¿Qué revisar antes de pagarle a un contratista?
Antes de pagarle a un contratista revisa cinco cosas: el acta de recibo de lo que entregó, la factura cruzada con esa acta y con el contrato, la planilla de seguridad social (PILA) de cada persona que trabajó, la certificación de pago de salarios y prestaciones, y que las pólizas del contrato sigan vigentes. Si algo falta y el contrato lo pacta, el pago espera hasta que el contratista lo acredite. La razón es simple: si el contratista no le paga a su gente, la cuenta te puede llegar a ti.
Por qué la revisión es tuya y no solo del contratista
El artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, dice que quien contrata obras o servicios responde solidariamente con el contratista por los salarios, prestaciones e indemnizaciones de sus trabajadores, salvo que la labor sea extraña a las actividades normales de su empresa. El mismo artículo aclara que eso no impide pactar con el contratista las garantías del caso: de ahí salen las pólizas y la cláusula de pago que vemos abajo. Si haces mantenimiento de tu planta con un contratista, ese mantenimiento, por regla general, no se considera extraño a tu negocio.
En la práctica, eso quiere decir que si el trabajador del contratista no recibió su salario o no tuvo su seguridad social al día, puede reclamarte a ti. Y el trabajador tiene, por regla general, tres años para reclamar (artículo 488 del mismo código). Lo explicamos a fondo en responsabilidad solidaria con contratistas.
Si el contratista es una persona natural que te presta servicios, hay una razón más: para deducir ese pago en renta, el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario te pide verificar su afiliación y el pago de sus aportes.
Los cinco soportes, en orden
1. El acta de recibo
Es la constancia de lo que el contratista entregó en el período, firmada por el supervisor del contrato. Va primero porque sin ella no sabes qué estás pagando. Pide que tenga fecha, período, avance o entregables y la evidencia que los respalde.
2. La factura, cruzada con el acta y el contrato
Que la factura electrónica sea válida no basta. Crúzala con el acta (lo que se recibió) y con el contrato (valor, período, centro de costo). Una factura que cobra más de lo que el supervisor recibió se devuelve con la razón, antes de que llegue a Tesorería.
3. La planilla PILA, de cada persona
Aquí está el error más común: revisar una planilla en PDF que el contratista mandó por correo. Un PDF se edita en minutos. La planilla se confirma en la fuente, con el operador de la PILA, y para cada persona que trabajó en el período, no para la empresa en general.
Ojo con la fecha: los aportes se pagan mes vencido, y cada empresa paga la planilla en un día distinto según los últimos dígitos de su NIT. Revisar antes de esa fecha da alarmas falsas. Si pagas la factura antes de que venza la planilla del período, revisa la del período anterior y deja la del período facturado como condición del pago siguiente. Cómo se hace esta consulta lo contamos en verificar en la fuente.
4. La certificación de salarios y prestaciones
La planilla prueba la seguridad social, no el salario. Para lo segundo, pide una certificación de que el contratista pagó salarios y prestaciones del período, firmada por su representante legal o por su revisor fiscal si está obligado a tenerlo.
5. Las pólizas del contrato
Revisa que las pólizas que exige el contrato sigan vigentes por el valor y el plazo pactados: cumplimiento, pago de salarios y prestaciones sociales y responsabilidad civil, según el caso. Una póliza que vence a mitad del contrato sin renovarse te deja sin respaldo justo cuando más lo necesitas. Lo vemos en detalle en contratos y pólizas.
Qué hacer si algo falta
- Revisa el contrato. Si pacta que el pago está condicionado a acreditar estos soportes, la factura espera. Si no lo pacta, no retengas por tu cuenta: habla con jurídica y corrígelo para los siguientes contratos.
- Escribe el motivo. «Faltan en la planilla de octubre tres personas que firmaron ingreso en portería» se resuelve rápido. «Falta documentación» genera una semana de correos.
- Dile al contratista qué acreditar. Lo que falta, para qué fecha y por dónde subirlo.
- Libera cuando esté. Retener de más también tiene costo: el contratista que no cobra tampoco le paga a su gente.
La cláusula que hace todo esto posible
Si tus contratos no la tienen, este es el sentido de lo que necesitas pactar (redáctalo con tu abogado): el pago de cada factura queda condicionado a que el contratista acredite, para el período facturado, la planilla de seguridad social de su personal, la certificación de pago de salarios y prestaciones y la vigencia de las pólizas del contrato; mientras no lo acredite, el contratante puede suspender el pago sin que eso constituya mora.
Cómo se ve esto sin perseguir correos
Hacerlo a mano funciona con cinco contratistas. Con cincuenta, el acta llega después del pago, la planilla es un PDF y nadie sabe si la póliza se renovó. En Verifty Flow, el módulo de pago a contratistas cruza el acta, la factura y el cumplimiento del período, y si tu contrato lo pacta, deja la factura retenida con el motivo escrito hasta que el contratista lo acredite. Lo de la empresa ya lo dejó verificado la habilitación de contratistas, así que en el pago solo se mira lo del período.
Es uno de los diez módulos de la gestión de terceros: del alta del proveedor al cierre de su contrato.
¿Pagaste este mes una factura con dudas? Agenda una demo y te mostramos qué habría pasado con ella: liberada o retenida, y por qué.
Preguntas frecuentes
¿Puedo retener el pago a un contratista que no está al día con la seguridad social?
En la práctica, solo si el contrato lo pacta. Sin una cláusula que condicione el pago a acreditar la planilla, las pólizas o la certificación de salarios, retenerlo puede ser un incumplimiento tuyo. Por eso la revisión empieza en el contrato, antes del primer pago.
¿Por qué me importa si el contratista le paga a su gente?
Porque, según el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo (modificado por la Ley 2466 de 2025), quien contrata obras o servicios responde solidariamente por los salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores del contratista, salvo que la labor sea extraña a las actividades normales de su empresa. Si el trabajador reclama, puedes terminar pagando dos veces.
¿Qué planilla PILA tengo que revisar?
La de cada persona que trabajó en el período, consultada con el operador de la PILA y no en un PDF que alguien envió. Los aportes se pagan mes vencido, en una fecha que depende de los últimos dígitos del NIT del contratista: si pagas la factura antes de esa fecha, revisa la planilla del período anterior y deja la del período facturado como condición del pago siguiente.
¿Qué cambia si el contratista es una persona natural?
Para deducir en renta el pago a una persona natural que te presta servicios, el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario te pide verificar su afiliación y el pago de sus aportes a la seguridad social. Es la misma revisión, con una razón tributaria más.