Inventario EPP y Seguridad: trazabilidad total desde la entrega hasta el vencimiento
Registra digitalmente la entrega de EPP a cada trabajador con firma, controla vencimientos de extintores y vehículos, y genera el reporte de cumplimiento por cargo en segundos. Cumple el Decreto 1072/2015 Art. 2.2.4.6.24. El plan EPP base es gratuito.
El riesgo que no ves hasta que pasa el accidente
No saber quién tiene el casco vencido puede costarle muy caro a tu empresa.
En muchas empresas colombianas el inventario de EPP es un Excel que nadie actualiza, o una carpeta con los recibos firmados a mano que están guardados en algún archivador. Cuando hay un accidente y el Ministerio de Trabajo o la ARL preguntan: "¿estaba usando el EPP correcto?", "¿cuándo se entregó?", "¿estaba en buen estado?", la respuesta suele ser un silencio incómodo o un "creemos que sí".
Y la responsabilidad solidaria es real: si el trabajador sufre un accidente usando un EPP vencido que la empresa debió haber reemplazado hace meses, la empresa es responsable. El hecho de no tener el registro no exime de responsabilidad; la agrava, porque demuestra que no había control.
- ✗EPP vencidos en uso porque nadie lleva control de fechas de caducidad
- ✗Extintores con recarga vencida que solo se descubren en la inspección del Ministerio
- ✗Empleados sin EPP asignado porque el proceso de entrega es informal y no documentado
- ✗Vehículos con SOAT o tecnicomecánica vencida circulando sin alertas previas
Control total de EPP, equipos, extintores y vehículos
Cuatro sub-módulos integrados que cubren todo el inventario de seguridad de tu empresa. Desde la entrega del casco hasta el vencimiento del SOAT, con alertas automáticas y reportes exportables para auditorías.
Control de EPP con trazabilidad de entrega individual
Registra digitalmente cada entrega de EPP: quién recibió qué elemento, en qué fecha, en qué estado y con qué certificaciones (CE, ANSI, NTC). El trabajador firma digitalmente el recibo. Cuando hay un accidente, tienes en segundos la evidencia de que el EPP fue entregado y que era el adecuado para el cargo.
Alertas automáticas de vencimientos
El sistema notifica con anticipación los vencimientos críticos: EPP con fecha de caducidad próxima, extintores que necesitan recarga, SOAT y tecnicomecánica de vehículos. Configura el margen de alerta (30, 60 o 90 días antes). Nunca más descubras que el casco venció hace tres meses durante una inspección del Ministerio.
Reportes de cumplimiento EPP por cargo
Genera el reporte de empleados sin EPP asignado, EPP vencido por área y cumplimiento de dotación por cargo. Relaciona el EPP requerido según la Matriz de Peligros y compara contra lo entregado. Un informe que tarda horas en construir en Excel, Verifty lo genera en segundos.
Equipos, vehículos y elementos de seguridad en un solo módulo
El inventario de Verifty no es solo EPP. Gestiona también los elementos de seguridad (extintores, botiquines, señalización), los equipos y herramientas con historial de calibración, y la flota de vehículos con sus documentos de tránsito. Cuatro sub-módulos integrados bajo una sola vista.
Digitaliza tu inventario de seguridad en tres pasos
Del inventario inicial al control de vencimientos y asignaciones individuales. Sin Excel, sin papeles y con trazabilidad legal ante el Ministerio de Trabajo y la ARL.
1. Registra tu inventario base
Ingresa los elementos de tu inventario: EPP (casco, guantes, botas, arnés, gafas, respirador), elementos de seguridad (extintores, botiquines), equipos y vehículos. Agrega código, tipo, cantidad, fecha de vencimiento, fabricante y certificaciones. Importa desde Excel si ya tienes un inventario previo.
2. Asigna a trabajadores con registro digital
Cuando entregas EPP a un empleado, registra la asignación individual con fecha, estado del elemento y firma digital del receptor. El sistema descuenta del inventario disponible y asocia el EPP al perfil del trabajador. Si el empleado retira o devuelve el EPP, la trazabilidad queda registrada.
