Cronograma SG-SST: ninguna actividad vence sin evidencia de ejecución
Programa todas las actividades del SG-SST en un calendario digital con alertas automáticas. Adjunta evidencias de ejecución, mide el porcentaje de cumplimiento y cumple los Estándares 17, 18 y 19 de la Resolución 0312/2019 con trazabilidad completa para auditorías del Ministerio de Trabajo.
El problema que conoces muy bien
El cronograma en Excel sin alertas: en diciembre descubres que no ejecutaste el 40% de las actividades
Enero: elaboras el cronograma anual del SG-SST con todas las actividades bien distribuidas en el año. Febrero: ejecutas algunas. Marzo: el trabajo del día a día absorbe todo el tiempo. Abril: te olvidaste de revisar el Excel. Agosto: alguien pregunta cómo van los exámenes médicos periódicos. Diciembre: abres el cronograma y encuentras que el 40% de las actividades están marcadas como "pendientes" desde el primer trimestre.
Sin alertas, sin seguimiento automático, sin evidencias adjuntas, el cronograma en Excel es solo una promesa que nadie cumple. Y cuando el auditor del Ministerio de Trabajo pregunta por la ejecución del cronograma del año, la respuesta honesta es que no hay manera de demostrarlo.
- ✗Cronograma en Excel que nadie revisa y sin alertas de vencimiento
- ✗Actividades marcadas como ejecutadas sin ninguna evidencia que lo demuestre
- ✗Sin porcentaje de cumplimiento: no sabes cuánto llevas del año hasta diciembre
- ✗Incumplimiento de los Estándares 17 y 18 de la Resolución 0312/2019 sin saberlo
Todo el cronograma SST gestionado en una sola plataforma
Desde la planificación de enero hasta el reporte de cumplimiento de diciembre. El módulo de Cronograma de Verifty garantiza que cada actividad se ejecute con evidencia y cumplas los Estándares 17, 18 y 19 de la Resolución 0312/2019.
Planificación anual de todas las actividades SST
Programa en un solo calendario todas las actividades del SG-SST: capacitaciones obligatorias, inspecciones de seguridad, caminatas, reuniones del COPASST, exámenes médicos periódicos, simulacros de evacuación, auditorías internas y jornadas de salud. Todas con fecha, responsable y periodicidad definida desde el inicio del año.
Alertas automáticas de vencimiento
El sistema notifica al responsable y al especialista SST cuando una actividad está próxima a ejecutarse o cuando ya venció sin registro de ejecución. Las alertas se envían por correo y en la plataforma. Sin necesidad de revisar el cronograma manualmente cada semana para no olvidar nada.
Evidencias adjuntas a cada actividad ejecutada
Al marcar una actividad como ejecutada, el responsable adjunta la evidencia correspondiente: lista de asistencia firmada de la capacitación, acta de la reunión del COPASST, reporte de la inspección, resultado de los exámenes médicos o fotos del simulacro. La evidencia queda vinculada a la actividad del cronograma de forma permanente.
Porcentaje de cumplimiento del cronograma en tiempo real
El dashboard del cronograma muestra el porcentaje de actividades ejecutadas vs. programadas en el mes, el trimestre y el año. Es exactamente el indicador que solicitan la Resolución 0312/2019 y los auditores del Ministerio de Trabajo: ¿cuántas de las actividades que programaste en enero realmente las hiciste en diciembre?
Del cronograma planeado al reporte de cumplimiento: 3 pasos
El módulo de Cronograma de Verifty cierra el ciclo entre lo que planeas en enero y lo que demuestras en diciembre. Con evidencias reales, no con celdas pintadas de verde en un Excel.
1. Define las actividades del año
Al inicio del año (o cuando implementes Verifty), ingresa todas las actividades del SG-SST al cronograma: el tipo de actividad, la frecuencia (mensual, trimestral, semestral, anual), el responsable de ejecución, el área o sede y los recursos estimados. Puedes usar las plantillas de cronograma por nivel de riesgo que incluye la plataforma, alineadas con la Resolución 0312/2019.
2. Ejecuta con evidencias adjuntas
A medida que cada actividad se ejecuta, el responsable la marca como cumplida en la plataforma y adjunta la evidencia del cumplimiento: lista de asistencia, acta, reporte, certificado o foto. La fecha real de ejecución queda registrada automáticamente. Si hay desviaciones (la actividad se ejecutó tarde o con diferente alcance), se registra la justificación.
3. Reporta el % de cumplimiento
El módulo genera automáticamente el reporte de cumplimiento del cronograma por período, mostrando las actividades ejecutadas, las pendientes, las vencidas y las justificadas. Este reporte es exactamente el que solicita el Estándar 17 de la Resolución 0312/2019 y el que necesitas para la revisión anual del SG-SST por la alta dirección.
