Procedimiento de Comunicación Interna y Externa SST (Word)

Un Sistema de Gestión que no comunica, no existe. La normativa colombiana (Decreto 1072) exige mecanismos claros para que la información fluya en doble vía: desde la Gerencia hacia los trabajadores y viceversa. Este Procedimiento de Comunicación estructura formalmente cómo tu empresa recibe notificaciones de entes de control (Ministerio, ARL), cómo maneja las quejas internas y cómo divulga los boletines de seguridad, garantizando que el mensaje llegue a tiempo y a quien corresponde.

¿Qué contiene esta herramienta?

El documento en Word establece las reglas del juego informativo e incluye:

• Matriz de Canales Oficiales: Define qué medios son válidos (correo, cartelera, buzón, intranet) para cada tipo de mensaje, evitando el "radio pasillo" o la desinformación.
• Protocolo de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR): Establece el paso a paso para recibir, radicar y responder inquietudes de trabajadores o comunidad vecina, asignando tiempos de respuesta.
• Mecanismos de Participación: Formaliza cómo los trabajadores pueden aportar al SG-SST (Auto-reporte de condiciones, COPASST, Comité de Convivencia), cumpliendo con el requisito de participación.

Beneficios de usar este formato:

• ✅ Trazabilidad Legal: Asegura que no se pierdan notificaciones críticas (ej: requerimientos del Ministerio de Trabajo) al tener un responsable de recepción y respuesta definido.
• ✅ Mejora del Clima Laboral: Al formalizar los canales de escucha, los trabajadores sienten que sus reportes de seguridad son tomados en serio y gestionados.
• ✅ Orden Administrativo: Evita la duplicidad de información y aclara quién está autorizado para hablar en nombre de la empresa ante una emergencia externa.