Formularios SST Digitales: diseña cualquier formato sin programar nada
Crea y gestiona todos los formatos de tu SG-SST con un diseñador drag & drop. Permisos de trabajo, inspecciones, checklists y evaluaciones con firma digital, geolocalización y exportación PDF. Cumple la Resolución 0312/2019 con registros verificables y trazables.
El problema con los formatos en Word y Excel
Un formato en Word que cada quien llena diferente no es evidencia, es un riesgo
En la mayoría de empresas colombianas, los formatos SST viven en una carpeta compartida de Google Drive. Cada trabajador descarga el Word, lo llena a su manera, lo imprime y lo entrega firmado a mano, o simplemente manda el archivo por WhatsApp. El resultado: 100 versiones distintas del mismo formato, sin trazabilidad de quién firmó qué, sin fechas verificables y sin saber si el formato que se está usando es el vigente.
Cuando llega la visita del Ministerio de Trabajo y pide ver el registro del permiso de trabajo en alturas del mes pasado, el especialista SST tiene que buscar entre cientos de archivos, esperando que alguien haya guardado bien el documento. Eso no es gestión: es improvisación documentada.
- ✗Múltiples versiones del mismo formulario circulando sin control de versiones
- ✗Firmas ilegibles o ausentes que invalidan el registro ante una auditoría
- ✗Sin lógica condicional: el trabajador no sabe qué preguntas aplican a su trabajo
- ✗Imposible saber quién NO ha respondido el formulario o cuándo lo completó
Todos los formularios SST de tu empresa en una sola plataforma
Con el diseñador de Verifty, cualquier especialista SST puede crear formularios profesionales en minutos. Sin depender de TI, sin programar, sin pagar a un desarrollador. Cada respuesta queda con firma digital, fecha y trazabilidad completa.
Diseñador visual drag & drop
Crea cualquier formulario SST sin programar nada. Arrastra y suelta campos de texto, número, selección múltiple, casillas de verificación, fechas, carga de archivos, firma digital con el dedo y geolocalización GPS automática. En minutos tienes tu formato listo.
Lógica condicional inteligente
Configura reglas para mostrar u ocultar preguntas según las respuestas anteriores. Por ejemplo: si el trabajador responde "Sí" a "¿Hay trabajo en alturas?", el formulario muestra automáticamente las preguntas del permiso de trabajo en alturas según la Resolución 4272/2021.
Firma digital con el dedo en pantalla
El trabajador firma directamente en la pantalla del celular o tableta. La firma queda embebida en el PDF del formulario con fecha, hora y nombre del firmante. Cumple con la exigencia de registros firmados del Decreto 1072/2015 y la Resolución 0312/2019, sin imprimir ni escanear.
Analytics: quién respondió, quién no
Sabe en tiempo real cuántos formularios se han completado, quién aún no ha respondido y cuánto tiempo toma llenarlos. Exporta todas las respuestas en Excel o PDF consolidado para las auditorías del Ministerio de Trabajo o las reuniones de COPASST.
Diseña, distribuye y recolecta: así de simple
El módulo de Formularios de Verifty elimina el ciclo de imprimir, firmar, escanear y archivar. Todo digital, desde el diseño hasta la evidencia para auditoría.
1. Diseña o importa tu formulario
Usa el diseñador drag & drop para construir tu formulario SST desde cero, o importa una plantilla de la biblioteca oficial: permisos de trabajo, checklists pre-operacionales, formatos de inducción, ATS, evaluaciones de desempeño en SST y más. Listo en minutos.
2. Responde desde celular o computador
Comparte el enlace del formulario con tus trabajadores o asígnalo a una persona específica. Lo responden desde cualquier dispositivo, sin instalar apps. Capturan firma, fotos y ubicación GPS directamente. Las respuestas llegan en tiempo real al administrador SST.
3. Exporta, analiza y presenta evidencias
Cada respuesta queda almacenada con fecha, hora, firmante y datos del dispositivo. Exporta en PDF con logo de tu empresa para las carpetas de evidencia, o en Excel para analizar tendencias y frecuencias. Tu gestor documental SST siempre actualizado.
No empieces desde cero
Biblioteca oficial de plantillas SST diseñadas por expertos colombianos
La biblioteca de Verifty incluye más de 30 plantillas diseñadas por especialistas SST colombianos con amplia experiencia en sectores como construcción, industria, logística, servicios y salud. Cada plantilla ya tiene los ítems correctos, el orden lógico y las preguntas obligatorias según la normativa colombiana vigente.
- →Permisos de trabajo: alturas (Res. 4272/2021), espacios confinados (Res. 0491/2020), trabajos en caliente, trabajo eléctrico de baja y alta tensión.
- →Checklists pre-operacionales: vehículos de carga y transporte, maquinaria pesada, montacargas, grúas, equipos de soldadura.
- →Evaluaciones de riesgo: Análisis de Tarea Segura (ATS), evaluación de riesgo puntual antes de tareas no rutinarias.
- →Inducciones y capacitaciones: lista de asistencia con firma digital, evaluación de comprensión del mensaje SST.
Todos los tipos de campo que necesita un formulario SST moderno
El diseñador drag & drop de Verifty incluye todos los tipos de campo que exige la realidad operativa del SST en Colombia: desde texto libre hasta firma biométrica.
