¿Cómo hacer una licitación privada de contratistas, paso a paso?

Una licitación privada de contratistas tiene nueve pasos: definir la necesidad, invitar solo a proveedores inscritos y verificados, publicar términos con criterios y pesos fijados antes de abrir, responder las preguntas a todos por igual, recibir las ofertas en un mismo formato, revisar los requisitos habilitantes, puntuar, volver a verificar a los finalistas y adjudicar con un acta del comité. Lo que separa una licitación seria de un intercambio de correos es que las reglas se fijan antes de ver las ofertas y que cada decisión queda escrita.

Primero, qué es y qué no es

Una licitación privada es el proceso con el que una empresa invita a varios proveedores a ofertar por un trabajo y elige con reglas definidas antes. No es la licitación pública: la Ley 80 de 1993 y el SECOP son para el Estado. En lo privado, las reglas las pone tu manual de contratación, y lo que tu empresa tiene que poder demostrar es que eligió con criterio y sin favoritismos.

Los nueve pasos

1. Define la necesidad y el presupuesto

Alcance, sede, plazo, presupuesto de referencia y quién supervisará. Si el trabajo es de alto riesgo (alturas, espacios confinados, energías peligrosas), los requisitos de SST entran desde aquí y no en la firma del contrato.

2. Invita solo a quien ya cumple

La lista de invitados sale de proveedores que ya pasaron la inscripción y la debida diligencia: existencia y matrícula en el RUES, RUT en la DIAN, representante legal y consulta en listas restrictivas. Si invitas a cualquiera, puedes descubrir después de adjudicar que el ganador no podía contratar contigo. Si prefieres una convocatoria abierta, que quien no esté inscrito pase por la misma verificación al presentarse.

3. Publica los términos de referencia

Lo que debe tener:

• alcance y entregables;
• requisitos habilitantes (lo mínimo para participar);
• criterios de evaluación con su peso (precio, plazo, experiencia, calificación de SST);
• garantías que pedirás: seriedad de la oferta en trabajos grandes, y las del contrato;
• el plazo durante el cual la oferta debe mantenerse vigente;
• cronograma: preguntas, cierre, evaluación y adjudicación;
• el formato en el que se presenta la oferta.

Fijar los pesos antes de abrir es lo que hace defendible el resultado. Cambiarlos después de ver las ofertas es la forma más rápida de perder una auditoría.

4. Responde las preguntas a todos por igual

Una aclaración que solo recibe un oferente es una ventaja. Publica cada respuesta para todos los invitados, con la pregunta, sin decir quién la hizo.

5. Recibe las ofertas en un mismo formato

Tres cotizaciones en tres formatos distintos no se pueden comparar sin rehacerlas a mano. Pide la oferta en la plantilla de los términos y no la abras antes del cierre. Recuerda que, una vez comunicada, la oferta es irrevocable (artículo 846 del Código de Comercio), durante el plazo que fijaron los términos.

6. Revisa los requisitos habilitantes

Primero el cumple o no cumple, después el puntaje. Una oferta que no cumple lo mínimo no se puntúa, por barata que sea.

7. Puntúa con el cuadro comparativo

Aplica los pesos que publicaste. Cada evaluador deja su puntaje y su justificación. El cuadro no decide; ordena la discusión del comité.

8. Vuelve a verificar a los finalistas

Entre la apertura y la adjudicación pueden pasar semanas. En ese tiempo una matrícula se vence o un proveedor aparece en una lista restrictiva. Antes de adjudicar, vuelve a consultar a los finalistas.

9. Adjudica con acta y comunica a todos

El comité aprueba con un acta: quién evaluó, con qué puntaje y por qué ganó quien ganó. Se comunica el resultado a todos los oferentes. Con el ganador sigue el contrato y sus pólizas.

Los errores que más se repiten

• Invitar por costumbre. Siempre los mismos tres proveedores, sin revisar si siguen al día.
• Criterios después de las ofertas. Si el peso del precio cambió cuando llegaron las cotizaciones, el proceso no se sostiene.
• Comparar en Excel con adjuntos. Cada versión del cuadro es una oportunidad de error y nadie sabe cuál es la última.
• Adjudicar sin volver a verificar. El ganador estaba bien el día que lo invitaste, no necesariamente el día que firmas.
• No dejar el acta. Sin ella no hay forma de responderle al oferente que pregunta ni al auditor que revisa.

Cómo se ve con un sistema

En Verifty Flow, el módulo de convocatoria y adjudicación arma la invitación con proveedores ya verificados, recibe las ofertas en un solo lugar, aplica los pesos que definiste y vuelve a consultar a los oferentes en las listas restrictivas antes de adjudicar. Si tu empresa licita en SAP Ariba u otro sistema de compras, Verifty le aporta la lista de oferentes verificados y su estado el día de adjudicar.

Es uno de los diez módulos de la gestión de terceros. Lo que se verifica en la convocatoria sirve para el contrato y para la habilitación, donde solo se pide lo que venció o lo que exige el contrato.

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