Formato en Word

Procedimiento para Codificación y Control de Documentos (Word)

Protocolo para organizar la documentación del SG-SST. Establece la estructura de códigos, control de versiones y reglas de archivo según el Decreto 1072.

Un Sistema de Gestión sin orden es un caos esperando una auditoría. El Procedimiento de Codificación y Control de Documentos es la "constitución administrativa" de tu SG-SST. Define las reglas para que toda la información (Formatos, Matrices, Procedimientos) tenga un lenguaje común, garantizando que siempre se use la versión vigente y cumpliendo con el requisito de conservación de documentos (20 años) del Decreto 1072 de 2015.

¿Qué contiene esta herramienta?

El documento en Word estandariza la gestión documental e incluye:

Estructura de Codificación Alfanumérica: Explica la lógica "Tipo-Proceso-Consecutivo" (ej: FT-SST-01), eliminando la confusión sobre cómo nombrar los archivos.
Ciclo de Vida del Documento: Protocolo claro para la creación, revisión, aprobación y anulación de documentos, definiendo quién tiene la autoridad para firmar cada cambio.
Tabla de Abreviaturas Estándar: Un listado maestro de prefijos (PR=Procedimiento, MT=Matriz, FT=Formato, GU=Guía) para unificar la nomenclatura en toda la empresa.

Beneficios de usar este formato:

✅ Blindaje ante Auditorías: Evita la "No Conformidad" más común: tener formatos desactualizados o sin control de versiones circulando en la operación.
✅ Organización Profesional: Transforma una carpeta llena de archivos dispersos en un sistema coherente, fácil de consultar y de trazar.
✅ Control de Cambios: Asegura que se mantenga el histórico de las modificaciones (versión 1, 2, 3...), protegiendo la memoria institucional de la seguridad.

Instrucciones: Adopta la tabla de codificación propuesta o ajústala a las siglas de tu empresa. Asegúrate de que todos los formatos nuevos lleven el encabezado con el código asignado.