Planes de Acción SST: del hallazgo al cierre con trazabilidad completa
Crea, asigna y hace seguimiento de planes de acción correctivos y preventivos del SG-SST. Vinculados a inspecciones, accidentes, auditorías y la IPEVR. Cumple el ciclo PHVA del Decreto 1072/2015 con evidencia digital para cualquier auditoría del Ministerio de Trabajo.
El problema que conoces muy bien
Planes de acción en Excel que nadie cumple y que en auditoría llevan dos años abiertos
En cientos de empresas colombianas el proceso es siempre el mismo: se hace la inspección, se detecta el hallazgo, se abre un Excel con el plan de acción, se le asigna a alguien con copia al correo, y ahí termina todo. Nadie le hace seguimiento. El responsable no recibe recordatorios. El especialista SST no sabe si el problema fue corregido. Y el Excel sigue en el servidor con la fecha del año anterior.
Cuando llega la auditoría del Ministerio de Trabajo o la revisión anual del SG-SST, el especialista abre el archivo y encuentra 47 acciones abiertas, 12 responsables que ya no trabajan en la empresa y cero evidencias de cierre. Eso no es un SG-SST que funciona: eso es un riesgo de multa y de responsabilidad legal ante cualquier accidente.
- ✗Planes de acción en Excel sin alertas: nadie sabe cuándo vence una acción
- ✗No conformidades abiertas desde hace años que nunca se cerraron con evidencia
- ✗Imposible demostrar al auditor cuáles acciones se cumplieron y cuáles no
- ✗Sin trazabilidad entre el hallazgo original y la corrección implementada
Todo el ciclo PHVA de planes de acción en una sola plataforma
Desde la creación del plan vinculada a su fuente hasta el cierre con evidencia aprobada. El módulo de Planes de Acción de Verifty garantiza trazabilidad completa para cumplir el Artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072/2015.
Creación desde cualquier fuente del SG-SST
Abre un plan de acción directamente desde un hallazgo de inspección, un accidente laboral, una no conformidad de auditoría interna o externa, o un riesgo identificado en la IPEVR. Sin copiar y pegar entre sistemas. La trazabilidad hacia el origen queda registrada automáticamente.
Asignación con responsable y fecha límite
Cada acción tiene un responsable nominado, una fecha límite clara y una prioridad (crítica, alta, media o baja). El responsable recibe notificación automática y puede actualizar el avance desde su celular sin necesidad de acceder al panel administrativo.
Seguimiento con porcentaje de avance
Registra actualizaciones de avance con comentarios y evidencias adjuntas (fotos, documentos PDF). El porcentaje de cumplimiento del plan se calcula automáticamente a medida que se cierran las acciones individuales. El admin SST ve el estado en tiempo real.
Indicadores de cumplimiento del ciclo PHVA
El dashboard de Planes de Acción muestra el porcentaje de acciones cerradas a tiempo, acciones vencidas, planes abiertos por fuente (inspecciones, accidentes, auditorías) y tendencia mensual de cierre. Son los indicadores de eficacia del ciclo PHVA que exige el Decreto 1072/2015.
Del hallazgo al cierre documentado: 3 pasos
El módulo de Planes de Acción de Verifty está diseñado para que cada no conformidad tenga responsable, fecha, seguimiento y evidencia de cierre. Sin Excel, sin correos, sin excusas.
1. Crea el plan desde la fuente
El plan de acción nace vinculado a su origen: un hallazgo de inspección, un accidente laboral registrado, una no conformidad de auditoría o un riesgo crítico de la IPEVR. El sistema hereda la descripción del problema, el área afectada y la prioridad. No hay nada que transcribir manualmente.
2. Asigna responsable y fecha límite
Define el responsable de cada acción, la fecha límite de cumplimiento y los recursos necesarios. El responsable recibe una notificación inmediata y puede ver todas sus acciones pendientes en un solo panel. Los recordatorios automáticos se envían a medida que se acerca la fecha límite.
3. Cierra con evidencia y verifica la eficacia
Al cerrar la acción, el responsable adjunta la evidencia de cumplimiento: foto de la corrección, certificado de capacitación, acta de la reunión o el documento que demuestre que el problema fue corregido. El admin SST verifica la evidencia, aprueba el cierre y el plan queda trazable para auditorías.
El argumento que necesitas ante MinTrabajo
Un dashboard que demuestra que tu ciclo PHVA funciona de verdad
El ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) es el corazón del Decreto 1072/2015. Planear sin ejecutar, o ejecutar sin verificar, no es cumplir la norma. El módulo de Planes de Acción de Verifty cierra ese ciclo: cada plan de acción es la fase Actuar del ciclo que comenzó con la identificación del problema (Planear), pasó por la ejecución de la inspección o investigación del accidente (Hacer), y llegó a la verificación de los resultados (Verificar).
