Reporte de mantenimiento de equipo

El reporte de mantenimiento es la evidencia de que un equipo fue intervenido: qué se le hizo, con qué repuestos, quién lo hizo y si quedó apto para operar. Cubre tanto el mantenimiento preventivo programado como el correctivo que nace de una falla o de un hallazgo de inspección. Es el documento que cierra el ciclo entre "se detectó una novedad" y "el equipo volvió a servicio".

Qué exige la norma

El Decreto 1072 de 2015 exige que el empleador realice el mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas de acuerdo con los informes de inspección y los manuales del fabricante, y que conserve la evidencia. La Resolución 2400 de 1979 refuerza la obligación de mantener en buen estado la maquinaria, las guardas y los dispositivos de seguridad, y de no operar equipos con protecciones retiradas.

La Resolución 0312 de 2019 evalúa este punto dentro del estándar de gestión de peligros y riesgos: en la verificación se piden los soportes de mantenimiento preventivo y correctivo. Responde el área de mantenimiento por ejecutar y documentar; el responsable de SST por verificar que los equipos críticos estén cubiertos y que las fallas repetidas escalen a la matriz de peligros. La firma del supervisor es la que autoriza la vuelta a operación.

Qué trae el formato

Está organizado igual que se hace el trabajo, sección por sección:

• Datos del mantenimiento — Técnico responsable, Fecha del mantenimiento, Tipo de mantenimiento.
• Por equipo intervenido — Tipo de trabajo realizado, Descripción detallada de los trabajos, Repuestos o materiales utilizados, Costo de repuestos (COP) y 3 campos más.
• Cierre — Observaciones generales, Firma del técnico, Firma del supervisor.

Cómo se diligencia

1. Identifica el equipo por su código de inventario, no por el nombre común. "Compresor" no sirve cuando hay seis; el código es lo que amarra el reporte con la hoja de vida del equipo.
2. Marca el tipo de mantenimiento: preventivo programado, correctivo por falla, predictivo o de emergencia. De ese dato salen los indicadores de disponibilidad y de proporción preventivo sobre correctivo.
3. Describe el trabajo en términos verificables: qué se desmontó, qué se midió, qué valores dieron y contra qué referencia del fabricante. "Se hizo mantenimiento general" no es una descripción.
4. Lista los repuestos y materiales con cantidad y costo. Si se cambió una pieza de seguridad —guarda, paro de emergencia, válvula de alivio— déjalo escrito de forma explícita.
5. Registra el tiempo de parada del equipo y la hora de entrega. Ese dato es el insumo del indicador de disponibilidad y del costo de la parada.
6. Deja las observaciones sobre lo que quedó pendiente o lo que se debe vigilar en el próximo mantenimiento, con fecha sugerida.
7. Cierra con firma del técnico y firma del supervisor que recibe. Sin la segunda firma el equipo no se libera a operación.

Errores comunes

• Reportes sin código de equipo. En auditoría no se puede trazar el historial de esa máquina y el soporte pierde valor.
• Descripciones genéricas tipo "se revisó y quedó funcionando". No permiten saber si se siguió el manual del fabricante ni comparar con la intervención anterior.
• Registrar solo el correctivo. Cuando el 90 por ciento de los reportes son por falla, lo que muestra el archivo es que no hay plan preventivo.
• Liberar el equipo con firma del técnico únicamente. El que opera necesita que alguien distinto de quien intervino certifique que quedó seguro.
• No cerrar el hallazgo que originó el correctivo. La inspección que reportó la falla queda abierta para siempre aunque el equipo ya esté arreglado.

Frecuencia y archivo

El preventivo se ejecuta según el cronograma anual de mantenimiento, por calendario o por horas de uso, lo que se cumpla primero; el correctivo se reporta el mismo día de la intervención. Firma el técnico que ejecuta y el supervisor que recibe el equipo. El reporte se archiva en la hoja de vida del equipo, junto con la factura del repuesto y el certificado del proveedor cuando la intervención la hizo un tercero. El Decreto 1072 de 2015 obliga a conservar los documentos del SG-SST de forma legible, identificable y accesible; para equipos críticos conviene guardarlos durante toda la vida útil del equipo más el periodo que fije la tabla de retención, porque el historial completo es lo que sustenta la decisión de dar de baja una máquina.