3. Monitorea vencimientos y genera reportes
El dashboard de inventario muestra el estado de toda la dotación: EPP próximos a vencer, vehículos con SOAT por renovar, extintores con recarga pendiente y equipos fuera de calibración. Genera el informe de cumplimiento por cargo y el reporte de elementos sin asignar para presentar en auditorías.
Un inventario de seguridad completo, no solo EPP
EPP, extintores, equipos y vehículos: todo el inventario crítico de tu empresa
El módulo de Inventario de Verifty va más allá del control de cascos y guantes. Gestiona los cuatro tipos de inventario que un SG-SST robusto necesita controlar, todos con alertas de vencimiento y trazabilidad de mantenimientos.
- →EPP (plan gratuito): asignación individual por trabajador con firma digital, certificaciones CE/ANSI/NTC y reporte de cumplimiento por cargo.
- →Elementos de seguridad: extintores (ubicación, próxima recarga), botiquines, señalización, camillas. Alertas 30/60/90 días antes del vencimiento.
- →Equipos y herramientas: código/serie, área responsable, próxima calibración, historial de mantenimientos. Marcar elementos fuera de servicio.
- →Vehículos: placa, SOAT, seguro, tecnicomecánica con fechas de vencimiento e historial de mantenimientos preventivos y correctivos.
EPP estándar por cargo: sabe exactamente quién tiene todo lo que necesita
Define la dotación de EPP requerida por cada cargo según tu Matriz de Peligros y Verifty genera el reporte de cumplimiento automáticamente: quién tiene pendiente, quién tiene EPP vencido y cuál es el porcentaje global de la empresa.
Operario de Planta
- ✓Casco dieléctrico (CE EN 397)
- ✓Botas con puntera de acero
- ✓Guantes de nitrilo
- ✓Gafas de seguridad
- ✓Protección auditiva tipo copa
- ✓Overol ignífugo
Trabajador en Alturas
- ✓Arnés de cuerpo completo (ANSI Z359)
- ✓Línea de vida con absorbedor de choque
- ✓Casco con barbuquejo
- ✓Guantes anticorte
- ✓Botas antideslizantes
Conductor
- ✓Chaleco reflectivo
- ✓Casco (si opera en planta)
- ✓Gafas de sol con filtro UV
- ✓Guantes de conducción
- ✓Zapato de seguridad
Personal Químico
- ✓Respirador media cara (cartuchos OV/P100)
- ✓Guantes de neopreno
- ✓Gafas panorámicas splash
- ✓Delantal de PVC
- ✓Traje Tyvek según nivel de riesgo
Auxiliar Administrativo
- ✓Botas cerradas o zapato de seguridad (si hay riesgo locativo)
- ✓Kit ergonómico (según evaluación)
- ✓Protectores auditivos (si hay ruido > 80 dB)
Personal de Mantenimiento
- ✓Casco con clase E (eléctrico)
- ✓Guantes dieléctricos clase 0-4 (según tensión)
- ✓Botas dieléctricas
- ✓Gafas oscuras para soldadura
- ✓Protector facial
Estos son ejemplos orientativos. La dotación exacta debe definirse según la Matriz de Peligros y la evaluación de riesgos de cada empresa (GTC-45).
Preguntas frecuentes sobre el Inventario EPP y Seguridad SST
Todo lo que necesitas saber sobre el control digital de EPP, equipos, extintores y vehículos en el SG-SST colombiano.
El Artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072/2015 establece que el empleador debe implementar medidas de prevención y control en la fuente, el medio y el trabajador. Dentro de las medidas en el trabajador, la entrega de Elementos de Protección Personal (EPP) es una obligación concreta que debe cumplir las siguientes condiciones normativas:
- El EPP debe ser adecuado al riesgo identificado en la Matriz de Peligros.
- Debe tener certificación técnica reconocida (CE europeo, ANSI americano o NTC colombiana según el tipo de elemento).
