presentado esos documentos, el contratista reportó la "novedad de retiro" ante la ARL para ahorrarse el pago de la prima de riesgo IV o V, dejando a esos trabajadores desprotegidos el resto del mes.
Ahora imagina el desenlace catastrófico: El día 20 del mes, uno de esos trabajadores sufre un accidente laboral grave (una caída de altura, por ejemplo). Cuando la constructora intenta gestionar la atención médica de urgencia, se encuentra con la realidad: la cobertura está inactiva. El trabajador no tiene ARL.
En ese preciso instante, la "responsabilidad solidaria" deja de ser un término jurídico abstracto y se convierte en una demanda millonaria contra tu empresa. La falta de verificación en tiempo real no es solo un error administrativo; es un riesgo financiero latente. Aquí es donde la Digitalización SST y herramientas como Verifty dejan de ser un lujo para convertirse en el único escudo real contra el fraude documental y la responsabilidad legal.
El "Juego de la Afiliación": Un riesgo millonario en la Construcción
La informalidad y la búsqueda de reducción de costos a cualquier precio han llevado a la proliferación de malas prácticas en la gestión de contratistas. La más común y nociva es la afiliación y desafiliación exprés.
El mecanismo es perversamente sencillo:
- El contratista afilia a sus empleados los primeros días del mes.
- Genera el certificado de afiliación o la planilla PILA.
- Presenta este documento físico o en PDF al residente de obra o al encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Una vez obtenido el permiso de ingreso, el contratista retira a los trabajadores del sistema de seguridad social.
- Los trabajadores continúan laborando en la obra durante semanas sin cobertura real.
Para una constructora que gestiona el ingreso a obra basándose en la revisión visual de documentos (que son fotos estáticas de un momento pasado), este fraude es indetectable. Un PDF impreso el día 1 no te dice nada sobre el estado de la cobertura el día 15.
Consecuencias Inmediatas: Cuando ocurre el accidente y no hay aseguradora (ARL) que responda, la ley no mira al contratista insolvente; mira al "dueño de la obra". La empresa contratante asume automáticamente:
- Gastos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del trabajador.
- Pago de incapacidades.
- Indemnizaciones por pérdida de capacidad laboral o muerte.
- Sanciones administrativas del Ministerio del Trabajo.
Este escenario destruye la rentabilidad de cualquier proyecto. Sin embargo, con un Software SST adecuado, esta brecha de seguridad se cierra herméticamente.
Marco Legal en Colombia: Responsabilidad Solidaria y la Sentencia SL2040-2023
En Colombia, la legislación es extremadamente proteccionista con el trabajador, y la ignorancia del estado de afiliación de un tercero no exime de culpa al contratante. El Decreto 1072 de 2015 establece claramente las obligaciones de vigilancia, pero es el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo el que define la Responsabilidad Solidaria.
Este principio dicta que el beneficiario del trabajo (la constructora) es solidariamente responsable de todas las obligaciones laborales de los contratistas si las actividades que estos realizan son propias del giro ordinario de los negocios del beneficiario.
El punto de inflexión: Sentencia SL2040-2023
Recientemente, la Corte Suprema de Justicia, a través de la Sentencia SL2040-2023, ha endurecido la interpretación sobre la "culpa patronal" en accidentes de trabajo, extendiendo sus alcances en cadenas de subcontratación.
Esta sentencia es crucial porque ratifica que la responsabilidad no se limita a "pedir un papel", sino a ejercer una vigilancia efectiva y real sobre las condiciones de seguridad.
"La responsabilidad solidaria no es una figura decorativa, sino una garantía real para el trabajador. La empresa usuaria o beneficiaria de la obra tiene el deber de vigilancia (culpa in vigilando) y de elección (culpa in eligendo). Si el contratista incumple sus obligaciones de seguridad social y ocurre un infortunio, la empresa principal no puede alegar desconocimiento si no demostró una diligencia activa en la verificación del cumplimiento de las normas de SST." — Interpretación basada en la Sentencia SL2040-2023.
Lo que la jurisprudencia nos dice hoy es claro: Si usted permitió el ingreso de un trabajador sin verificar en ese momento que su ARL estaba activa, usted es responsable del accidente por negligencia en el control. La revisión manual de planillas vencidas ya no es defensa suficiente ante un juez.
Aquí es donde entra el valor de un Software de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Verifty, que automatiza esta "diligencia activa" exigida por la Corte, probando que la empresa tomó todas las medidas tecnológicas posibles para garantizar el cumplimiento.
Panorama Regional: La gestión de contratistas en Chile, México y EE. UU.
El problema de la gestión de terceros no es exclusivo de Colombia. Si su empresa constructora tiene operaciones o proyecciones en la región, debe conocer cómo la falta de un software para ingreso y control documental puede afectarlo en otras jurisdicciones.
Gestión de Contratistas en Chile (Ley 16744 y Ley de Subcontratación)
En Chile, la Ley 20.123 (Ley de Subcontratación) regula el trabajo en régimen de subcontratación. Existe una diferencia vital entre "Responsabilidad Subsidiaria" y "Responsabilidad Solidaria".
- Si la empresa principal (mandante) ejerce su derecho de información y retención (verifica que el contratista pague seguridad social), su responsabilidad es solo subsidiaria (paga si el contratista no puede).
- Si la empresa principal NO verifica eficazmente, su responsabilidad se vuelve Solidaria (el trabajador puede demandar directamente a la empresa principal por el total de la deuda). El uso de tecnología para auditar el cumplimiento previsional es, por tanto, un mecanismo de protección financiera directa para las constructoras chilenas.
