Decreto 1072: Checklist Completo para Auditorías SST [2026]
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El Decreto 1072 de 2015 es el marco normativo que consolida las obligaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) en Colombia. Para 2026, las auditorías del Ministerio del Trabajo se apoyan en fiscalización digital y en la verificación de que las empresas no solo tengan documentación, sino evidencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) operativo y en mejora continua.
Este artículo te entrega un checklist completo basado en el Decreto 1072 y en la práctica inspectora reciente: documentos obligatorios, capacitaciones, matriz de riesgos, investigación de accidentes, indicadores de gestión y sanciones por incumplimiento. Incluye una sección sobre cómo el software SST facilita el cumplimiento y un bloque de preguntas frecuentes para resolver dudas habituales. El objetivo es que puedas preparar tu empresa para una auditoría y alinear tu operación con la normativa vigente. Tanto si eres responsable de SST, gerente de operaciones o representante legal, tener claro qué exige el Decreto 1072 y cómo demostrarlo reduce el riesgo de multas y refuerza la cultura de prevención en tu organización. A continuación encontrarás cada bloque desarrollado con enfoque práctico y un checklist que puedes usar como guía antes de cualquier visita del Ministerio del Trabajo.
¿Qué es el Decreto 1072?
El Decreto 1072 de 2015, o Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, unificó en un solo cuerpo las normas del trabajo, la seguridad social y la seguridad y salud en el trabajo. En materia de SST, establece las bases del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que toda empresa debe implementar según su actividad económica y nivel de riesgo.
Junto con la Resolución 0312 de 2019 (estándares mínimos), el Decreto 1072 define qué documentos, procesos e indicadores debe tener la organización para demostrar cumplimiento ante el Ministerio del Trabajo y las ARL. No es opcional: es obligación legal para empleadores y contratantes. Su incumplimiento puede derivar en multas, órdenes de mejoramiento y, en casos graves, cierre temporal o suspensión de actividades. Conocer su estructura y los capítulos que afectan directamente a la SST es el primer paso para alinear tu empresa y preparar cualquier auditoría. En este artículo nos enfocamos en los requisitos de SST; el decreto también reglamenta otras materias laborales y de seguridad social que tu área de talento humano y tu ARL deben tener en cuenta.
Documentos obligatorios
Bajo el Decreto 1072 y la Resolución 0312, los documentos que el inspector suele solicitar incluyen: política de SST firmada por el representante legal y divulgada a los trabajadores; plan de trabajo anual del SG-SST con cronograma, responsables y recursos; matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos (IPVR) actualizada; matriz legal con las normas aplicables y evidencias de cumplimiento; autoevaluación de estándares mínimos reportada en la plataforma del Ministerio (SGRL); evidencia de afiliación y pago de seguridad social (PILA) de todo el personal, incluyendo contratistas cuando aplique; plan de capacitación con cronograma y registros de asistencia; registros de entrega de EPP firmados y con ficha técnica; actas del comité paritario o vigía de SST; plan de emergencias y acta del último simulacro; y reportes de investigación de accidentes e incidentes con planes de acción.
Tener estos documentos ordenados, fechados y accesibles es la base para superar una auditoría. La recomendación es centralizarlos en un repositorio digital (por ejemplo, un software SST) para poder presentarlos de forma ágil cuando el Ministerio lo solicite y para evitar hallazgos por documentación inexistente o desordenada. En las visitas recientes, los inspectores suelen pedir tanto la política como el plan anual y la matriz de riesgos en los primeros minutos; tenerlos a mano en formato digital acelera la revisión y transmite orden y control del SG-SST.
Capacitaciones requeridas
El Decreto 1072 y la Resolución 0312 exigen que el empleador capacite a los trabajadores en los riesgos de su puesto y en las medidas de prevención y control. El plan de capacitación debe estar documentado, con temas acordes a la matriz de riesgos y a la actividad económica.