- El empleador debe mantener registro de entrega con firma del trabajador, fecha y descripción del elemento.
- El EPP debe reemplazarse cuando se deteriora o vence, no cuando el empleado lo pide.
Verifty cubre todos estos requisitos: registro digital de entrega con firma, certificaciones almacenadas, alertas de vencimiento y reporte de cumplimiento por cargo.
La ausencia de registro de entrega de EPP es uno de los hallazgos más graves en la investigación de accidentes de trabajo en Colombia. Las consecuencias pueden ser:
- Multa del Ministerio de Trabajo hasta 500 SMMLV según la Ley 1562/2012, por incumplimiento del deber de protección del trabajador.
- Responsabilidad civil extracontractual: si el trabajador o su familia demandan, la empresa no puede demostrar que tomó las medidas necesarias.
- Calificación como accidente de responsabilidad patronal por parte de la ARL, lo que puede elevar la cotización de riesgos laborales.
- Responsabilidad solidaria en cadenas de subcontratación: la empresa principal responde si el contratista no entregó el EPP.
Con Verifty, tienes el registro digital con fecha, firma y certificación del EPP entregado, lo que constituye evidencia legal ante cualquier investigación.
El módulo de Inventario de Verifty incluye cuatro sub-módulos integrados:
- EPP: cascos, botas, guantes, gafas, arneses, respiradores, tapa-oídos, overoles. Con asignación individual, fecha de vencimiento y certificaciones.
- Elementos de Seguridad: extintores (ubicación, próxima recarga), botiquines, señalización, camillas, desfibriladores y demás equipos de emergencia.
- Equipos y Herramientas: maquinaria, herramientas y equipos con código, área responsable, próxima calibración e historial de mantenimientos. Permite marcar elementos "fuera de servicio".
- Vehículos: placa, marca, modelo, tipo. Control de SOAT, seguro, tecnicomecánica con vencimientos y alertas. Historial de mantenimientos preventivos y correctivos.
Sí. En Verifty puedes definir la dotación estándar de EPP por cargo (p.ej. operario de planta: casco + botas + guantes + gafas; conductor: casco + chaleco reflectivo). Una vez definido el estándar, el sistema compara automáticamente contra lo que está asignado a cada trabajador y genera el reporte de cumplimiento EPP por cargo y área: quién no tiene todo su EPP asignado, quién tiene EPP vencido y cuál es el porcentaje de cumplimiento global de la empresa. Este reporte es exactamente el que solicitan las ARLs en las visitas periódicas y el Ministerio en las inspecciones.
Cuando registras un extintor en Verifty, ingresas su ubicación, fecha de última recarga y próxima recarga requerida. El sistema activa una alerta configurable (30, 60 o 90 días antes) que aparece en el dashboard del módulo de inventario y puede enviarse por correo al responsable SST. Lo mismo aplica para otros elementos de seguridad con vencimientos: botiquines (medicamentos vencidos), elementos de altura con fecha de vida útil, equipos de respiración autónoma y cualquier elemento que el usuario registre con fecha de expiración. Esta automatización evita el escenario común de descubrir durante una inspección que el extintor del área de soldadura lleva 8 meses vencido.
Sí. El sub-módulo de EPP base está incluido en el plan GRATIS de Verifty, lo que significa que puedes registrar tu inventario de EPP, hacer asignaciones individuales y llevar el control de vencimientos sin costo. Los sub-módulos de Elementos de Seguridad, Equipos y Vehículos están disponibles en los planes de pago. Para una PYME colombiana que apenas comienza a digitalizar su SG-SST, el plan gratuito es suficiente para cumplir con el requisito básico de trazabilidad de entrega de EPP del Decreto 1072/2015.
El siguiente paso es una reunión de demo con nosotros
En la demo escuchamos cómo funcionan tus procesos, cuál es tu dolor más recurrente y proponemos soluciones sobre nuestra plataforma para que Verifty se adapte a tu empresa y no la empresa a Verifty.
¿Listo para digitalizar tu SG-SST?
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