Gestor Documental SG-SST: todos los documentos versionados, vigentes y accesibles
Almacena, versiona y controla todos los documentos del SG-SST: políticas, procedimientos, formatos y evidencias. Control de versiones con historial completo, alertas de vencimiento y trazabilidad de aprobaciones. Cumple el Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015 y la ISO 45001:2018 cláusula 7.5 para empresas colombianas.
El problema que conoces muy bien
Documentos SST regados en correos, Google Drive, WhatsApp y carpetas AZ, sin versión ni fecha de aprobación
La política SST está en el correo que alguien envió en 2021. El procedimiento de trabajo en alturas está en el Google Drive del especialista anterior, en una carpeta que nadie sabe cómo se llama. Los conceptos médicos de los trabajadores están impresos en una carpeta AZ que no se ha revisado desde hace dos años. Y los formatos de inspección tienen tres versiones distintas circulando en WhatsApp porque nadie sabe cuál es la oficial.
Esta es la realidad documental de la mayoría de PYMEs colombianas. Y cuando llega una auditoría del Ministerio de Trabajo o un proceso de enfermedad laboral donde necesitas demostrar que el trabajador recibió capacitación hace cinco años, simplemente no puedes. La información existe en algún lugar, pero nadie sabe dónde, en qué versión, ni si sigue vigente.
- ✗Documentos con múltiples versiones circulando sin que nadie sepa cuál es la oficial
- ✗Licencias y certificados vencidos que nadie detectó a tiempo
- ✗Sin trazabilidad: no saber quién aprobó un procedimiento ni cuándo fue aprobado
- ✗Documentos del SG-SST que el trabajador no puede consultar desde campo cuando los necesita
Control documental completo del SG-SST en una sola plataforma
Desde la carga del documento con sus metadatos hasta el flujo de aprobación y el acceso controlado por roles. El gestor documental de Verifty garantiza que tu documentación SST cumpla el Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015 y la ISO 45001:2018.
Repositorio centralizado de todos los documentos SST
Un único lugar para almacenar y acceder a la política SST, los procedimientos de trabajo seguro, los programas del SG-SST, los formatos oficiales, los registros de capacitaciones, los conceptos médicos, las licencias de la ARL y todos los documentos exigidos por el Decreto 1072/2015. Sin correos, sin Google Drive disperso, sin carpetas AZ.
Control de versiones con historial completo de cambios
Cada documento tiene su historial de versiones: V1, V2, V3... con fecha de modificación, autor del cambio y descripción de los cambios realizados. La versión vigente siempre está claramente identificada. Las versiones obsoletas se archivan automáticamente y ya no están disponibles para uso, pero quedan en el historial para auditorías.
Alertas de vencimiento de documentos críticos
El gestor avisa cuando están próximos a vencer documentos como: licencias en SST del responsable del sistema, certificados de competencia del COPASST, conceptos de aptitud médica laboral, certificados de calibración de equipos, permisos de funcionamiento de la ARL o certificaciones de proveedores críticos. Sin alertas, estos vencimientos pasan desapercibidos hasta que el auditor los encuentra.
Acceso por roles: quién puede ver, editar y aprobar
No todos los documentos son para todos los ojos. El gestor permite configurar permisos por tipo de documento: el trabajador puede ver su propia inducción y sus procedimientos de trabajo, el inspector puede acceder a los formatos de campo, y solo el responsable SST y la gerencia pueden modificar la política y los procedimientos maestros. Control total de confidencialidad y trazabilidad de accesos.
Del caos documental al archivo digital ordenado: 3 pasos
El gestor documental de Verifty está diseñado para que la documentación del SG-SST sea accesible, versionada y trazable. Sin correos perdidos, sin Google Drive desorganizado, sin carpetas AZ ilegibles.
1. Sube los documentos con metadatos completos
Carga cada documento con su ficha técnica completa: tipo (política, procedimiento, formato, registro, instructivo), versión (V1, V2...), fecha de elaboración, fecha de aprobación, fecha de vencimiento (si aplica), elaborado por, revisado por y aprobado por. El sistema organiza automáticamente los documentos por categoría y los indexa para búsqueda.