Se deben conservar listas de asistencia, evidencia de evaluaciones de conocimiento y, cuando aplique, certificados. Para trabajo en alturas, espacios confinados o manejo de sustancias químicas, suelen exigirse capacitaciones específicas y certificaciones vigentes. La falta de evidencia de capacitación es uno de los hallazgos más frecuentes en auditorías; por eso es clave centralizar registros, fechas y soportes en un solo sistema que permita demostrar cumplimiento ante el Ministerio. Un software de capacitaciones SST que registre asistencias, evaluaciones y vencimientos te ayuda a no dejar este punto al azar. La inducción y reinducción también forman parte de las obligaciones: todo trabajador debe recibir capacitación al ingresar y cuando cambien sus funciones o los riesgos de su puesto. Documentar ambas evita hallazgos en auditoría.
Matriz de riesgos
La matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos (IPVR), alineada con la GTC 45, es el corazón del SG-SST. Debe cubrir todos los puestos de trabajo y procesos, estar actualizada cuando cambien las actividades o los equipos, y derivar en controles y planes de acción.
El inspector verificará que la matriz exista, que esté firmada o respaldada por el responsable SST, y que de ella se desprendan las capacitaciones, la entrega de EPP y los procedimientos de la empresa. Una matriz desactualizada o que no cubra la operación real se considera un incumplimiento grave. Mantenerla en un formato digital que permita versionado y trazabilidad facilita las auditorías y la mejora continua, y reduce el riesgo de hallazgos por documentación obsoleta.
Investigación de accidentes
Todo accidente de trabajo y todo incidente con potencial de daño debe ser investigado. El Decreto 1072 y la normativa de ARL exigen reportes de investigación con metodología definida, causas identificadas y planes de acción con responsables y fechas. Esos reportes deben estar disponibles para el Ministerio y la ARL.
La ausencia de investigaciones o de planes de acción es un hallazgo que puede asociarse a sanciones y a responsabilidad patronal. Además, las ARL suelen solicitar los reportes para el registro estadístico y para el seguimiento de las empresas. Un software SST que centralice el registro de eventos, la investigación y el seguimiento de acciones correctivas ayuda a demostrar debida diligencia y a reducir el riesgo legal ante una auditoría o un proceso de responsabilidad.
Indicadores de gestión
El SG-SST debe medirse. Los indicadores de gestión típicamente revisados incluyen: tasa de frecuencia de accidentes de trabajo, tasa de severidad, índice de mortalidad, prevalencia e incidencia de enfermedad laboral, y ausentismo por causa médica. Estos datos deben estar documentados, actualizados y alineados con los reportes que la empresa envía a la ARL y al Ministerio.
La coherencia entre lo reportado en plataformas oficiales y la documentación interna es cada vez más exigida por los inspectores en el marco de la fiscalización digital. Tener dashboards y reportes generados desde un mismo sistema reduce errores de digitación y mejora la credibilidad ante una auditoría. Además, los indicadores bien llevados permiten tomar decisiones de prevención basadas en datos y demostrar mejora continua, algo que el Decreto 1072 y la Resolución 0312 valoran.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento del Decreto 1072 y de la normativa SST puede derivar en multas (en salarios mínimos mensuales legales vigentes, SMMLV), órdenes de mejoramiento con plazos, cierre temporal de establecimientos cuando exista peligro inminente, e incluso suspensión o cancelación de actividades en casos de reincidencia o gravedad.
La falta de afiliación a seguridad social, la no entrega de EPP o la obstrucción a la labor inspectora (por ejemplo, no presentar documentación) pueden acarrear sanciones muy altas. La mejor estrategia es prevenir: documentar todo, mantener evidencias digitales y contar con un SG-SST operativo antes de que llegue una inspección. Invertir en organización documental y en un sistema que permita responder con rapidez suele ser mucho más económico que enfrentar multas y daño reputacional. Recuerda que las sanciones se aplican por cada hecho constitutivo de infracción; acumular varios hallazgos en una misma visita puede multiplicar el monto de las multas, por lo que abordar el cumplimiento de forma integral y preventiva es la mejor opción.
Checklist descargable (PDF)
Para preparar tu auditoría con orden, puedes usar un checklist que agrupe los requisitos del Decreto 1072 y la Resolución 0312. Incluye: política SST; plan de trabajo anual; matriz de riesgos (IPVR); matriz legal; autoevaluación de estándares mínimos; evidencia PILA; plan y registros de capacitación; entrega de EPP; actas COPASSO/vigía; plan de emergencias y simulacro; investigaciones de accidentes/incidentes; indicadores de gestión; exámenes médicos ocupacionales; y plan de mejora derivado de la autoevaluación.
