Matriz de Elementos de Protección Personal (EPP)

La matriz de EPP es el documento que define, para cada cargo o tarea de tu empresa, qué Elementos de Protección Personal debe usar el trabajador, contra qué peligro lo protegen, qué norma técnica deben cumplir y cada cuánto se reponen. Es la herramienta que traduce los riesgos identificados en tu empresa en decisiones concretas de protección, y por eso ocupa un lugar central en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). El Decreto 1072 de 2015 exige tratar los EPP como una medida de control dentro de la jerarquía del sistema, y la Resolución 0312 de 2019 convierte su entrega y capacitación en estándares mínimos auditables: si un inspector del Ministerio del Trabajo llega a tu empresa, esta matriz es una de las primeras evidencias que va a pedir. En esta guía encontrarás qué columnas debe llevar, cómo elaborarla paso a paso partiendo de tu matriz de riesgos, la base normativa colombiana completa, ejemplos reales por cargo y las diferencias que más se confunden (EPP vs. dotación, y quién paga). Y puedes descargar el formato en Excel, listo para adaptar, en el recuadro de esta página.

¿Qué es la matriz de EPP y para qué sirve?

La matriz de EPP es un cuadro maestro que cruza cargo o tarea con los elementos de protección personal requeridos. No es una simple lista de compras: es la justificación técnica de por qué cada trabajador usa lo que usa. Recuerda que en la jerarquía de controles, el EPP es el último recurso: primero se elimina el peligro, luego se sustituye, se aplican controles de ingeniería y controles administrativos, y solo al final se recurre al EPP. La matriz documenta esa última barrera.

Sirve para tres cosas concretas:

• Estandarizar la protección: cualquier persona que entre a un cargo sabe exactamente qué EPP le corresponde, sin improvisación.
• Comprar y reponer con criterio: define vida útil, frecuencia de reposición y norma técnica, así que evitas comprar de más o dejar a alguien desprotegido.
• Demostrar cumplimiento: es la evidencia que soporta la entrega de EPP frente a una auditoría, una ARL o una investigación de accidente.

Matriz de EPP vs. matriz de riesgos (IPEVR/GTC-45): cómo se encadenan

Este es el nexo que más se confunde. Son dos documentos distintos, encadenados. La matriz de riesgos (IPEVR), elaborada bajo la GTC-45, identifica los peligros, evalúa el riesgo y define los controles. La matriz de EPP toma de allí exactamente un tipo de control —el EPP— y lo detalla por cargo.

En otras palabras: la matriz de EPP no se inventa, se deriva. Si un peligro no está en tu IPEVR, el EPP para controlarlo no tiene sustento técnico. Y al revés: cada EPP de tu matriz debería poder rastrearse hasta un peligro concreto de la matriz de riesgos. Por eso el paso cero para hacer una buena matriz de EPP es tener una buena matriz de peligros.

Matriz de EPP vs. dotación (no confundir)

Es la confusión número uno, y tiene consecuencias legales. EPP y dotación no son lo mismo. La dotación es una prestación social regulada por el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo: calzado y vestido de labor que se entrega 3 veces al año a trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos. El EPP es una medida de control del riesgo: se entrega a quien lo necesita para protegerse, sin importar cuánto gane, y no es una prestación. Un casco no reemplaza la dotación, y un uniforme no reemplaza el EPP.

Criterio	Dotación	EPP
Naturaleza	Prestación social (laboral)	Medida de control del riesgo (SST)
Norma	Art. 230 CST	Ley 9/1979, Res. 2400/1979, Decreto 1072/2015, Res. 0312/2019
A quién se le da	Trabajadores hasta 2 SMMLV	A todo el que esté expuesto al riesgo, sin importar salario
Frecuencia	3 entregas al año (abr. 30, ago. 31, dic. 20)	Según vida útil, desgaste o daño del elemento
Finalidad	Vestido y calzado de labor	Proteger la salud e integridad del trabajador
¿Se puede descontar?	No	Nunca (Circular 029/2020)

Muchas empresas manejan una matriz de EPP y dotación en un mismo archivo para tener todo a la vista. Está bien, siempre que en el documento quede claro qué columna es prestación social y qué columna es control de riesgo, porque su lógica de entrega y reposición es distinta.

¿Es obligatoria? Base normativa en Colombia

Sí. Ninguna norma dice literalmente "haga un archivo llamado matriz de EPP", pero varias exigen entregar EPP adecuados, capacitar en su uso y dejar evidencia. La matriz es la forma práctica y auditable de cumplir todo eso a la vez.