2. Controla el flujo de aprobación
Configura el flujo de aprobación para cada tipo de documento: quién revisa, quién aprueba y en qué orden. El sistema envía notificaciones a cada revisor/aprobador y registra las firmas digitales con fecha y hora. El documento no pasa a versión vigente hasta que el flujo de aprobación esté completo. Esta trazabilidad es exactamente lo que exige el Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015.
3. Accede desde cualquier lugar con evidencia de consulta
El trabajador, inspector o supervisor puede consultar el procedimiento de trabajo seguro desde su celular en campo, en tiempo real, antes de ejecutar una tarea crítica. El sistema registra quién consultó qué documento y cuándo. Esto es evidencia de que los documentos son conocidos y están disponibles para quienes los necesitan, como lo exige la norma.
Lo que distingue un SG-SST real de uno de papel
Documentación trazable: la diferencia entre cumplir el Decreto 1072 y solo tenerlo firmado
Muchas empresas tienen la política SST enmarcada en la pared y los procedimientos impresos en una carpeta. Pero el Decreto 1072/2015 no solo exige que los documentos existan: exige que estén vigentes, que los trabajadores los conozcan, que haya control sobre quién los puede modificar y que los cambios queden registrados. Eso es control documental real.
- →Documentos obsoletos retirados automáticamente: cuando apruebas una nueva versión del procedimiento de trabajo en alturas, la versión anterior queda automáticamente archivada. Los trabajadores solo ven la versión vigente.
- →Alerta antes de que venza la licencia SST: si la licencia del responsable del SG-SST vence el próximo mes, el gestor te avisa con 60, 30 y 15 días de anticipación. Sin alertas, ese vencimiento puede pasarte desapercibido hasta que el auditor lo encuentre.
- →Acceso desde campo sin imprimir: el trabajador consulta el procedimiento de su tarea desde el celular antes de ejecutar. El historial de consultas demuestra que fue informado, sin necesidad de listas de distribución en papel.
- →Conservación de 20 años garantizada: el Decreto 1072/2015 exige conservar ciertos registros durante 20 años. En la nube de Verifty, los documentos nunca se pierden aunque cambies de computador, de servidor o de especialista SST.
Categorías de documentos que gestiona el módulo
El gestor documental de Verifty tiene categorías predefinidas para cada tipo de documento del SG-SST, con los metadatos y flujos de aprobación correspondientes. Cada categoría responde a un artículo específico del Decreto 1072/2015 o la Resolución 0312/2019.
Políticas del SG-SST
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, política de no alcohol y drogas, política de prevención del acoso laboral (Ley 1010). Con control de versiones y firma del representante legal.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.5
Procedimientos de Trabajo Seguro
Procedimientos documentados para actividades de alto riesgo: trabajo en alturas, espacios confinados, trabajo eléctrico, manejo de químicos, operación de maquinaria pesada. Versiones controladas con aprobación del responsable SST.
Decreto 1072 / Resolución 4272/2021
Programas del SG-SST
Programa de vigilancia epidemiológica, programa de riesgo psicosocial (Res. 2646/2008), programa de gestión del riesgo ergonómico, programa de gestión de químicos peligrosos y programa de mantenimiento preventivo.
Resolución 0312/2019 Estándares 15 y 16
Formatos y Registros
Formatos oficiales del SG-SST con control de versiones: listas de verificación de inspecciones, formatos de investigación de accidentes, actas de reunión del COPASST, listas de asistencia a capacitaciones.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.7
Licencias y Certificados
Licencias en SST del responsable del sistema, certificados de competencia del COPASST, licencias de la brigada de emergencias, certificados de calibración de equipos de medición, permisos de funcionamiento de la ARL.
Resolución 0312 Art. 3 y Decreto 1072
Conceptos Médicos Laborales
Conceptos de aptitud laboral de exámenes ocupacionales (ingreso, periódico, egreso), emitidos por médico con licencia en SST. Sin diagnóstico (por reserva de historia clínica), solo el concepto de apto, apto con restricciones o no apto.