Texto libre
Descripción del hallazgo, observaciones del inspector
Número
Cantidad de trabajadores expuestos, temperatura, presión
Selección única
Conforme / No conforme / No aplica en ítems de inspección
Selección múltiple
EPP requerido para la tarea: varios elementos simultáneos
Fecha y hora
Hora de inicio del permiso de trabajo, fecha de la inspección
Carga de archivo
Foto del área, documento de soporte, certificado del trabajador
Firma digital
Firma del trabajador y supervisor con el dedo en pantalla táctil
Geolocalización
Coordenadas GPS automáticas del lugar donde se diligenció el formulario
Preguntas frecuentes sobre Formularios Digitales SST
Resuelve tus dudas antes de digitalizar los formatos de tu empresa con Verifty.
La Resolución 0312/2019 exige que los registros y evidencias del SG-SST existan y sean verificables, pero no prohíbe que sean en papel. Sin embargo, la realidad práctica es que los registros en papel son extremadamente difíciles de gestionar, tienen riesgo de pérdida o deterioro, y no permiten demostrar trazabilidad durante una visita del Ministerio de Trabajo. La norma exige que los registros sean verificables y auditables, lo cual es mucho más fácil de demostrar con registros digitales firmados que con papeles.
Los formatos digitales de Verifty generan PDFs con firma embebida, fecha, hora, nombre del firmante y datos del dispositivo. Eso es exactamente lo que un inspector del Ministerio de Trabajo necesita ver para validar que el registro es auténtico y que la gestión se está haciendo correctamente.
Sí, y es uno de los formularios más usados por nuestros clientes del sector construcción, industria y logística. La Resolución 4272/2021 del Ministerio de Trabajo establece los requisitos mínimos para el trabajo seguro en alturas y exige un permiso de trabajo específico antes de cada actividad con riesgo de caída.
Con el diseñador de Verifty puedes crear el permiso con todos los campos obligatorios: datos del trabajador, tipo de actividad, sistema de protección seleccionado, verificación de EPP, zona de trabajo, responsable de supervisión y firmas del trabajador y del jefe inmediato. La lógica condicional permite que el formulario muestre campos adicionales según el tipo de trabajo en alturas (andamios, arneses, escaleras, canastillas). El permiso queda en PDF firmado digitalmente como evidencia.
La firma digital capturada en pantalla es válida como evidencia de gestión SST en el marco del Decreto 1072/2015 y la Resolución 0312/2019. La norma de SST exige que los registros sean firmados y datados, y la firma capturada digitalmente con el dedo en pantalla cumple esta condición al quedar embebida en el PDF con fecha, hora, nombre completo del firmante y número de cédula. Para efectos de procesos civiles o penales, Colombia tiene la Ley 527/1999 (ley de comercio electrónico) que reconoce la validez jurídica de los mensajes de datos y las firmas digitales. Para el SST, el contexto de uso es gestión interna y evidencia ante autoridades laborales, donde estos registros digitales son ampliamente aceptados por las ARL y el Ministerio de Trabajo.
La biblioteca oficial incluye plantillas en estas categorías principales:
- Inspecciones: seguridad general, EPP y dotación, orden y aseo, preoperativos de vehículos.
- Permisos de trabajo: alturas (Res. 4272/2021), espacios confinados (Res. 0491/2020), trabajos en caliente, trabajo eléctrico.
- Checklists: pre-operacional diario de equipos y maquinaria, entrega de activos y EPP.
- Evaluaciones SST: análisis de tarea segura (ATS), evaluación de riesgo puntual, desempeño SST del trabajador.
- Reportes de campo: actos inseguros, condiciones inseguras, observaciones de campo, cuasi-accidentes.
- Seguimiento: formatos para caminatas de seguridad, auditorías internas y visitas de ARL.
Sí. Cada respuesta genera un PDF automáticamente con el logo y datos de tu empresa en el encabezado, todos los campos del formulario con sus respuestas, las fotografías adjuntas embebidas en el documento, la firma digital del respondiente y los metadatos (fecha, hora, nombre completo). También puedes exportar múltiples respuestas en un Excel consolidado para analizar tendencias, hacer seguimiento masivo y presentar estadísticas en reuniones de COPASST o visitas de ARL. Estos PDFs son perfectamente válidos como evidencia documental en el SG-SST según el Decreto 1072/2015.
Sí. Verifty permite que los trabajadores descarguen el formulario cuando tienen conexión y lo respondan offline. La respuesta se guarda en el dispositivo y se sincroniza automáticamente cuando recupera señal. Esto es fundamental para empresas del sector construcción, minería, agropecuario o cualquier operación en zonas rurales de Colombia donde la cobertura de datos no es estable. Las fotos y la firma también se guardan localmente y se suben al sincronizar.
El siguiente paso es una reunión de demo con nosotros
En la demo escuchamos cómo funcionan tus procesos, cuál es tu dolor más recurrente y proponemos soluciones sobre nuestra plataforma para que Verifty se adapte a tu empresa y no la empresa a Verifty.
¿Listo para digitalizar tu SG-SST?
Habla con un experto por WhatsApp y te mostramos cómo Verifty se adapta a tu empresa. Sin compromiso.
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