Ley 9 de 1979 y Resolución 2400 de 1979

La Ley 9 de 1979 (arts. 122-123) establece que el empleador debe proporcionar gratuitamente los elementos de protección personal necesarios según el riesgo. La Resolución 2400 de 1979 desarrolla el detalle: obliga a suministrar EPP por parte del cuerpo a proteger (cabeza, ojos, vías respiratorias, manos, pies, etc.) según la exposición. De ahí viene la columna "parte del cuerpo" de la matriz.

Decreto 1072 de 2015

El Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 integra el EPP dentro del SG-SST como una medida de control dentro de la jerarquía (eliminación, sustitución, controles de ingeniería, administrativos y, por último, EPP). Exige que los controles se definan a partir de la identificación de peligros; por eso el EPP debe salir de tu IPEVR y no de la costumbre.

Resolución 0312 de 2019

La Resolución 0312 de 2019 define los Estándares Mínimos y es la que revisa el inspector. Entre sus ítems auditables está el suministro de EPP y la capacitación en su uso, con soportes. La matriz de EPP, junto con los registros de entrega firmados, es la evidencia natural de estos estándares. Repasa el marco completo en nuestra guía Decreto 1072 y Resolución 0312: bases normativas del SG-SST.

Circular 029 de 2020: ¿quién paga los EPP?

La Circular 029 de 2020 del Ministerio del Trabajo es tajante: el costo de los EPP está 100% a cargo del empleador y nunca se le puede descontar al trabajador de su salario. Además, la responsabilidad se extiende a contratistas y subcontratistas: quien tiene personal expuesto debe garantizar sus EPP. Si tú controlas contratistas, esto también te aplica en la vigilancia de sus condiciones.

Qué columnas debe tener la matriz de EPP

Una matriz útil va mucho más allá de "cargo" y "casco". Estas son las columnas que le dan valor técnico y auditable, con la justificación de cada una:

Columna	Para qué sirve
Cargo / Área	Identifica a quién aplica. Permite entregar por rol y no por persona.
Tarea o actividad	Un mismo cargo puede hacer tareas con riesgos distintos; aquí se afina.
Peligro / riesgo	Viene de tu IPEVR (GTC-45). Es la justificación técnica del EPP.
Parte del cuerpo	Cabeza, ojos, oídos, vías respiratorias, manos, pies, etc. (Res. 2400/1979).
EPP requerido	El elemento concreto: casco, gafas, respirador media cara, guantes de nitrilo…
Norma técnica / certificación	NTC, ANSI, NIOSH según el elemento. Garantiza que el EPP protege de verdad.
Vida útil / frecuencia de reposición	Cuándo se cambia por desgaste, vencimiento o daño. Evita usar EPP inservible.
Responsable de entrega	Quién entrega y controla (almacén, jefe de área, SST).
Stock / proveedor	Referencia y proveedor para reponer sin demoras.
Fecha de entrega / próxima reposición	Trazabilidad de la última entrega y alerta de la siguiente.

Cómo elaborar la matriz de EPP paso a paso

El secreto es no empezar por el EPP, sino por el riesgo. Sigue estos pasos:

• 1. Parte de tu matriz de peligros (IPEVR/GTC-45). Ubica, cargo por cargo, los peligros identificados y los controles definidos. Sin este insumo, la matriz de EPP no tiene sustento.
• 2. Filtra los riesgos que se controlan con EPP. Recuerda la jerarquía: primero verifica si el riesgo se puede eliminar, sustituir o controlar por ingeniería/administración. El EPP entra donde el riesgo residual lo justifica.
• 3. Asigna el EPP por parte del cuerpo. Para cada peligro, define qué zona proteger y qué elemento concreto usar (no "protección respiratoria" a secas, sino "respirador media cara con filtro para vapores orgánicos").
• 4. Define la norma técnica y la certificación. Especifica NTC/ANSI/NIOSH según el elemento. Un EPP sin certificación puede no proteger y no sirve como evidencia.
• 5. Establece vida útil y reposición. Con base en la ficha técnica del fabricante y el desgaste real de la tarea. Añade responsable de entrega y proveedor.
• 6. Valida, socializa y actualiza. Revisa la matriz con los líderes de área y el COPASST, capacita a los trabajadores y actualízala cuando cambien tareas, entren nuevos riesgos o tras un accidente.