Lo que el auditor de MinTrabajo realmente busca
Porcentaje de cumplimiento del cronograma: el indicador que define si apruebas o no la auditoría
La Resolución 0312/2019 en su ciclo Hacer (Estándar 18) evalúa la ejecución del Plan de Trabajo Anual. El auditor no solo quiere ver que tenías un cronograma: quiere ver cuántas de esas actividades realmente las ejecutaste y con qué evidencias. Un cronograma al 50% de ejecución sin justificación de las actividades no ejecutadas es una no conformidad mayor.
- →Dashboard de cumplimiento mensual: ve en tiempo real el porcentaje de actividades ejecutadas vs. programadas en el mes y en el acumulado del año. Detecta el rezago antes de que se vuelva un problema de auditoría.
- →Justificación de actividades no ejecutadas: cuando una actividad no se puede ejecutar en la fecha programada, se registra la justificación y la nueva fecha. El auditor puede ver que hay una razón válida y que el compromiso está reprogramado.
- →Historial de actividades ejecutadas: cada actividad ejecutada tiene su fecha real, su responsable y su evidencia adjunta. El historial es inmutable: no se puede modificar retroactivamente.
- →Reporte para auditorías en PDF: genera el consolidado del cronograma del año en un reporte profesional, listo para presentar ante el Ministerio de Trabajo, la ARL o una certificadora ISO 45001.
Tipos de actividades que puedes programar en el cronograma
El cronograma SST cubre todas las actividades que exige la Resolución 0312/2019 y el Decreto 1072/2015. Cada tipo de actividad tiene su propia evidencia requerida al momento de marcarla como ejecutada.
Capacitaciones y Formación
Inducción SST, reinducción anual, capacitaciones específicas por riesgo, formación a brigada y COPASST. Evidencia requerida: lista de asistencia firmada y material de formación.
Resolución 0312 Estándar 6 y 11
Reuniones del COPASST
Reuniones mensuales del Comité Paritario de SST o del Vigía SST, según el tamaño de la empresa. Evidencia requerida: acta de reunión firmada por todos los asistentes.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.11
Inspecciones Programadas
Inspecciones de seguridad general, EPP, equipos, vehículos e instalaciones según la periodicidad definida en el programa de inspecciones del SG-SST.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.24
Exámenes Médicos
Periódicos de seguimiento, de egreso y de reingreso. Evidencia requerida: certificado de aptitud médica laboral emitido por médico con licencia en SST.
Resolución 2346/2007 MinProtección
Simulacros de Evacuación
Al menos uno al año para todas las sedes. Evidencia requerida: acta del simulacro, lista de asistencia, registro fotográfico y evaluación de la respuesta de emergencia.
Resolución 256/2014 / Plan de Emergencias
Auditoría Interna del SG-SST
Al menos una vez al año. Evidencia requerida: programa de auditoría, lista de verificación utilizada, informe de auditoría con hallazgos y planes de acción derivados.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.33
Preguntas frecuentes sobre el Cronograma SG-SST
Todo lo que necesitas saber antes de digitalizar el cronograma de actividades de tu SG-SST con Verifty.
La Resolución 0312/2019 establece los Estándares Mínimos del SG-SST según el nivel de riesgo de la empresa. El cronograma anual debe incluir, como mínimo:
- Capacitaciones y formación: inducción SST de nuevos trabajadores, reinducción anual de toda la planta, capacitaciones específicas por riesgo (alturas, eléctrico, químico, trabajo en caliente), formación a la brigada de emergencias y al COPASST.
- Inspecciones programadas: de instalaciones, EPP, equipos, vehículos y condiciones de trabajo, con la frecuencia que corresponda al nivel de riesgo de la empresa.
- Reuniones del COPASST o Vigía SST: mínimo una vez al mes según el Artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072/2015. Con acta firmada como evidencia.
- Exámenes médicos: periódicos de seguimiento, de egreso y de reingreso, según los perfiles de cargo y los riesgos de exposición.
- Simulacros de evacuación: al menos uno al año para todas las sedes según la Resolución 256/2014 y el Plan de Emergencias.
- Auditoría interna del SG-SST: al menos una vez al año según el Artículo 2.2.4.6.33 del Decreto 1072/2015.
- Revisión por la alta dirección: al menos una vez al año el gerente o representante legal debe revisar el desempeño del SG-SST.
El Estándar 17 de la Resolución 0312/2019 hace parte del ciclo Planear del SG-SST y evalúa que la empresa tenga un "Plan de trabajo anual del SG-SST firmado por el empleador y el responsable del SG-SST que contenga los objetivos, metas, actividades, responsables, recursos y cronograma de actividades".
El peso específico del Estándar 17 en la calificación total del SG-SST es de 2 puntos sobre 100. No cumplirlo no solo resta puntos: si el puntaje total está por debajo del 60%, la empresa queda clasificada en "Crítico" y puede recibir visita del Ministerio de Trabajo con posibilidad de sanción.
Verifty cumple el Estándar 17 con el módulo de Cronograma, que genera el Plan de Trabajo Anual (PAT) digital con todos los campos requeridos: objetivos, metas, actividades, responsables, recursos estimados y cronograma mensualizado. El documento puede exportarse en PDF con la firma del responsable del SG-SST y del empleador.