Resolución 2346/2007 MinProtección Social
Preguntas frecuentes sobre el Gestor Documental SG-SST
Todo lo que necesitas saber antes de digitalizar y ordenar la documentación del SG-SST con Verifty.
El Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015 establece que el empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST, y debe estar disponibles para los trabajadores, el COPASST y los organismos de vigilancia. Los documentos mínimos obligatorios son:
- Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: firmada por el representante legal, con fecha, visible para todos los trabajadores y actualizada cuando haya cambios significativos.
- Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (IPEVR / GTC-45): actualizada anualmente o cuando haya cambios en procesos, sustancias o equipos.
- Plan Anual de Trabajo del SG-SST: firmado por el empleador y el responsable del SG-SST, con objetivos, metas y cronograma.
- Programa de capacitación anual: con temas, fechas, responsables y listas de asistencia.
- Procedimientos de trabajo seguro: para las actividades de alto riesgo y las identificadas como críticas en la IPEVR.
- Registros de investigación de accidentes e incidentes: incluyendo el FURAT presentado ante la ARL y las conclusiones de la investigación.
- Informes de las inspecciones de seguridad: con hallazgos y planes de acción derivados.
- Actas de reunión del COPASST o Vigía SST: de todas las reuniones del año.
- Resultados de la auditoría interna anual y la revisión por la alta dirección.
El gestor documental de Verifty tiene categorías predefinidas para cada uno de estos tipos de documento, con las plantillas de metadatos correspondientes.
El Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015 establece que los registros del SG-SST deben conservarse como mínimo por veinte (20) años a partir del momento en que cese la relación laboral con el trabajador. Esto aplica especialmente para documentos relacionados con la historia laboral de cada trabajador: exámenes médicos, capacitaciones recibidas, EPP entregados y accidentes laborales.
Para los documentos del sistema en general (políticas, procedimientos, planes de trabajo, auditorías), el Decreto no establece un plazo específico, pero la práctica estándar en Colombia es conservarlos durante el tiempo en que el documento estuvo vigente más 10 años adicionales.
Esto tiene implicaciones prácticas muy importantes:
- Papel deteriorado: los documentos físicos de hace 15 años pueden estar ilegibles, mojados o extraviados. Un examen médico del 2008 que hoy necesitas en un proceso de enfermedad laboral simplemente ya no existe.
- Google Drive sin control: los archivos digitales en Google Drive o en el disco de un computador que ya no existe tampoco cumplen con la trazabilidad de versiones y accesos que exige la norma.
Verifty almacena todos los documentos en la nube con respaldos automáticos. La información nunca se pierde aunque cambies de computador, de servidor o de especialista SST.
El control de versiones es el mecanismo que garantiza que en la empresa solo se use la versión más actualizada y aprobada de cada documento del SG-SST. Sin control de versiones, puede ocurrir que un trabajador esté siguiendo un procedimiento de trabajo en alturas desactualizado de hace tres años, mientras el especialista SST ya tiene una versión nueva que incorpora nuevos controles de seguridad. Ese trabajador está en riesgo y la empresa en incumplimiento.
El Artículo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072/2015 exige que los documentos del SG-SST estén disponibles en sus versiones vigentes y que las versiones obsoletas sean retiradas de los puntos de uso. La ISO 45001:2018 cláusula 7.5 va más lejos y exige que la información documentada esté identificada con su versión, fecha de aprobación, distribución controlada y estado de revisión.
En Verifty, el control de versiones funciona así:
- Cada documento tiene un identificador único y un número de versión (V1, V2, V3...) que se incrementa automáticamente al aprobar un nuevo documento.
- Al subir una nueva versión, la versión anterior queda marcada como "obsoleta" y archivada: ya no aparece en búsquedas normales, pero queda disponible en el historial para auditorías.
- La versión vigente siempre está claramente identificada con una etiqueta y la fecha de aprobación.
- El historial de cambios muestra quién modificó el documento, qué cambió y cuándo, con posibilidad de comparar versiones.
