Módulo 4 de 10 · Contrato y garantías
Pólizas que no vencen en silencio.
Te avisamos antes de que venza cada póliza de un contratista. Si vence sin renovarse, se detiene el acceso de quienes entran por ese contrato.
Agendar demoEmpresas que ya controlan su operación con Verifty
Verifty Flow consulta en la fuente cada soporte que tiene consulta oficial, lee el resto con su vigencia y deja a cada tercero habilitado o bloqueado, con la razón escrita. Lo que se verificó en un módulo sirve en el siguiente.
¿Cómo controlar los contratos de tus contratistas y saber qué póliza está por vencer?
Verifty Flow te avisa antes de que venza cada póliza de un contratista y, si vence sin renovarse, detiene el acceso de quienes entran por ese contrato, no el de la empresa entera. El módulo de contrato y garantías lleva cada contrato desde la firma hasta el final: firma electrónica, pólizas con sus fechas, requisitos según el riesgo del trabajo y centro de costo.
Contrato · Mantenimiento de planta
- Contrato firmadoFuente: Firma electrónica de las dos partesFirmado4 nov
- Póliza de cumplimientoFuente: Póliza de la aseguradora, revisadaRevisada4 nov
- Póliza de salarios y prestacionesFuente: Póliza de la aseguradora, revisadaRevisada4 nov
- Responsabilidad civil extracontractualFuente: Póliza de la aseguradora, revisadaRevisada4 nov
Contrato vigente.
Las personas habilitadas por este contrato pueden entrar y la ejecución arranca.
Lo que cambia
El contrato manda. Y avisa antes de vencer.
Firma sin imprimir
El contrato se firma electrónicamente y queda en el expediente del tercero, con sus otrosíes y prórrogas.
Pólizas con fecha, no en una carpeta
Cada garantía con su número, su valor asegurado y su vigencia. Avisa al contratista antes del vencimiento, no después.
Requisitos según el riesgo
El contrato fija el nivel de riesgo, y con él lo que se le pide a cada persona: alturas en un contrato, no en todos.
Cómo funciona
De la adjudicación al contrato en ejecución
- 01
El contrato nace de la adjudicación, o se carga
Alcance, sede, plazo, valor, centro de costo y nivel de riesgo. Si viene de una convocatoria, los datos del ganador ya están.
- 02
Se firma electrónicamente
Las dos partes firman desde el celular o el computador, y el documento queda sellado con la fecha de cada firma.
- 03
El contratista sube sus garantías
Cumplimiento, salarios y prestaciones, responsabilidad civil: las que pida tu contrato. Se revisa que el número, la vigencia y el valor asegurado sean los pactados.
- 04
El sistema vigila los vencimientos
Avisa antes de que algo venza. Si vence, suspende el acceso por ese contrato hasta que se renueve.
- 05
Otrosíes y prórrogas en el mismo expediente
Cada cambio con su firma y su fecha. Cuando el contrato termina, pasa al cierre con todo su historial.
Qué se controla
Lo que lleva un contrato con un tercero
Qué garantías y por cuánto lo define tu empresa en cada contrato. Esto es lo que más se pide en contratos de obra y servicios en Colombia.
Contrato
Partes, alcance, plazo, valor y centro de costo
Contra quéFirma electrónica con evidencia de quién firmó y cuándo (Ley 527 de 1999)
Póliza de cumplimiento
Número, vigencia y valor asegurado frente a lo pactado
Contra quéLa póliza expedida por la aseguradora, revisada contra lo pactado
Póliza de salarios y prestaciones
Que cubra al personal del contratista durante el contrato y el plazo pactado después de terminarlo
Contra quéLa póliza expedida por la aseguradora, revisada contra lo pactado
Responsabilidad civil extracontractual
Daños a terceros durante la ejecución
Contra quéLa póliza expedida por la aseguradora, revisada contra lo pactado
Estándares mínimos de SST
La calificación de la autoevaluación del contratista
Contra quéResolución 0312 de 2019, documento con su vigencia anual
Cómo se monta
Lo montamos nosotros, sobre tu proceso.
Nos traes la hoja de ruta que hoy le pides a un tercero y la convertimos en reglas: qué se pide, a quién, cada cuánto y qué bloquea. De tu lado necesitamos a una persona que conozca el proceso y tu listado de terceros. Empezamos por el módulo que más te urge; la puesta en marcha se cotiza aparte, según los módulos y el número de terceros.
Viene con cualquier módulo
Seguimiento
Vencimientos de cualquier módulo, renovación automática, actas de seguimiento y evaluación del desempeño del tercero.
Portal del tercero
El contratista ve sus contratos y sube él mismo lo que le falta para seguir al día.
Tablero
Una fila por tercero, una columna por módulo y el estado en palabras: qué falta y qué sigue.
Bitácora
Quién aprobó qué y cuándo, en un registro que no se borra desde la plataforma.
Integraciones
Nómina y ERP, cargas y aprobaciones masivas, avisos por correo y WhatsApp.
El ciclo de vida de un tercero
Diez módulos, un solo ciclo. Empiezas por el que te duele hoy.
El contrato parte de lo que dejó la convocatoria y se lo entrega a la habilitación, sin que nadie vuelva a cargar un dato. Qué es la gestión de terceros
Módulo 4 de 10 · Contrato y garantías
Lo que preguntan antes de la demo
¿Qué pólizas se le piden a un contratista en Colombia?
Las más comunes en contratos privados de obra y servicios son la de cumplimiento, la de pago de salarios y prestaciones sociales y la de responsabilidad civil extracontractual. Cuáles se piden y por qué valor lo define cada empresa en su contrato; Verifty controla que estén y que correspondan a lo pactado, y avisa antes de que venzan.
¿La firma electrónica de un contrato tiene validez en Colombia?
Sí. La Ley 527 de 1999 reconoce los mensajes de datos y las firmas electrónicas, y el Decreto 2364 de 2012 reglamenta la firma electrónica. Hoy ese decreto está compilado en el Decreto 1074 de 2015. La firma electrónica vale como la manuscrita si el método identifica al firmante y es confiable para el contrato, y Verifty guarda la evidencia de quién firmó y cuándo.
¿Qué pasa si una póliza se vence?
El contratista recibe avisos antes del vencimiento. Si aun así vence, se suspende el acceso por ese contrato: se detiene el acceso de las personas que entran por él, hasta que se suba la póliza renovada. Los demás contratos de esa empresa siguen funcionando.
¿Se pueden asignar los contratos a centros de costo?
Sí. Cada contrato lleva su centro de costo, y con eso Tesorería y Compras ven qué se está ejecutando, dónde y para qué área.
¿Funciona para contratos en México y Chile?
Sí. El módulo es el mismo y cambian las garantías de cada país: fianzas en México, boletas o pólizas de garantía en Chile.
Para seguir leyendo
Revisado el . Esta página no es asesoría jurídica.
Trae el contrato que más te preocupa. Lo vemos vencer en la demo.
Te mostramos ese contrato con sus pólizas en Flow: el aviso antes del vencimiento y qué pasa en portería si nadie la renueva.