Plataforma abierta: Cómo reportar los Estándares Mínimos (reporte 2025) en el SGRL

El Ministerio del Trabajo informa que el reporte correspondiente al año 2025 en la plataforma del Sistema de Gestión de Riesgos Laborales (SGRL) estará habilitado desde el 1 de marzo hasta el 20 de octubre de 2026. Conforme a la Resolución 0312 de 2019, todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad económica, deben registrar su autoevaluación de Estándares Mínimos en la plataforma oficial del Fondo de Riesgos Laborales dentro de ese periodo.

No se trata solo de un trámite administrativo: es una obligación legal que permite al Ministerio monitorear el cumplimiento de los estándares de seguridad y salud de los trabajadores a nivel nacional. La circular correspondiente al período 2025 se encuentra en proceso de elaboración y será divulgada por los canales oficiales. En este artículo repasamos plazos, pasos y buenas prácticas para un reporte exitoso.

¿Qué son los Estándares Mínimos y por qué debes reportarlos?

Los Estándares Mínimos son los criterios que la Resolución 0312 de 2019 definió para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Incluyen, entre otros, la existencia y actualización de la política SST, la matriz de riesgos, el plan de trabajo anual, la autoevaluación, la capacitación, la entrega de EPP y el funcionamiento del comité o vigía de SST.

Cada año las empresas deben:

1. Autoevaluarse frente a esos estándares.
2. Registrar el resultado en la plataforma del SGRL dentro del periodo que habilite el Ministerio (para el reporte 2025: del 1 de marzo al 20 de octubre de 2026).
3. Conservar la constancia de reporte como soporte ante futuras auditorías e inspecciones.

El incumplimiento del reporte puede ser objeto de seguimiento y sanción en auditorías del Ministerio del Trabajo, por lo que conviene no dejar el trámite para el último día.

Pasos para reportar en la plataforma SGRL

1. Verifica el periodo de reporte. El reporte correspondiente al año 2025 estará habilitado desde el 1 de marzo hasta el 20 de octubre de 2026. Fuera de esas fechas la opción de reporte para ese ejercicio no estará disponible.

2. Ingresa al portal oficial del Ministerio con tus credenciales de usuario del SGRL.
   Enlace: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/Autenticacion/Autenticacion

3. Consulta la ayuda oficial. El Ministerio ha actualizado el material gráfico del sistema; se recomienda revisar los videos y el apartado de preguntas frecuentes (FAQ) en la opción AYUDA AUDIOVISUAL dentro de la plataforma, para orientar y facilitar el adecuado uso del sistema.

4. Carga los resultados de tu autoevaluación según los estándares mínimos. Asegúrate de que los datos coincidan con la evidencia que tienes en tu empresa (plan de trabajo, matriz de riesgos, capacitaciones, EPP, actas de comité, etc.). La circular del período 2025 se encuentra en elaboración y será publicada oportunamente por los canales oficiales del Ministerio.

5. Revisa y envía el reporte. Una vez finalizado el proceso, la plataforma generará la constancia de reporte, que debes conservar como respaldo ante auditorías y como base para la planeación del SG-SST.

Si tu empresa aún no tiene usuario en el SGRL, es necesario realizar el registro previo en el sitio del Ministerio del Trabajo / Fondo de Riesgos Laborales según la normativa vigente.

Por qué no conviene depender de registros manuales a última hora

Dejar el reporte para el final del plazo tiene riesgos claros:

• Inconsistencias: Si los números que cargas no coinciden con actas, listas de asistencia o registros de entrega de EPP, puedes generar hallazgos en una futura auditoría.
• Falta de soporte: Si el Ministerio o un inspector piden evidencias (capacitaciones, inspecciones, entrega de EPP), necesitas tenerlas organizadas y fechadas.
• Estrés operativo: Concentrar todo en los últimos días aumenta errores y omisiones.

La recomendación es mantener durante el año las evidencias digitales de:

• Capacitaciones (cronograma, asistencias, evaluaciones).
• Inspecciones y listas de chequeo.
• Entrega de EPP (registros firmados, fichas técnicas).
• Actas de COPASSO o vigía de SST.
• Plan de trabajo anual y matriz de riesgos actualizada.

Con esa base, al momento de reportar en el SGRL solo tendrás que consolidar información que ya existe y está ordenada, y la constancia de reporte reflejará la realidad de tu gestión.

Resumen

• El reporte correspondiente al año 2025 en la plataforma del SGRL estará habilitado del 1 de marzo al 20 de octubre de 2026.
• La circular del período 2025 está en proceso de elaboración y será divulgada por los canales oficiales del Ministerio.
• Acceso: SGRL – Autenticación. Dentro de la plataforma, usa la opción AYUDA AUDIOVISUAL (videos y FAQ) para guiarte.
• Guarda la constancia de reporte y respáldala con evidencias (capacitaciones, inspecciones, EPP) para estar preparado ante cualquier auditoría.

Tener las evidencias digitalizadas y organizadas no solo facilita el reporte: es la mejor forma de demostrar que tu SG-SST cumple con los estándares mínimos y de reducir el riesgo ante una inspección del Ministerio del Trabajo.