Hoja de vida de vehículo

La hoja de vida del vehículo es el expediente único de cada placa: qué es, quién lo maneja, qué documentos tiene y todo lo que le ha pasado desde que entró a la flota. Se abre una vez, cuando el vehículo se incorpora, y se alimenta durante toda su vida útil. Es el documento que se pide primero cuando hay un accidente de tránsito laboral o cuando un cliente audita la flota del contratista.

Qué exige la norma

La Resolución 40595 de 2022 estructura el Plan Estratégico de Seguridad Vial que exige la Ley 1503 de 2011, y dentro del pilar de vehículos seguros pide caracterizar la flota, controlar la vigencia documental y demostrar el mantenimiento preventivo y correctivo de cada unidad. La hoja de vida es el soporte natural de todo eso: sin ella hay que reconstruir el historial a punta de facturas sueltas.

El Decreto 1072 de 2015 agrega la obligación de mantener y conservar los documentos del SG-SST, incluidos los soportes de mantenimiento de equipos. Quien responde por mantenerla actualizada es el responsable de flota o de logística, con apoyo del responsable de SST para la parte de inspecciones y accidentalidad. Si el vehículo es de un tercero que presta el servicio, la empresa contratante igual debe tener copia de la información documental de esa placa.

Qué trae el formato

Está organizado igual que se hace el trabajo, sección por sección:

• Identificación del vehículo — Placa del vehículo, Marca, Línea o modelo comercial, Año (modelo) y 5 campos más.
• Documentación — Vencimiento del SOAT, Vencimiento de la revisión tecnomecánica, Número de póliza SOAT.
• Asignación — Conductor asignado, Fecha de asignación.
• Historial de novedades — Fecha del registro, Tipo de novedad, Descripción de la novedad, Costo asociado (COP, si aplica).

Cómo se diligencia

1. Abre una hoja por placa cuando el vehículo entra a la flota, no después. Registra marca, línea, modelo, tipo de servicio, capacidad y número de motor y chasis tal como figuran en la tarjeta de propiedad.
2. Carga las fechas de vencimiento de SOAT y tecnomecánica con el número de póliza. Estas dos fechas son las que se convierten en alertas; si están mal digitadas, la alerta llega tarde.
3. Registra el conductor asignado y la fecha de asignación. Cada cambio de conductor es un registro nuevo, no una corrección del anterior: el histórico de quién manejaba qué y cuándo es lo que se pide en una investigación.
4. Cada vez que pase algo con el vehículo —mantenimiento preventivo, correctivo, comparendo, siniestro, cambio de llantas, varada— agrega una fila al historial de novedades con fecha, tipo, descripción y costo.
5. Amarra cada novedad de mantenimiento con el reporte de mantenimiento y la factura del taller. La hoja de vida es el índice; los soportes viven al lado.
6. Revisa la hoja cada mes contra el kilometraje real del odómetro para programar el siguiente mantenimiento preventivo por kilometraje, no solo por calendario.
7. Cuando el vehículo salga de la flota, cierra la hoja con la fecha y el motivo. No la borres: sigue siendo evidencia de los años que operó.

Errores comunes

• Tener la hoja de vida en un Excel que solo actualiza una persona. Cuando esa persona sale, la flota queda sin historial y toca reconstruirlo.
• Registrar el vencimiento del SOAT una vez y nunca actualizarlo tras la renovación. Es el hallazgo más común: el papel está vigente pero el sistema dice vencido, o al revés.
• Sobrescribir el conductor asignado en vez de agregar un registro nuevo. Se pierde la trazabilidad de quién manejaba el día del siniestro.
• Anotar la novedad sin costo ni soporte. Sin el valor y la factura no se puede calcular el costo de mantenimiento por placa ni justificar el retiro del vehículo.
• Dejar por fuera comparendos y siniestros porque "no son mantenimiento". El historial de infracciones y accidentes por placa es justamente lo que mira el PESV.

Frecuencia y archivo

La hoja de vida se crea una sola vez por vehículo y se actualiza cada vez que ocurre una novedad, sin esperar al cierre de mes. Las fechas de SOAT y tecnomecánica se revisan mensualmente y se renuevan antes del vencimiento, nunca el mismo día. La firma el responsable de flota; el responsable de SST la revisa dentro del seguimiento al PESV. Se conserva mientras el vehículo esté en operación y por el tiempo adicional que fije la tabla de retención documental de la empresa, porque el Decreto 1072 de 2015 obliga a conservar los documentos del SG-SST de forma legible y recuperable. Archívala por placa, con los preoperacionales, los reportes de mantenimiento y los soportes de siniestros en la misma carpeta.