Esta distinción viene de los sistemas de gestión de calidad e ISO 45001, pero es completamente aplicable al SG-SST colombiano:
- Documento controlado: es un documento oficial del sistema de gestión que tiene un código único, número de versión, fecha de aprobación, responsable de aprobación y distribución restringida a usuarios autorizados. Cualquier cambio debe pasar por un flujo de revisión y aprobación formal antes de ser publicado como versión vigente. Ejemplos: política SST, procedimientos de trabajo seguro, programa de capacitaciones, plan de emergencias.
- Documento no controlado: es una copia impresa o descargada de un documento controlado, que se entregó para uso en campo pero que puede estar desactualizada en cualquier momento. Se identifica con la leyenda "COPIA NO CONTROLADA" para que el usuario sepa que debe verificar si sigue vigente antes de usarlo como referencia oficial.
En Verifty, todos los documentos almacenados en el gestor son documentos controlados por defecto. Si alguien descarga un procedimiento en PDF para llevarlo a campo, el sistema le agrega automáticamente la marca de agua "COPIA NO CONTROLADA" y la fecha de descarga. Así se evita que circulen versiones obsoletas sin identificar.
El inspector del Ministerio de Trabajo durante una visita de seguimiento al SG-SST no solo quiere ver que los documentos existen: quiere verificar que están actualizados, que los trabajadores los conocen y que hay trazabilidad de aprobaciones. Las preguntas típicas son:
- ¿Cuándo fue la última actualización de la política SST? Con Verifty, la política tiene fecha de última modificación, versión y firma digital del gerente.
- ¿Los trabajadores conocen los procedimientos de trabajo seguro de su área? El historial de consultas del gestor documental muestra quién accedió a qué procedimiento y cuándo. Es evidencia de divulgación sin necesidad de listas en papel.
- ¿La licencia en SST del responsable del sistema está vigente? El gestor tiene la licencia cargada con su fecha de vencimiento y alerta si está próxima a vencer.
- ¿Los procedimientos de alto riesgo tienen los controles actualizados? El historial de versiones muestra cuándo fue la última revisión y qué cambió respecto a la versión anterior.
Con Verifty, el especialista SST puede responder estas preguntas en segundos desde la plataforma, sin rebuscar en archivadores ni reconstruir registros de memoria. La diferencia entre pasar la auditoría y recibir una sanción puede estar en tener la documentación organizada y accesible.
La migración es más sencilla de lo que parece. El proceso recomendado tiene cuatro pasos:
- Paso 1 - Inventario: haz un inventario de todos los documentos SST que tienes actualmente, estén donde estén: carpetas físicas, Google Drive, correos, escritorio del computador. El especialista de Verifty tiene una plantilla de inventario documental para facilitar este paso.
- Paso 2 - Depuración: identifica cuáles documentos están vigentes y cuáles son versiones obsoletas. Este es el momento de hacer limpieza: eliminar lo que no sirve y actualizar lo que está desactualizado antes de migrar al nuevo sistema.
- Paso 3 - Carga masiva: Verifty permite cargar múltiples documentos de forma masiva con un archivo de metadatos (tipo, versión, fecha, responsable). No es necesario cargar los documentos uno por uno.
- Paso 4 - Configuración de permisos y alertas: una vez cargados los documentos, se configuran los permisos de acceso por rol y las alertas de vencimiento. A partir de ese momento, el gestor trabaja solo.
El equipo de implementación de Verifty acompaña el proceso de migración. El tiempo promedio de migración para una empresa con entre 50 y 200 trabajadores es de 2 a 3 semanas.
El siguiente paso es una reunión de demo con nosotros
En la demo escuchamos cómo funcionan tus procesos, cuál es tu dolor más recurrente y proponemos soluciones sobre nuestra plataforma para que Verifty se adapte a tu empresa y no la empresa a Verifty.
¿Listo para digitalizar tu SG-SST?
Habla con un experto por WhatsApp y te mostramos cómo Verifty se adapta a tu empresa. Sin compromiso.
Agenda una demo del Gestor Documental SG-SST
Un especialista de Verifty te muestra cómo pasar de carpetas AZ y Google Drive desorganizado a un archivo digital del SG-SST con control de versiones, alertas de vencimiento y trazabilidad completa. Para empresas colombianas de todos los sectores.