¿Qué revisar antes de dar el paz y salvo a un contratista?
Antes de dar el paz y salvo a un contratista: firma el acta de terminación, revoca el acceso de su personal el mismo día, pide la planilla del último período y la certificación de que pagó salarios, prestaciones y liquidaciones, revisa qué pólizas deben seguir vigentes después del contrato, emite el paz y salvo solo cuando todo esté acreditado y deja la evaluación y el certificado de trabajo ejecutado. El contrato termina en una fecha, pero tu responsabilidad por la gente del contratista no termina ese día.
Por qué el cierre importa más de lo que parece
La responsabilidad solidaria del artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo no se acaba con el contrato. Si, al terminar, el contratista despide a su personal sin liquidarlo, esas personas pueden reclamarte a ti, y tienen en general tres años para hacerlo (artículo 488 del mismo código). El cierre es el último momento en el que todavía puedes pedir los soportes con algo en la mano: el último pago y el paz y salvo.
El otro riesgo es más simple y más frecuente: gente que ya no trabaja para ti y sigue entrando a tu planta porque nadie la dio de baja en portería.
El cierre, en siete pasos
1. Acta de terminación
Firmada por las dos partes, con la fecha real de terminación (la del contrato o la de una terminación anticipada) y lo que quedó entregado. Si hay saldos, multas pactadas o descuentos, se dejan aquí, antes del último pago.
2. Accesos revocados el mismo día
Las personas que entraban por ese contrato dejan de pasar la portería el día que termina, no el día que alguien se acuerda. Si alguien trabaja también en otro contrato vigente, sigue entrando por ese. Así funciona el control de ingreso cuando está conectado al contrato. Aparte, recoge carnés, permisos en sistemas y llaves o elementos que se hayan entregado.
3. Planilla PILA del último período
La planilla PILA del último mes trabajado, de cada persona, confirmada con el operador de la PILA y no en un PDF. Es el pendiente que más se olvida, porque llega después de que el contratista ya salió.
4. Certificación de salarios, prestaciones y liquidaciones
La planilla no prueba que el contratista liquidó a su gente. Pide una certificación de que pagó salarios, prestaciones y liquidaciones a su personal, firmada por su representante legal o por su revisor fiscal si está obligado a tenerlo.
5. Las pólizas que siguen vivas
Al cierre no se «liberan» las pólizas: se revisa cuáles deben seguir vigentes. La de pago de salarios y prestaciones sociales suele pactarse para que se extienda años después del contrato, justamente por el plazo de las reclamaciones laborales (en la contratación estatal, el plazo del contrato y tres años más); la de estabilidad de la obra, cuando aplica, también. Anota la fecha de fin de cada una. Las condiciones están en tu contrato y en tu control de contratos y pólizas.
6. Paz y salvo
Se emite solo cuando los pasos anteriores están en verde. Un paz y salvo emitido «para no demorar el último pago» le quita valor a todos los demás.
7. Evaluación y certificado de trabajo ejecutado
El supervisor evalúa al contratista: calidad, plazo, seguridad. Con eso se emite el certificado de trabajo ejecutado, que al contratista le sirve como experiencia y a ti te sirve en la próxima licitación: cuenta lo que hizo, no solo lo que cotiza.
Lista para el día del cierre
- Acta de terminación firmada por las dos partes.
- Accesos y carnés del personal revocados.
- Planilla PILA del último período, persona por persona, confirmada en la fuente.
- Certificación de pago de salarios, prestaciones y liquidaciones.
- Pólizas que siguen vigentes, con su fecha de fin anotada.
- Elementos y equipos devueltos.
- Paz y salvo emitido.
- Evaluación registrada y certificado de trabajo ejecutado entregado.
- Soportes archivados al menos diez años.
Cómo se ve con un sistema
En Verifty Flow, el módulo de cierre de contratos arranca solo con la fecha del contrato: revoca los accesos de quienes entraban por él, pide la planilla del último mes y la certificación de salarios, deja a la vista la fecha de fin de las pólizas que siguen vigentes y emite el paz y salvo cuando no queda nada pendiente. El último pago ya pasó por el módulo de pago a contratistas, así que en el cierre solo se mira lo que faltaba.
Es el último de los diez módulos de la gestión de terceros, y el que cierra el círculo: la evaluación cuenta en la próxima convocatoria.
¿Tienes contratos que terminan este mes? Agenda una demo y te mostramos qué quedaría pendiente y quién seguiría con acceso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un paz y salvo de contratista?
Es la constancia de que, al terminar el contrato, el contratista no deja pendientes con tu empresa en lo que tú exiges: entregas, pagos de seguridad social de su personal, certificación de salarios y prestaciones, y devolución de elementos. Se emite cuando todo eso está acreditado, no antes.
¿Las pólizas se cancelan cuando termina el contrato?
No necesariamente. Algunas suelen pactarse para que sigan vigentes años después: como referencia, en la contratación estatal la de salarios y prestaciones cubre el plazo del contrato y tres años más, y la de estabilidad de la obra, por regla general, al menos cinco años (Decreto 1082 de 2015). En lo privado se pacta en el contrato: revisa el plazo y anota la fecha de fin de cada una.
¿Por cuánto tiempo guardo los soportes del contrato?
Al menos diez años. Tres años es el plazo general de las reclamaciones laborales (artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo), pero los comerciantes deben conservar sus libros y papeles diez años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005), y los soportes del contrato hacen parte de ellos.
¿Qué pasa si el personal del contratista trabaja también en otro contrato?
Se revoca el acceso que daba el contrato que terminó. Si la persona trabaja en otro contrato vigente, sigue entrando por ese, con su propia verificación.