Ejemplos de matriz de EPP por cargo

Estos ejemplos sirven de guía. Ajústalos siempre a los peligros reales de tu empresa según tu IPEVR.

Construcción / trabajo en alturas

Peligro	Parte del cuerpo	EPP	Norma / referencia
Caída de objetos	Cabeza	Casco con barbuquejo	ANSI Z89.1
Caída de altura	Cuerpo entero	Arnés de cuerpo completo + eslinga con absorbedor	ANSI Z359 / Res. 4272/2021
Golpes / aplastamiento	Pies	Botas con puntera de seguridad	ASTM F2413
Proyección de partículas	Ojos	Gafas de seguridad	ANSI Z87.1

Soldador

Peligro	Parte del cuerpo	EPP	Norma / referencia
Radiación / chispas	Cara y ojos	Careta para soldar con filtro adecuado	ANSI Z87.1
Humos metálicos	Vías respiratorias	Respirador para humos de soldadura	NIOSH
Quemaduras	Manos y cuerpo	Guantes y delantal en carnaza	NTC / ficha fabricante
Ruido	Oídos	Protección auditiva	ANSI S3.19

Aseo y servicios generales

Peligro	Parte del cuerpo	EPP	Norma / referencia
Químicos de limpieza	Manos	Guantes de nitrilo/caucho	Ficha técnica del fabricante
Salpicaduras	Ojos	Monogafas	ANSI Z87.1
Pisos húmedos	Pies	Botas antideslizantes	ASTM F2413
Vapores / olores	Vías respiratorias	Tapabocas / respirador según agente	NIOSH

Eléctrico, salud y motorizado (resumen)

Cargo	Peligro principal	EPP clave
Técnico eléctrico	Contacto eléctrico / arco	Guantes dieléctricos, casco clase E, botas dieléctricas, ropa antiflama
Personal de salud	Riesgo biológico	Guantes, tapabocas/respirador N95, monogafas o careta, bata
Motorizado / domicilios	Accidente de tránsito	Casco certificado, guantes, chaqueta y elementos reflectivos

Entrega, uso y reposición de EPP

La matriz define el "qué"; la gestión diaria define el "cómo se demuestra". Estos son los cuatro registros que no pueden faltar:

• Registro de entrega con firma del trabajador. Cada entrega debe quedar soportada con fecha, elemento entregado y firma de quien recibe. Es la evidencia principal ante la ARL o el inspector.
• Capacitación en uso y cuidado. No basta entregar: hay que capacitar en cómo se usa, se ajusta, se limpia y se almacena cada EPP, y dejar registro de esa capacitación (Res. 0312/2019).
• Criterios de reposición. Se repone por vencimiento de vida útil, por desgaste o por daño. Un EPP roto o vencido no protege: la matriz debe disparar la reposición a tiempo.
• Inspección periódica. Verifica que los elementos estén en buen estado y que se usen. Documenta las inspecciones y las acciones cuando algo falla.

Errores frecuentes al hacer la matriz de EPP

• Copiar una matriz genérica sin partir del IPEVR. Si el EPP no responde a tus peligros reales, no protege ni sirve como evidencia.
• Confundir EPP con dotación. Entregar uniformes y creer que se cumplió con la protección personal.
• Omitir la norma técnica o la certificación. Un EPP no certificado puede no cumplir su función.
• No definir vida útil ni reposición. Se termina usando EPP vencido o deteriorado.
• Entregar sin firma ni capacitación. Sin registro, para el inspector es como si nunca lo hubieras entregado.
• No actualizar la matriz. Cambian las tareas, entran nuevos riesgos y la matriz queda desactualizada.

Del Excel al control digital con Verifty

El Excel de esta página es un excelente punto de partida y te resuelve el documento. Pero el reto real no es hacer la matriz una vez, sino mantenerla viva: saber quién tiene EPP vencido, qué entregas faltan por firmar y a quién hay que reponerle esta semana. Cuando tienes decenas o cientos de trabajadores, esa trazabilidad en hojas de cálculo se vuelve inmanejable.

Con el software SST de Verifty llevas el control de entrega de EPP con firma digital, alertas automáticas de vencimiento y reposición, y evidencia lista para auditoría, todo conectado con tu matriz de peligros. Y si controlas personal externo, el módulo de seguimiento de contratistas te ayuda a verificar que sus EPP y su SG-SST estén al día, como lo exige la Circular 029/2020.