Formato en Word

Modelo de Acta de Reunión SST y COPASST (Word)

Plantilla para documentar decisiones y compromisos. Fundamental para evidenciar la gestión del COPASST, Comité de Convivencia y la Gerencia.

Las reuniones son el motor de la gestión, pero sin un acta, son solo conversaciones informales. Este Modelo de Acta de Reunión es la herramienta formal para registrar las decisiones tomadas en tu SG-SST. Obligatoria para documentar las sesiones mensuales del COPASST, las reuniones trimestrales del Comité de Convivencia y la Revisión por la Dirección, asegurando que quede evidencia legal de la participación y los compromisos adquiridos (Art. 2.2.4.6.8 y 2.2.4.6.12 del Decreto 1072).

¿Qué contiene esta herramienta?

El documento en Word ofrece una estructura profesional lista para usar:

Control de Quórum y Asistencia: Sección para listar a los participantes y verificar si se cuenta con el número mínimo de miembros para tomar decisiones válidas.
Agenda Estándar de Gestión: Orden del día predefinido que incluye puntos críticos como "Revisión de compromisos anteriores" y "Análisis de Indicadores", evitando que la reunión pierda el foco.
Matriz de Tareas y Compromisos: Tabla final para asignar claramente el "Qué", "Quién" y "Cuándo" de las nuevas tareas, cerrando el ciclo de responsabilidad.

Beneficios de usar este formato:

✅ Evidencia de Auditoría: Es el primer documento que pide un auditor para verificar si los comités están funcionando y si la Gerencia está involucrada.
✅ Trazabilidad de la Gestión: Permite hacer seguimiento a tareas pendientes de meses anteriores, evitando que los temas importantes se olviden.
✅ Formalidad Legal: Al estar firmada, convierte los acuerdos verbales en obligaciones contractuales y soportes jurídicos ante una investigación.

Instrucciones: Designa siempre a un secretario para diligenciar el acta en tiempo real. Al finalizar, imprímela y asegúrate de recolectar las firmas de todos los asistentes antes de archivarla.