- →Trazabilidad completa hacia el origen: cada plan de acción sabe de qué inspección, accidente o auditoría proviene. El auditor puede rastrear el ciclo completo en segundos.
- →Alertas automáticas de vencimiento: el sistema avisa al responsable 7 días antes del vencimiento y al especialista SST cuando una acción ya está vencida sin cerrar. Sin que nadie tenga que revisar el Excel manualmente.
- →Evidencia de cierre verificada: el admin SST debe aprobar el cierre de cada acción revisando la evidencia adjunta. No basta con que el responsable diga que ya lo hizo: hay que demostrarlo.
- →Reporte para auditorías: genera el consolidado de planes de acción del período —con fuente, responsable, fecha de cierre y evidencia— en PDF listo para entregar al auditor de MinTrabajo o a la ARL.
¿Desde dónde se puede crear un plan de acción en Verifty?
Un plan de acción SST puede originarse en múltiples fuentes del sistema. Verifty conecta todos los módulos para que la trazabilidad sea automática y no dependa de que alguien recuerde abrir el archivo correcto.
Desde Inspecciones de Seguridad
Un hallazgo no conforme en una inspección de EPP, instalaciones o vehículos genera automáticamente una propuesta de plan de acción. Con un clic el admin SST la convierte en acción asignada con fecha y responsable.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.24
Desde Investigación de Accidentes
Las causas raíz identificadas en la investigación del accidente laboral deben generar acciones correctivas documentadas. El módulo de accidentes de Verifty crea el plan de acción vinculado al FURAT y al análisis de causas.
Decreto 1530/1996 / GTC-45
Desde la Matriz IPEVR
Los riesgos priorizados como No Aceptables o con nivel de riesgo I o II en la IPEVR deben tener controles documentados en un plan de acción. El módulo de IPEVR de Verifty permite crear planes directamente desde cada riesgo.
GTC-45:2012 / Decreto 1072
Desde Auditorías Internas
Las no conformidades detectadas en la auditoría interna anual del SG-SST deben generar planes de acción correctivos que se revisen en la siguiente auditoría. La trazabilidad queda registrada en Verifty.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.33
Desde el COPASST o Vigía SST
Las recomendaciones del Comité Paritario de SST deben implementarse mediante planes de acción concretos. El módulo de Verifty permite vincular cada plan al acta de la reunión del COPASST en que fue propuesto.
Decreto 1072 Art. 2.2.4.6.11
Desde Caminatas de Seguridad
Las observaciones de líderes y trabajadores recogidas en caminatas de seguridad pueden convertirse en planes de acción priorizados. Esto refuerza la cultura preventiva y el compromiso de la alta dirección.
Buenas prácticas SST / OHSAS 18001
Preguntas frecuentes sobre Planes de Acción SST
Todo lo que necesitas saber antes de digitalizar tus planes de acción correctivos y preventivos con Verifty.
Un plan de acción en el SG-SST es el conjunto de actividades programadas para corregir o prevenir una situación que afecta la seguridad y salud de los trabajadores. Puede originarse en: una no conformidad identificada en una inspección, un hallazgo de una auditoría, la investigación de un accidente laboral, un riesgo priorizado en la IPEVR, o una observación del COPASST o del Vigía Ocupacional.
El Artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072/2015 establece que el empleador debe definir e implementar las acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los resultados de la supervisión, la medición, los resultados de las auditorías y la revisión por la alta dirección. Esto no es opcional: si hay una auditoría de MinTrabajo y los planes de acción están abiertos sin cierre ni evidencia, la empresa puede recibir sanciones. Y si hay un accidente grave en un área donde ya existía un hallazgo sin cerrar, la responsabilidad puede ser penal.
Esta es una de las preguntas más frecuentes en auditorías de SG-SST. La diferencia está en el origen del problema:
- Acción correctiva: responde a un problema que ya ocurrió. Por ejemplo: un trabajador sufrió una caída porque el piso estaba en mal estado. La acción correctiva es reparar el piso y revisar los demás. El objetivo es eliminar la causa raíz del problema que ya se materializó.
- Acción preventiva: responde a un problema que podría ocurrir si no se actúa. Por ejemplo: se identifica en la IPEVR que el riesgo de caída en el área de bodegas es alto, pero aún no ha habido accidentes. La acción preventiva instala las señalizaciones y mejora el piso antes de que pase algo.
- Acción de mejora: no responde a un problema existente ni potencial, sino a una oportunidad de mejorar el desempeño del sistema. Por ejemplo, implementar un nuevo procedimiento de trabajo seguro que no existía.
En Verifty puedes clasificar cada plan de acción entre estos tres tipos, y el módulo de reportes muestra la distribución de planes por tipo para evidenciar el enfoque preventivo del SG-SST.
