Inspección pre-operacional vehicular

El preoperacional vehicular es la revisión que hace el conductor antes de encender el vehículo y salir a ruta. No es papeleo: es el último filtro entre una falla conocida y un accidente de tránsito laboral. Cubre tres cosas distintas —documentos al día, estado mecánico y accesorios de seguridad— y quien lo firma es quien va a manejar. Si algo sale mal, el vehículo no sale.

Qué exige la norma

La Ley 1503 de 2011 obliga a las organizaciones con flota o con conductores a su servicio a tener un Plan Estratégico de Seguridad Vial, y la Resolución 40595 de 2022 adoptó la metodología con la que ese plan se diseña, implementa y verifica. Dentro del PESV, el control del estado de los vehículos y la inspección antes de operarlos son parte del pilar de vehículos seguros. La Resolución 1565 de 2014 sigue siendo la guía metodológica de referencia para armarlo.

Por el lado del SG-SST, el Decreto 1072 de 2015 exige inspecciones periódicas a instalaciones, maquinaria y equipos, y conservar la evidencia documental. La responsabilidad se reparte: el conductor responde por diligenciar el formato con la verdad, el jefe de flota o el responsable del PESV por revisarlo y actuar sobre las novedades, y el empleador por autorizar o no la salida del vehículo. Un preoperacional firmado donde nadie leyó las novedades no protege a nadie.

Qué trae el formato

Está organizado igual que se hace el trabajo, sección por sección:

• Datos del vehículo y conductor — Nombre del conductor, Fecha, Placa del vehículo, Kilometraje actual.
• Documentación — ¿SOAT vigente?, ¿Revisión tecnomecánica vigente?, ¿Licencia de conducción vigente y categoría adecuada?, ¿Tarjeta de propiedad disponible?.
• Estado mecánico — ¿Nivel de aceite adecuado?, ¿Agua del radiador en nivel correcto?, ¿Líquido de frenos en nivel correcto?, ¿Batería en buen estado? y 2 campos más.
• Carrocería y accesorios — ¿Llantas en buen estado (labrado y presión)?, ¿Luces delanteras funcionando?, ¿Luces traseras y stop funcionando?, ¿Pito en buen estado? y 4 campos más.
• Cierre — Observaciones y novedades encontradas, Foto del vehículo (si aplica), Firma del conductor.

Cómo se diligencia

1. Anota placa, kilometraje del odómetro en ese momento y nombre completo del conductor. El kilometraje es el que amarra el registro con el plan de mantenimiento.
2. Verifica primero los documentos: SOAT, tecnomecánica, tarjeta de propiedad y licencia con la categoría que corresponde al vehículo. Si uno está vencido, el recorrido no arranca.
3. Con el motor frío revisa niveles: aceite, refrigerante del radiador y líquido de frenos. Mira también bornes y sujeción de la batería.
4. Da la vuelta al vehículo. Revisa labrado y presión de las cuatro llantas más la de repuesto, y confirma que no haya cortes ni deformaciones en los costados.
5. Con ayuda de otra persona o contra una pared, prueba luces bajas, altas, direccionales, stop, reversa y pito. Son las fallas más frecuentes y las que más multa generan.
6. Comprueba los accesorios de seguridad: extintor con carga vigente, botiquín, gato, cruceta, conos o señales de carretera y chaleco reflectivo.
7. Escribe la novedad en el campo de observaciones con foto, entrégala al responsable de flota y no salgas hasta que te digan si el hallazgo es crítico o tolerable.

Errores comunes

• Firmar el formato de toda la semana el lunes en la mañana. Se nota de inmediato porque el kilometraje no cambia entre días o crece en cifras redondas.
• Marcar todo en "cumple" mes tras mes. Un vehículo real acumula hallazgos menores; una serie perfecta de 200 inspecciones seguidas es la señal más clara de que nadie está revisando.
• Registrar la novedad y dejarla ahí. Sin número de orden de trabajo, responsable y fecha de cierre, el hallazgo no está gestionado y se repite en el formato del día siguiente.
• No revisar la categoría de la licencia contra el tipo de vehículo. Manejar un camión con licencia de servicio particular categoría B1 invalida cobertura y es hallazgo directo.
• Dejar el extintor y el botiquín como "sí tiene" sin mirar la fecha de recarga ni el contenido. En auditoría se abre el botiquín.

Frecuencia y archivo

El preoperacional se hace todos los días, antes del primer recorrido, y se repite cuando cambia el conductor del mismo vehículo en otro turno. Lo firma el conductor que hace la revisión, y el responsable de flota o el líder del PESV revisa los registros al menos una vez por semana para cerrar novedades. El Decreto 1072 de 2015 obliga a conservar los documentos del SG-SST de forma legible y recuperable; guarda estos registros mínimo por el tiempo que defina tu tabla de retención documental, junto con la hoja de vida del vehículo y las órdenes de mantenimiento que salieron de ellos. Archívalos por placa y por mes, no por conductor: cuando investiguen un accidente van a pedir el histórico de esa placa.