Procedimiento para Codificación y Control de Documentos (Word)

Un Sistema de Gestión sin orden es un caos esperando una auditoría. El Procedimiento de Codificación y Control de Documentos es la "constitución administrativa" de tu SG-SST. Define las reglas para que toda la información (Formatos, Matrices, Procedimientos) tenga un lenguaje común, garantizando que siempre se use la versión vigente y cumpliendo con el requisito de conservación de documentos (20 años) del Decreto 1072 de 2015.

¿Qué contiene esta herramienta?

El documento en Word estandariza la gestión documental e incluye:

• Estructura de Codificación Alfanumérica: Explica la lógica "Tipo-Proceso-Consecutivo" (ej: FT-SST-01), eliminando la confusión sobre cómo nombrar los archivos.
• Ciclo de Vida del Documento: Protocolo claro para la creación, revisión, aprobación y anulación de documentos, definiendo quién tiene la autoridad para firmar cada cambio.
• Tabla de Abreviaturas Estándar: Un listado maestro de prefijos (PR=Procedimiento, MT=Matriz, FT=Formato, GU=Guía) para unificar la nomenclatura en toda la empresa.

Beneficios de usar este formato:

• ✅ Blindaje ante Auditorías: Evita la "No Conformidad" más común: tener formatos desactualizados o sin control de versiones circulando en la operación.
• ✅ Organización Profesional: Transforma una carpeta llena de archivos dispersos en un sistema coherente, fácil de consultar y de trazar.
• ✅ Control de Cambios: Asegura que se mantenga el histórico de las modificaciones (versión 1, 2, 3...), protegiendo la memoria institucional de la seguridad.