El Decreto 1072/2015 menciona las acciones correctivas y preventivas en varios artículos clave del Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6:
- Artículo 2.2.4.6.20 (Indicadores del SG-SST): exige indicadores de resultado que midan el cumplimiento de los planes de mejora. Sin planes documentados y cerrados, no hay indicadores de resultado posibles.
- Artículo 2.2.4.6.21 (Indicadores de proceso): incluye el porcentaje de acciones del plan de trabajo anual ejecutadas, que son esencialmente planes de acción del PAT.
- Artículo 2.2.4.6.28 (Revisión por la alta dirección): el empleador debe revisar el SG-SST al menos una vez al año, y esa revisión debe producir acciones de mejora documentadas con responsable y fecha.
- Artículo 2.2.4.6.33 (Auditoría interna): los hallazgos de la auditoría deben generar acciones correctivas o preventivas documentadas. El auditor interno debe verificar el cierre en la siguiente auditoría.
Además, la Resolución 0312/2019 incluye en sus estándares mínimos la verificación de que existan planes de mejora con acciones concretas para los estándares que no se cumplan.
Las consecuencias pueden ser muy serias. El Ministerio de Trabajo tiene la potestad de sancionar a las empresas que incumplan el Decreto 1072/2015 mediante multas que van desde 1 hasta 1.000 SMMLV (Artículo 2.2.4.11.7 del mismo Decreto), según la gravedad del incumplimiento. Las no conformidades abiertas sin cerrar son evidencia directa de incumplimiento del ciclo PHVA y del Artículo 2.2.4.6.28.
Peor aún, si un trabajador sufre un accidente en un área donde ya existía un hallazgo documentado sin plan de acción cerrado, el empleador tiene una responsabilidad legal mucho mayor. En Colombia, la Ley 1562/2012 y el Código Sustantivo del Trabajo establecen que la culpa patronal en accidentes graves puede derivar en responsabilidad civil extracontractual, obligación de pagar indemnizaciones adicionales a la ARL, e incluso responsabilidad penal si hay dolo o negligencia manifiesta.
Con Verifty, el dashboard de planes de acción muestra exactamente cuántos planes llevan cuántos días abiertos. Si un auditor pregunta por los hallazgos sin cerrar, tienes la respuesta en segundos. Y si tienes el plan de acción documentado, aunque esté en proceso, demuestra que estás gestionando el riesgo activamente.
El COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) o el Vigía SST —según el tamaño de la empresa— tienen entre sus funciones proponer medidas correctivas y preventivas para mejorar las condiciones de trabajo. Estas propuestas deben materializarse en planes de acción documentados.
En Verifty, puedes crear un plan de acción con origen "COPASST" directamente desde las actas de reunión del comité. Esto permite:
- Trazabilidad: el plan de acción queda vinculado al acta de la reunión del COPASST en la que fue propuesto.
- Seguimiento en reuniones: en la siguiente reunión del COPASST, el módulo genera un reporte de estado de los planes abiertos para que el comité los revise.
- Cumplimiento normativo: el Artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072/2015 establece que el empleador debe implementar las medidas correctivas que proponga el COPASST. Tener la trazabilidad digital es la mejor evidencia de que esto ocurrió.
El Artículo 2.2.4.6.20 del Decreto 1072/2015 exige indicadores de resultado que reflejen cambios alcanzados en el período. Para planes de acción, los indicadores más relevantes que debes medir —y que Verifty calcula automáticamente— son:
- Porcentaje de planes de acción cerrados en el período: número de planes cerrados / total de planes abiertos en el período × 100. Indica la eficacia del ciclo de mejora.
- Porcentaje de acciones cerradas a tiempo: acciones cerradas antes de la fecha límite / total de acciones cerradas × 100. Mide la oportunidad de respuesta.
- Tiempo promedio de cierre por tipo de acción: ¿cuántos días tarda en promedio cerrar una acción correctiva vs. una preventiva? Permite ajustar plazos realistas.
- Acciones vencidas sin cerrar: número de acciones cuya fecha límite pasó y no tienen evidencia de cierre. Este es el indicador que más le interesa a un auditor de MinTrabajo.
El dashboard de Verifty incluye todos estos indicadores actualizados en tiempo real, sin que el especialista SST tenga que construir una hoja de Excel manualmente.
El siguiente paso es una reunión de demo con nosotros
En la demo escuchamos cómo funcionan tus procesos, cuál es tu dolor más recurrente y proponemos soluciones sobre nuestra plataforma para que Verifty se adapte a tu empresa y no la empresa a Verifty.
¿Listo para digitalizar tu SG-SST?
Habla con un experto por WhatsApp y te mostramos cómo Verifty se adapta a tu empresa. Sin compromiso.
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Un especialista de Verifty te muestra cómo digitalizar y cerrar tus planes de acción SST con evidencia completa. Sin Excel, sin carpetas AZ, sin no conformidades abiertas en auditoría. Para empresas colombianas de todos los sectores.