Checklist: 12 Documentos que DEBES Verificar Antes de Autorizar Ingreso a Obra
Checklist: 12 Documentos que DEBES Verificar Antes de Autorizar Ingreso a Obra
Como Coordinador SST o Residente de Obra, sabes que el ingreso de contratistas es uno de los puntos más críticos de control.
Un solo documento vencido puede convertirse en una multa de $80M COP o peor, en un accidente con responsabilidad solidaria para tu empresa.
Esta guía te muestra exactamente qué documentos debes verificar, qué normativa los respalda, y cómo automatizar este proceso para evitar errores humanos.
⚠️ ¿Por Qué Es Tan Importante Esto?
Según la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015, la empresa contratante es responsable solidaria de la afiliación y pago de seguridad social de los trabajadores de sus contratistas.
En la práctica, esto significa:
- Si un trabajador de tu contratista tiene un accidente sin ARL vigente → TÚ PAGAS la indemnización
- Si el Ministerio del Trabajo detecta personal sin seguridad social al día → TÚ RECIBES la multa
No es negociable. Es la ley.
📋 Los 12 Documentos Obligatorios (Con Base Legal)
1. Certificado de Afiliación a ARL
Qué es: Documento que certifica que el trabajador está afiliado a una Administradora de Riesgos Laborales.
Base legal: Ley 1562 de 2012, Art. 13
Qué verificar:
- ✅ Nombre del trabajador coincide con cédula
- ✅ Empresa contratista aparece como empleador
- ✅ Clase de riesgo corresponde a la actividad (construcción es Nivel 5)
- ✅ Estado: "ACTIVO"
- ✅ Fecha de emisión no mayor a 30 días
🚨 Error común: Aceptar certificados con más de 1 mes de antigüedad. La afiliación pudo haberse suspendido entre tanto.
2. Planilla de Pago de Seguridad Social (PILA)
Qué es: Comprobante del pago de aportes a salud, pensión y ARL del mes anterior.
Base legal: Decreto 1072 de 2015, Art. 2.2.4.6.10
Qué verificar:
- ✅ Fecha de pago dentro del mes correspondiente
- ✅ Incluye aportes a: EPS, AFP, ARL
- ✅ Días cotizados = 30 (o proporcional si ingresó en el mes)
- ✅ Ingreso Base de Cotización (IBC) ≥ SMMLV
🚨 Error común: No verificar que el IBC sea correcto. Algunos contratistas cotizan por el mínimo cuando deberían cotizar por el salario real.
3. Certificado de Trabajo en Alturas (Si Aplica)
Qué es: Certificación de capacitación en trabajo seguro en alturas.
Base legal: Resolución 1409 de 2012
Qué verificar:
- ✅ Nivel de certificación correcto:
- Básico: Alturas < 1.50m
- Avanzado: Alturas > 1.50m
- Coordinador: Supervisores de trabajo en alturas
- ✅ Vigencia: 2 años desde la fecha de emisión
- ✅ Instructor certificado por SENA o entidad acreditada
🚨 Error común: Aceptar certificados de nivel básico para trabajos que requieren avanzado.
4. Examen Médico Ocupacional de Ingreso
Qué es: Evaluación médica que certifica que el trabajador está apto para el cargo.
Base legal: Resolución 2346 de 2007
Qué verificar:
- ✅ Realizado por médico con licencia en salud ocupacional
- ✅ Concepto: "APTO" (no apto con restricciones, si aplica)
- ✅ Fecha de realización < 6 meses antes del ingreso
- ✅ Especifica el cargo y los riesgos a los que está expuesto
🚨 Error común: Aceptar exámenes "genéricos" sin énfasis ocupacional.
5. Copia de Cédula de Ciudadanía
Qué es: Documento de identificación oficial.
Base legal: Requerimiento general para verificación de identidad
Qué verificar:
- ✅ Legible (ambas caras si es digital)
- ✅ Número coincide con el de todos los demás documentos
- ✅ No está vencida (cédulas amarillas antiguas)
6. Certificado de Aptitud Psicológica (Si Aplica)
Qué es: Evaluación psicológica para cargos de alto riesgo.
Base legal: Resolución 2346 de 2007 (cuando el cargo lo requiera)
Aplica para:
- Operadores de maquinaria pesada
- Trabajo en espacios confinados
- Conductores de vehículos
7. Certificación en Espacios Confinados (Si Aplica)
Qué es: Curso especializado para ingreso a tanques, alcantarillas, silos, etc.
Base legal: Resolución 0491 de 2020
Qué verificar:
- ✅ Incluye módulos: identificación de riesgos, equipos de medición, rescate
- ✅ Duración mínima: 16 horas
- ✅ Vigencia: 2 años
8. Certificación en Trabajo en Caliente (Si Aplica)
Qué es: Capacitación para labores con soldadura, corte, esmerilado.
Base legal: Norma técnica colombiana (NTC) 3971
Qué verificar:
- ✅ Incluye prevención de incendios y uso de extintores
- ✅ Emitida por entidad acreditada
- ✅ Vigencia: 2 años
9. Afiliación a EPS Vigente
Qué es: Certificado de afiliación al sistema de salud.
Base legal: Ley 100 de 1993
Qué verificar:
- ✅ Estado: "ACTIVO"
- ✅ Empresa contratista es el aportante
- ✅ Régimen contributivo (no subsidiado)
10. Afiliación a Fondo de Pensiones
Qué es: Certificado de afiliación al sistema pensional.
Base legal: Ley 100 de 1993
Qué verificar:
- ✅ Fondo al que está afiliado (Colpensiones o privado)
- ✅ Coincide con la planilla PILA
11. Hoja de Vida del Contratista (Empresa)
Qué es: Documentos legales de la empresa contratista.
Base legal: Decreto 1072 de 2015
Debe incluir:
- ✅ RUT actualizado
- ✅ Cámara de Comercio (no mayor a 30 días)
- ✅ Certificado de existencia y representación legal
- ✅ Licencia SST (si aplica por número de empleados)
12. Matriz de Requisitos Legales Específicos del Proyecto
Qué es: Requisitos adicionales del proyecto (certificaciones del cliente, seguros, etc.)
Ejemplos:
- Seguros de responsabilidad civil
- Certificaciones ISO (si el cliente lo exige)
- Pólizas de cumplimiento
🤖 ¿Cómo Automatizar Esta Verificación?
Revisar 12 documentos por cada trabajador manualmente es:
- ❌ Lento (15-20 minutos por persona)
- ❌ Propenso a errores (fatiga visual, fechas mal interpretadas)
- ❌ Imposible de escalar (con 100+ trabajadores)
La Solución: IA de Verificación Automática
Verifty utiliza inteligencia artificial para:
- Leer automáticamente todos los documentos (OCR)
- Validar vigencia de fechas y afiliaciones
- Detectar inconsistencias (nombres que no coinciden, ARL vencida)
- Aprobar o rechazar ingreso en 30 segundos
Resultado: 0% error humano, 100% trazabilidad.
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Hemos creado una plantilla en Excel con los 12 documentos, la base legal y los puntos de verificación.
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