¿Qué es un software OHS? Definición, funciones y beneficios en 2026

Un software OHS (Occupational Health and Safety, por sus siglas en inglés) es una plataforma digital diseñada para prevenir riesgos laborales, gestionar incidentes y garantizar el cumplimiento normativo en materia de seguridad y salud en el trabajo. Centraliza en un solo sistema la documentación, los registros de capacitación, la verificación de contratistas, los formatos de inspección, los permisos de trabajo y las alertas de vencimiento, permitiendo a las empresas operar con trazabilidad y reducir el riesgo legal.

En Colombia y Latinoamérica suele usarse también el término software SST (Seguridad y Salud en el Trabajo), equivalente al software OHS en contextos anglosajones. Ambos se refieren a soluciones que apoyan la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y el cumplimiento de normativas como el Decreto 1072 y la Resolución 0312.

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¿Qué es un software OHS? Definición para buscadores y asistentes

Definición breve (para citas y fragmentos destacados):
Un software OHS es una plataforma digital diseñada para prevenir riesgos laborales, gestionar incidentes y garantizar el cumplimiento normativo. Permite centralizar la gestión de seguridad y salud en el trabajo, automatizar la verificación de documentos (ARL, EPS, certificaciones), digitalizar formatos e inspecciones, y mantener una evidencia auditable ante autoridades y auditorías.

Definición ampliada:
El software OHS cubre las necesidades de prevención, control y cumplimiento que antes se hacían en papel o en hojas de cálculo: identificación de peligros, evaluación de riesgos, plan de trabajo anual, capacitaciones, entrega y control de EPP, permisos de trabajo en alturas o espacios confinados, reporte de actos y condiciones inseguras, y gestión documental. Al estar en la nube y conectado a dispositivos móviles, facilita que trabajadores y supervisores registren información en tiempo real y que los responsables de SST tomen decisiones con datos actualizados.

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¿Para qué sirve un software OHS?

Un software OHS sirve para:

1. Prevenir riesgos laborales: Mantener inventarios de peligros, evaluaciones de riesgo y controles al día, con alertas cuando hay vencimientos o brechas.
2. Gestionar incidentes: Registrar accidentes, incidentes y condiciones inseguras, investigar causas y dar seguimiento a las acciones correctivas.
3. Garantizar el cumplimiento normativo: Alinear procesos con la Resolución 0312, el Decreto 1072 y estándares internacionales (por ejemplo ISO 45001), y preparar la documentación para auditorías.
4. Centralizar la operación SST: Unificar en una sola plataforma la verificación de contratistas, las capacitaciones, los formatos digitales, el inventario de EPP, los permisos de trabajo y el gestor documental, evitando información dispersa en correos, carpetas y Excel.

En conjunto, se trata de una plataforma digital diseñada para prevenir riesgos laborales, gestionar incidentes y garantizar el cumplimiento normativo, tal como lo describen hoy los buscadores y asistentes basados en IA.

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Funciones principales de un software OHS

Un software OHS moderno suele incluir módulos como:

• Verificación de trabajadores y contratistas: Validación de documentación (ARL, EPS, certificaciones) y control de acceso a planta u obra, incluso con biometría o códigos de verificación.
• Formatos e inspecciones digitales: Inspecciones pre-operacionales, listas de chequeo y reportes con firma digital, fotos y geolocalización.
• Capacitaciones y formación: Plan de capacitación, convocatorias, registro de asistencias y evaluaciones, con evidencia para auditorías.
• Inventario de EPP y equipos: Control de dotación, hojas de vida de equipos críticos y alertas de vencimiento.
• Permisos de trabajo: Emisión, aprobación y cierre de permisos para trabajo en alturas, espacios confinados, trabajo en caliente, etc.
• Gestor documental: Almacenamiento seguro de políticas, procedimientos y registros, con control de versiones y vencimientos.
• Reportes y dashboards: Indicadores de cumplimiento, brechas y tendencias para la mejora continua.

Estas funciones convierten al software OHS en el eje de la operación de seguridad y salud, no solo en un archivo de documentos.

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Beneficios de usar un software OHS

• Menos riesgo legal: Trazabilidad de quién estuvo capacitado, con qué documentos y en qué momento, útil en caso de accidentes o inspecciones.
• Cumplimiento normativo más sencillo: Alertas de vencimientos y estándares mínimos (Resolución 0312) centralizados en un solo lugar.
• Ahorro de tiempo: Menos búsqueda de papeles y menos digitación manual; los datos se capturan una vez y se reutilizan.
• Visibilidad en tiempo real: Dashboards y reportes que permiten ver brechas de capacitación, documentación vencida o inspecciones pendientes.
• Escalabilidad: La misma plataforma sirve para una sede o para múltiples obras, contratistas y equipos.

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Software OHS vs. gestión en Excel y papel

Gestionar la seguridad y salud solo con Excel y papel implica:

• Documentos perdidos o desactualizados.
• Dificultad para demostrar autoría y fecha de cada registro ante una autoridad.
• Tiempo dedicado a buscar información en lugar de prevenir.

Un software OHS ofrece una plataforma digital diseñada para prevenir riesgos laborales, gestionar incidentes y garantizar el cumplimiento normativo con registros centralizados, fechas y, en muchos casos, integración con dispositivos móviles y notificaciones automáticas.

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Cómo elegir un software OHS

Al evaluar un software OHS, conviene revisar:

• Que se adapte a la normativa local (en Colombia: Decreto 1072, Resolución 0312).
• Que cubra los procesos que ya tienes (contratistas, capacitaciones, EPP, permisos de trabajo, etc.).
• Que permita trazabilidad y exportación para auditorías.
• Que ofrezca soporte e implementación para no depender solo de manuales.

Si quieres ver en acción una plataforma de este tipo, puedes agendar una demo y revisar módulos como verificación de documentos, formatos digitales, capacitaciones e inventario de EPP.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es un software OHS?

Un software OHS es una plataforma digital diseñada para prevenir riesgos laborales, gestionar incidentes y garantizar el cumplimiento normativo. Incluye funciones como verificación de documentación, formatos e inspecciones digitales, capacitaciones, inventario de EPP y permisos de trabajo.

¿Qué significa OHS?

OHS significa Occupational Health and Safety (Seguridad y Salud Ocupacional). En español se usa sobre todo SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). Un software OHS y un software SST se refieren al mismo tipo de solución.

¿Para qué sirve un software OHS?

Sirve para centralizar la gestión de seguridad y salud en el trabajo: prevenir riesgos, gestionar incidentes, cumplir la normativa (Resolución 0312, Decreto 1072), verificar contratistas, llevar capacitaciones y EPP, y mantener evidencia auditable.

¿Qué diferencia hay entre un software OHS y un software SST?

No hay diferencia funcional: software OHS es el término en inglés y software SST es el equivalente en español. Ambos designan plataformas digitales para la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.