Marca cada ítem cuando esté listo y con evidencia disponible. Incluye en el checklist una columna para la ruta del archivo o el módulo del software donde está guardada la evidencia, así cualquier persona autorizada puede localizar el soporte en poco tiempo. Si prefieres un PDF listo para imprimir o compartir con tu equipo, puedes solicitarlo a través de nuestra página de recursos o agendando una demo; en la demo te mostramos cómo Verifty te ayuda a cumplir cada punto del checklist con evidencia digital, de modo que no dependas solo de listas en papel sino de un sistema que centraliza y genera reportes de cumplimiento.
Cómo el software ayuda
Un software SST como Verifty centraliza la documentación, los formatos digitales, las capacitaciones, el inventario de EPP, la verificación de contratistas y los reportes en una sola plataforma. Eso permite: (1) tener todos los documentos obligatorios del Decreto 1072 en un solo lugar, listos para mostrar en una auditoría; (2) generar reportes de cumplimiento y estándares mínimos de forma ágil; (3) mantener alertas de vencimiento para matrices, capacitaciones y certificaciones; (4) registrar investigaciones de accidentes y planes de acción con trazabilidad; y (5) demostrar coherencia entre lo que reportas al Ministerio y la evidencia interna.
La digitalización no sustituye la gestión, pero reduce el riesgo de hallazgos por documentación desordenada o inexistente y te ayuda a priorizar la prevención real. Si quieres ver cómo se aplica a tu operación, puedes visitar nuestra landing de software SST o agendar una demo gratuita para que te muestren los módulos alineados al Decreto 1072 y a la Resolución 0312.
Preguntas frecuentes sobre el Decreto 1072
¿El Decreto 1072 aplica a todas las empresas?
Sí. Todas las empresas que tengan trabajadores bajo contrato de trabajo están obligadas a implementar el SG-SST según el Decreto 1072 y la Resolución 0312. El alcance y la profundidad pueden variar según el tamaño y el nivel de riesgo de la actividad, pero la obligación es general.
¿Cada cuánto debo actualizar la matriz de riesgos?
La matriz de riesgos debe actualizarse cuando cambien las condiciones de trabajo, los procesos, los equipos o la legislación aplicable, y al menos cuando se identifiquen nuevos peligros o se requiera revisar los controles. En la práctica, muchas empresas la revisan anualmente y ante cualquier cambio significativo.
¿Qué pasa si no reporté la autoevaluación de estándares mínimos a tiempo?
El reporte en la plataforma del Ministerio (SGRL) es obligatorio dentro del periodo que la entidad habilita cada año. No reportar puede ser objeto de seguimiento en una auditoría y puede sumar a otros hallazgos. Conviene regularizar el reporte y conservar la constancia; si ya pasó el plazo, consulta con tu ARL o con el Ministerio las opciones de actualización.
¿Las multas por incumplimiento del Decreto 1072 tienen tope?
Las sanciones se expresan en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Según la gravedad y el tipo de incumplimiento, pueden ir desde pocos SMMLV hasta cifras muy altas (por ejemplo, hasta 1000 SMMLV en casos de obstrucción a la inspección). La ley laboral colombiana prevé multas progresivas y medidas correctivas; el tope depende del tipo de falta.
¿Puedo usar un software SST para cumplir el Decreto 1072?
Sí. El Decreto 1072 no exige un soporte en papel; exige que tengas un SG-SST implementado y que puedas demostrarlo con evidencias. Un software SST bien utilizado te ayuda a centralizar documentos, formatos, capacitaciones, EPP e investigaciones, y a generar reportes y alertas que facilitan el cumplimiento y la preparación para auditorías.
¿Listo para alinear tu SG-SST al Decreto 1072?
Con Verifty centralizas documentos, capacitaciones, matriz de riesgos e investigaciones en una sola plataforma. Prepara tu auditoría con evidencia digital y menos estrés.