Normativa en México (REPSE y NOMs)
En México, tras la reforma del Outsourcing, el control es aún más estricto. Las empresas que contraten servicios especializados deben verificar que el contratista cuente con el registro REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados). Si un contratista incumple sus obligaciones con el IMSS o el INFONAVIT, la empresa contratante es responsable solidaria. Además, la NOM-035 y las normativas de la STPS exigen entornos de trabajo seguros. Permitir el ingreso de personal sin seguridad social activa no solo atrae multas, sino que impide la deducibilidad de las facturas pagadas a ese contratista ante el SAT.
Regulaciones en Miami / EE. UU. (OSHA)
En los Estados Unidos, específicamente bajo la jurisdicción de OSHA (Occupational Safety and Health Administration), existe la "Multi-Employer Citation Policy" (Política de Citación a Múltiples Empleadores). En una obra de construcción, el "Controlling Employer" (Contratista General) puede ser citado y multado por las violaciones de seguridad de sus subcontratistas si no ejerció una "cuidado razonable" (reasonable care) para prevenir y detectar violaciones. No verificar que los trabajadores tengan sus certificaciones y seguros (Workers' Comp) al día antes de pisar el sitio de trabajo es una violación directa de ese deber de cuidado. El uso de Verifty para pre-calificar y controlar el acceso cumple con los estándares más altos de debida diligencia en EE. UU.
¿Cómo Verifty soluciona y automatiza el Control de Acceso y Documentación?
Entendiendo el riesgo legal (Sentencia SL2040-2023) y el riesgo financiero (pagar accidentes de terceros), la solución no es contratar más analistas para revisar papeles, sino implementar tecnología que verifique la verdad de los datos en tiempo real.
Verifty se posiciona como el Software SG-SST definitivo para la construcción, eliminando el error humano y el fraude documental.
Verificación de ARL y Seguridad Social en Tiempo Real
A diferencia de un humano revisando un PDF que pudo ser editado en Photoshop, Verifty se conecta y valida la vigencia real de los documentos. ¿El contratista pagó la planilla ayer pero la anuló hoy? El sistema lo detecta. ¿El trabajador presenta un certificado de ARL falso? El sistema lo rechaza. Esta capacidad de validación en tiempo real asegura que, en el momento exacto en que el trabajador pone un pie en la obra, su cobertura está activa. Esto blinda a la constructora ante demandas por responsabilidad solidaria.
Control de Acceso Inteligente a Obra
La documentación no debe ser un archivo muerto; debe ser la llave de acceso. Verifty integra la gestión documental con el hardware de control de acceso (torniquetes, talanqueras o apps de control en portería). La lógica es implacable:
- Documentos al día + ARL Activa = Acceso Permitido.
- Documento vencido o ARL Inactiva = Acceso Denegado Automáticamente.
Esto elimina la "discrecionalidad" del guardia de seguridad y garantiza que nadie entre a la obra si no cumple con el 100% de los requisitos legales exigidos por el decreto 1072 y la normativa interna.
Centralización de documentos de Contratistas
El caos de correos electrónicos, carpetas compartidas en Drive y archivadores físicos se termina. Verifty centraliza toda la información de empleados propios y contratistas en una sola nube segura. Esto permite auditorías en segundos, alertas automáticas de vencimientos (para cursos de altura, exámenes médicos, licencias) y la generación de reportes de cumplimiento para la gerencia.
Lista de Beneficios: Por qué digitalizar con Verifty
Implementar Verifty en sus proyectos de construcción no es un gasto operativo, es una inversión estratégica que ofrece retorno inmediato:
- Blindaje Jurídico Total: Reduce drásticamente la probabilidad de demandas por responsabilidad solidaria al demostrar debida diligencia tecnológica (cumplimiento Sentencia SL2040-2023).
- Ahorro Financiero: Evita el pago de indemnizaciones millonarias, multas del Ministerio del Trabajo y sobrecostos por accidentes no cubiertos.
- Productividad en el Ingreso: Reduce los tiempos de espera en portería. El ingreso a obra se vuelve fluido y seguro, eliminando las largas filas de revisión de carpetas a las 7:00 a.m.
- Control de Subcontratistas: Obtenga una radiografía exacta de qué contratistas cumplen y cuáles representan un riesgo para su operación, permitiéndole tomar decisiones comerciales basadas en datos de cumplimiento.
- Automatización del SG-SST: Libere a su equipo de seguridad y salud de la carga administrativa de revisar papeles para que puedan enfocarse en lo importante: prevenir accidentes en campo.
Conclusión y CTA
El riesgo oculto de los trabajadores sin cobertura en sus obras es una bomba de tiempo. La práctica de "afiliar y retirar" es una realidad en el sector construcción que no se combate con confianza, sino con control estricto. La Sentencia SL2040-2023 ha dejado claro que la constructora es responsable de lo que ocurre bajo su techo, y la excusa de "no sabía que el contratista no pagó" ya no es válida ante la ley.
No deje la estabilidad financiera de su proyecto en manos de la ética de terceros. Tome el control total, automatice la vigilancia y asegure el cumplimiento normativo con la herramienta líder en Latinoamérica.
Es hora de blindar su obra.
¿Listo para eliminar el riesgo de contratistas informales? Solicita una Demo de Verifty Control de Contratistas aquí y descubre cómo el Software de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Verifty puede proteger su empresa hoy mismo.