Es una confusión muy común. Técnicamente son dos documentos relacionados pero distintos:
- Plan Anual de Trabajo (PAT): es el documento estratégico del SG-SST que define los objetivos del año, las metas medibles, las actividades para alcanzar esas metas, los recursos necesarios (humanos, técnicos y económicos) y los indicadores de seguimiento. Es firmado por el empleador y el responsable SST. Corresponde al Estándar 17 de la Resolución 0312/2019.
- Cronograma: es el componente temporal del PAT: establece en qué mes o semana se va a ejecutar cada actividad, con frecuencia y responsable. Sin cronograma, el PAT es solo un listado de buenas intenciones sin fechas de compromiso.
En Verifty, el módulo de Cronograma y el de Plan Anual de Trabajo están integrados: las actividades del PAT se convierten automáticamente en actividades del cronograma con sus fechas y responsables. No tienes que gestionar dos documentos separados.
Las consecuencias dependen del grado de incumplimiento y del contexto. Pero en términos generales, incumplir el cronograma SST documentado implica:
- Pérdida de puntos en la autoevaluación de Estándares Mínimos: el Estándar 18 de la Resolución 0312/2019 evalúa la ejecución del PAT. Si programaste 12 capacitaciones y solo ejecutaste 6, el estándar no se cumple y pierdes 3 de los 3 puntos asignados.
- Clasificación en estado Crítico del SG-SST: si el incumplimiento es generalizado y el puntaje total cae por debajo del 60%, la empresa queda en estado Crítico, debe reportarlo a MinTrabajo y puede recibir una visita de control.
- Multas del Ministerio de Trabajo: si en la visita se comprueba incumplimiento del Decreto 1072/2015 por falta de ejecución del programa de SST, las multas pueden llegar hasta 500 SMMLV según el Artículo 2.2.4.11.7.
- Responsabilidad ante accidentes: si ocurre un accidente en un área donde se había programado una capacitación o inspección que no se ejecutó, el incumplimiento del cronograma agrava la responsabilidad patronal.
Con Verifty, el porcentaje de cumplimiento del cronograma está siempre visible. Si en junio estás al 45% de ejecución cuando deberías estar al 50%, el dashboard lo muestra y puedes tomar acciones correctivas antes de que llegue el auditor.
Esta es la pregunta del millón. Programar el cronograma es relativamente fácil: cualquiera puede hacer un Excel con actividades para todo el año. Lo que el auditor del Ministerio de Trabajo realmente evalúa es la evidencia de ejecución: que las actividades no solo estaban planeadas, sino que realmente ocurrieron con las personas correctas, en las fechas comprometidas y con los resultados esperados.
Las evidencias que debe tener cada tipo de actividad son:
- Capacitaciones: lista de asistencia firmada, presentación o material didáctico utilizado, evaluación de aprendizaje (si aplica) y nombre del capacitador.
- Reuniones COPASST: acta de reunión firmada por todos los asistentes con los temas tratados, acuerdos y compromisos.
- Inspecciones: reporte de inspección con ítems verificados, hallazgos y plan de acción generado.
- Simulacros: acta del simulacro, lista de participantes, registro fotográfico y evaluación de la respuesta.
- Exámenes médicos: concepto de aptitud médica firmado por el médico especialista en SST (sin diagnóstico, por reserva de historia clínica).
En Verifty, todas estas evidencias se adjuntan directamente a cada actividad del cronograma en el momento de la ejecución. En auditoría, el especialista SST puede abrir la actividad en la plataforma y mostrar la evidencia al auditor en segundos, desde cualquier dispositivo.
En Verifty, el módulo de Plan Anual de Trabajo y el módulo de Cronograma están diseñados para trabajar juntos. Así funciona la integración:
- Desde el PAT al Cronograma: cuando defines una actividad en el Plan Anual de Trabajo (por ejemplo, "Capacitación en trabajo en alturas para el área de mantenimiento"), el sistema te permite asignarle directamente una fecha, responsable y frecuencia en el cronograma. No hay que ingresar la misma información dos veces.
- Desde el Cronograma al PAT: las actividades ejecutadas en el cronograma actualizan automáticamente el porcentaje de avance del Plan Anual de Trabajo. Si el PAT tenía como meta "ejecutar el 100% del programa de capacitaciones del año", el módulo de Cronograma alimenta ese indicador en tiempo real.
- Reporte integrado para la revisión anual: al final del año, el informe de revisión por la alta dirección incluye el PAT con el porcentaje de actividades ejecutadas por categoría, las evidencias adjuntas y las actividades no ejecutadas con su justificación.
Esta integración responde a los Estándares 17, 18 y 19 de la Resolución 0312/2019 de forma articulada: planear (17), ejecutar con evidencias (18) y acciones preventivas/correctivas cuando no se cumple (19).
El siguiente paso es una reunión de demo con nosotros
En la demo escuchamos cómo funcionan tus procesos, cuál es tu dolor más recurrente y proponemos soluciones sobre nuestra plataforma para que Verifty se adapte a tu empresa y no la empresa a Verifty.
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